浅谈中学教学档案管理的意义及科学管理

连华英

(漳平第一中学，福建漳平，364400)

一、学校教学档案的意义

档案可以说是一面镜子，反映过去，预示未来。一份档案就是一份历史的见证。教学档案是反映一所学校学生、教学、科研和其他各项工作情况的原始材料。如学籍档案记载着一个学生在校期间各方面表现和发展状况。一所中学的教学档案除了为教学、教改等方面提供便利外，还为学校的课程改革和创建特色校园提供可行的决策依据。中学教学档案管理虽然起步较晚，但是近几年，随着素质教育理念的深入，以往被忽视的中学档案管理工作正在成为实施素质教育的重要组成部分，对学校工作产生了重要影响，成为一所学校总结办学经验、继往开来的重要依据。中学档案管理的飞速发展一方面是教育改革发展的必然，另一方面也是素质教育在学校管理方面的体现。从某种意义上说，一所中学教学档案的质量即教学档案的完整性、历史性和连续性直接影响到它的使用价值。在学校中，连续、完整地保存和管理教学档案，适当利用有关材料，充分利用学校的资源，特别有益于创建特色校园，促进学生学习。

人不可能把自己的全部活动信息都保存在记忆中，只能记住其中的一部分内容。作为一所中学，从建校之初许多资料都需要录入档案，任何一位校长所熟悉、所参与的都只是某一时期的活动内容。校长们为了使学校各项工作能有效地开展，需要了解学校过去的状况，而学校档案特别是教学档案是其进行调查研究的重要资料。在充分了解学校历史的基础上，才能作出正确的决策，决策才更具科学性和历史性。学校领导只有充分了解学校的师资、校园特色、实验室建设、毕业生情况等多方面信息甚至一个学校办学成功的经验和失败的教训，才能根据这些信息调整办学方针和教学工作。学校的中心工作是教学管理，是一个相当细致、复杂的系统工程，而教学档案为教学管理工作提供了可靠的依据。

二、学校教学档案管理工作现状及存在的问题

首先，收集、整理学校教学档案是档案管理的基础工作，应该保证材料来源的真实性和原始性。在学校具体工作中，存在一些问题，如有的学校凭空编造材料。学校有关工作没有实施或没有完成，为了应付检查而编造虚假材料。有的学校则是材料过后补，记录不及时。这些学校在落实工作中只有实际操作，虽然工作做了很多，成效也很好，有工作过程却没有记录，从计划、方案、措施到工作过程都是事后补的。以上问题造成每年的归档工作不能如期完成，材料收集不齐全，严重影响了教学档案的准确性和原始性。

其次，立卷归档不及时，存在错归现象，且方式老化。立卷归档是将收集整理的档案材料进行分类汇总，为的是确保档案材料的完整性。而在中学教学档案管理中，有些管理人员不能及时将档案材料归档，甚至出现归错教学档案的严重问题。此外，教学档案管理中还存在方法陈旧、手段落后、不会使用计算机等问题，造成效率低下，让学校教学档案不能得到长期、安全的保存和便捷的使用。

再次，软件材料的整理归档与实际情况脱节。很多学校对电脑软件管理中的档案材料建设不够重视或认识上有偏差，因而，工作过程中，与之相应的软件材料归档不及时或材料组织得不规范、不完整、质量差，没有真实反映出实际工作过程和内容，与教育教学管理实际工作脱节。一些学校认为由教师整理或总结软件材料会影响或冲击教学工作，因而安排一个专职档案员，不仅收集和管理档案，还要编制各项工作材料。这样一来，学校工作的档案软件材料不是出自工作实施者之手，更不是在工作实践中形成的，使得材料与实际工作脱节，造成了实际工作和材料两层皮的现象，材料的真实性和实效性大打折扣。

最后，教学档案的日常维护和科学使用没有得到足够的重视。可以说，教学档案保存的最终目的是能够被保管和利用，可是，现实中常常出现涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等问题。

三、加强档案管理的对策

首先，学校领导要高度重视教学档案管理工作，充分认识到教学档案管理在学校管理工作中的重要性。一套齐全的教学档案对总结工作经验、探索办学规律、开展教研、实行目标管理起着重要作用。如漳平第一中学从1984年开始整理教学档案资料，并建立了教学档案室。学校充分认识到档案工作是教育事业的重要组成部分，也是研究改进、发展教育事业的不可多得的宝贵史料，必须加强对档案工作的领导。为此学校专门成立了相应的领导机构，组建了一支由校领导牵头，办公室主任主抓，各处室领导和兼职档案员参加的档案队伍。

其次，要加强教学档案管理队伍建设，提高教学档案员的待遇和素质。随着科学技术的发展，教学档案管理工作呈现出自动化和计算机化的趋势，要求档案管理员不仅要学习有关法律法规等专业知识，更要懂得使用电脑软件管理档案。

再次，建立健全教学档案管理制度。教学是学校的中心工作，教学档案要围绕中心工作并为之服务。因此，要建立一套完整的教学档案管理制度和岗位责任制度。只有有规章制度的约束，教学档案管理工作才有保证。漳平第一中学在教学档案管理工作中做到了制度化、规范化，定点、定人、定期检查，使各项工作有章可循，教学档案管理跨上了一个新台阶。

总之，中学教学档案管理是整个学校工作的一个重要组成部分，在学校管理中具有不可低估的地位。因此，我们要做好中学教学档案管理工作，提高学校档案管理工作水平。这样，中学教学档案才能更好地为学校的承前启后、不断发展提供良好的服务和信息保障。

[1] 幸书枫.学校档案管理工作之我见[J].教学与管理，2003(4).

[2] 孙毅.再跨学校档案管理工作的新台阶[J].华章，2012(10).

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