Excel在科技期刊组版工作中的应用——科技期刊组版工作精细化的探索

■谢良才 张维佳

1）北京师范大学教育学部，北京市新街口外大街19号 100875，E-mail：112916118@qq.com

2）天津职业技术师范大学《职业教育研究》杂志编辑部，天津市河西区大沽南路1310号 300222

1 引言

期刊的组版是指将经过编校的稿件的各部分组成内容（文字、图像、图形）拼合成规范的、可用于印制的版面的一道出版工序。在组版过程中，技术编辑要在一定的期刊出版思想指导下，对期刊整体构成及每个版面进行合理的规划设计，对页面空白进行合理处理。长期以来，期刊出版后期有关组版的流程是：责任编辑发稿→技术编辑组版→排版→（三次）校对及修改校样→（三次）调整优化版式→主编通审后定版。直至目前，常用的组版方法仍是手工划版。其优点是组版工作的结果很直观；缺点是如果期刊页数稍多，如50页甚至达到100页以上，往往首尾难相顾，不宜统筹改动。例如，若到后期发现有不合理之处，技术编辑常常须整体调整，费时费力。而目前，负责组版工作的技术编辑一般较重视设计原则、版式美学等方面，对组版工具和效率的关注和研究明显薄弱。

精细化管理是一种被广泛认可的管理理念。它强调将管理的对象逐一分解、量化为具体的数字、程序、责任，使每一项工作内容都看得见、摸得着、说得准[1]。精细化管理理念强调管到细节上，把细节管住，让付出的投入在每一个时刻都处于受控状态，不发生失控的情况，认为在目标明确、方向正确的前提下，细节把握得越准、控制得越严，就越有成效。

显然，传统的手工划版方法不符合精细化管理的要求，耗时费力，还容易出错。鉴于此，在认真分析科技期刊组版流程涉及的诸多因素基础上，笔者结合自身组版工作的大量实践，基于精细化管理理念，提出可充分利用微软Excel的功能，通过细化组版流程和操作，使科技期刊的组版工作进一步精确化、数字化，从而提高科技期刊组版效率。

2 利用Excel开展科技期刊组版工作的方法

精细化管理理念以“精、准、细、严”为基本原则。精是做精，追求最佳、最优；准是准确、准时；细是做细，具体是把工作做细，管理做细，流程做细；严是对管理制度和流程严格执行与控制。其实质是一种对战略和目标分解细化和落实的过程，是让战略规划有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程，同时也是提升整体执行能力的一个重要途径[2]。以下从准、细、严、精四个角度阐述基于Excel的科技期刊数字化组版方法。

2.l 求准——准确表达组版涉及的各种因素和量

利用Excel制作组版目录，准确、全面地反映文章信息及即时组版状态。组版涉及的要素包括文章所占版面大小、转接情况、补白的数量和位置等，如图1所示。

操作步骤如下：（1）制作组版目录模板。新建Excel工作表，将第一行作为项目栏，在其各方格中依次输入排版涉及的文章相关信息，如稿件编号、作者姓名、文题、所属栏目、编辑姓名、质量等级、字数、版面数（页数）、组版安排、图表、补白等。 （2）从第二行开始录入每篇文章的具体信息。按照出版流程，这一步通常由文章的责任编辑完成。在填表时，责任编辑应认真对待，坚持准确原则，如统计的字数应是“计空格”的字数（因为空格也占版面）；在图表一列，应填写文章所含图表数量并将其折合的字数加在总字数里。（3）核对输入的信息。技术编辑在组版之初，须准确核对组版目录内容是否准确反映了文章的实际情况，尤其对有图表的文章，图表折合成字数的算法应符合排版的实际情况。此外，在组版过程中以及在每次校对之后版式调整之前，如文章相关信息有变动，应及时修改组版目录内对应信息，尤其是字数和等级，以便优化组版结果。

图l 组版目录示意图

2.2 求细——组版过程细致入微，拒绝粗放

为充分合理地利用版面，并使版面尽可能美观，减少转接，组版工作必须要细致。

2.2.1 计算每篇文章的字数及所占版面数

具体操作是：（1）根据文章字数、期刊每页平均容纳字数、每行平均容纳字数，计算出文章所占版面数，填写在组版目录的相应列上（图1中的I列）。例如，正文每行（通栏）50字，每页带标题时容纳2500字，不带标题时容纳3000字，则5900字的文章就占2页零8行（即2p8）。

2.2.2 设计文章的转接

按照前后相邻的文章接转（不另页转）的转接方式，Excel组版目录操作是：在“版式”列输入文章的版式信息，如果一篇文章可占整页，无须接排，则在该文的“版式”一列相应方格内输入其所占页数，例如占2页就输入“2”。如果认为几篇文章可以接排，接排后共占m页，则应在最后一篇文章“版式”列相应空格内输入数字m。例如，认为两篇文章可以接排，接排后共占4页，则在接排的后一篇文章“版式”列相应空格内输入“4”，如图1第J列所示，这样，排版人员操作时就知道这两篇文章须接排且共占4个版面。

如果转接实行另页转，应在备注列注明前文之尾放在后边哪篇文章之末（要注意避免逆转）。

由于每篇文章的版面数都显示得很明确，技术编辑在组版过程中可不必另行计算。应合理计算和安排转接，多凑整页，使转接的文章尽量少，以利于页面美观和方便读者阅读。

2.2.3 算出总页数

查看总页数的Excel操作是：在“版式”一列中选中第一个数字到最后一个数字之间的区域，并点击工具栏的“Σ”按钮，在该列该区域最下方空格内就可以看到所有已输入数字之和，也即已用文章所占的总页数。一般科技期刊每期的页数都是相同的，如算出的总页数小于期刊应有的页数，应考虑增加文章，或将文章排松散些（如填加补白或多留空白使文章少转接）。如计算出的总页数大于期刊应有页数，则应想办法延期发表一些文章，或将版面排的紧凑一些。

2.2.4 用Excel统筹补白安排

一般在设计接排时要注意使前篇文章留下的“尾巴”小于半页，因为一旦超过半页，后文与之接排就不美观，就不应接排。但为增加期刊的信息量，保持整体美感，不接排产生的剩余版面通常需要补白。

涉及Excel组版目录的操作是：（1）在划版时，对“版式”列的数字标以不同的颜色来表示留白或溢出情况。比如，用蓝色表示文后有空白须处理，用红色表示接排后有少量文字溢出版心须处理。（2）在“备注”列标示补白相关信息。比如，所需补白的类型、字数，或者打算安排的补白的名称甚至内容。（3）如果有必要，也可以将补白作为文章处理。操作是，文章接排需要补白时，就在Excel组版目录的相应位置插入一行，并在这一行里输入补白文稿的各种信息，相应的组版操作同普通文章。

2.3 求严——严格执行，不半途而废

文章在校对过程中字数如有明显变化，应在Excel组版目录中反映出来，要严格执行。在实际排版过程中，图表折合字数的计算往往存在一定误差；校对时对文章内容的增删都会使文章所占版面数发生变化，这就要求技术编辑根据实际情况，及时更正组版目录的“字数”、“版面数”列的数据，以免影响组版后续环节的优化调整。

着手组版之初，确定文章的初始顺序一定要严谨。在操作上，一般先按期刊的栏目顺序排列所有文章，栏目内文章按等级排序。具体操作为：选中需要排列的文章，点击Excel菜单栏中的“数据”→“排列”，填入排列的依据，点击“确定”，如图2所示。为保证严格性，执行后应仔细浏览是否达到了应有效果。

图2 文章初始排序关键词填写示意图

2.4 求精——用技术手段减少疏忽大意

在组版过程中，有时根据选题的需要会将一些文章提前或延后发表。这样，就须确定本期文章都是没有发表过的。这一工作凭人的记忆难以保证万无一失，用Excel的“条件格式”功能则可有效解决。

操作步骤是：（1）确定文章的唯一性标识，比如稿件编号。如果要求作者不能同期内发表两篇以上的文章，那么作者姓名也可以作为文章的唯一性标识，不过这要冒有同名作者的风险，实践中须认真确认。（2）为唯一性标识定义条件格式，要求Excel遇违背唯一性标识的情况就提醒。具体操作分为两步，第一步是为唯一性标识定义条件格式，如对图1第B列第6行的“稿件编号”可定义条件格式“ =COUNTIF（B：B，B6） ＞1”，其中，“B”代表第B列，数字6代表第6行。其含义是一旦在文档第B列中出现与第6行单元格内容相同的单元格，文档就会提醒。其对应的操作依次是：点击菜单栏的“格式”→“条件格式”，弹出条件格式对话框→在其左侧“条件1（1）”框中选择“公式”，在相应右侧空白框中填写上述公式，然后点击框下面的“格式”，弹出“单元格格式”对话框→在新弹出的对话框中选择字体颜色（如蓝色），并点击对话框右侧的“图案”，选择单元格底纹颜色（如黄色）→先后对两个对话框点击“确定”退出，如图3～6所示。这样，当文档第B列中出现与第6行单元格内容相同的单元格时，这些单元格内的文字都会变为蓝色而单元格的底纹变为黄色，明显区别于其他白底黑字的单元格。第二步则是复制条件格式并粘贴到整列。操作步骤是：右键单击已定义了条件格式的单元格，在弹出的列表中选择复制→选中整列（如B列）点右键，在弹出的列表中选择“选择性粘贴”→弹出选择性粘贴对话框，点击选择“粘贴”框中的“格式”→点击“确定”退出，如图7所示。经过这样的设置，整列都设定了条件格式，如果这一列有相同内容的单元格，这些单元格会立即变为黄底蓝字，从而立刻被技术编辑发现，效果如图8所示。（3）同理，此法也可用于发现某作者是否在同一期独自发表了多篇文章的问题。把各期组版目录逐期合并在一个Excel工作表中，以稿件编号作为唯一性标示，则会马上确定本期的文章是否在往期发表过。

图3 “条件格式”位置

图4 “条件格式”对话框

图5 “单元格格式”对话框之字体设置

图6 “单元格格式”对话框之背景图案设置

图7 单元格格式的粘贴设置

图8 Excel查重结果示例

3 实践效果

根据实践需要，本刊自2006年开始加强了对Excel功能的开发利用，采用上述方法组版，至今该项工作开展顺畅，效果很好。在严格执行该组版方法的情况下，对每期组版情况都有准确的整体把握，有微调优化，从未有返工、重新组版的情况。

总结起来，此种组版方法主要有以下优势：（1）易操作。输入、修改和保存均在一个Excel表格中完成，操作十分方便。（2）快捷、省时。打开组版目录，即对所有文章组版状态相关信息一览无余，对所需信息可迅速定位。（3）精确度高。此方法用数字来表达组版信息，算法简洁且精确，排版后的情况和组版目录出入很小。（4）易携带和传送。组版的成果——组版目录，是Excel电子文档，文件占用空间小且存储方式多，易于携带和传送。

4 关于适用范围等问题

4.l 本方法的适用范围

本方法适用于规范程度较高的科技期刊的组版工作。科技期刊是由若干篇不同作者撰写的长短不一、主题不同的科技文章组成的，具有整体上的和谐、统一和规范性。其页眉、地脚、题名、作者署名、摘要、关键词、参考文献、作者简介、正文等各部分都有统一的空间位置安排和字号大小规范，其开本和版心大小、栏宽在每个正文页都相同，一般在年内每期也基本保持一致。这使得科技期刊的每个正文页实际承载的纯文字量有明显的规律：带标题页实际承载的纯文字量大体相同，无标题页实际承载的纯文字量也大体相同，技术编辑可以根据责任编辑提供的文章字数较准确地估算出所占版面数，从而按上述方法高效、准确地开展组版工作。

此方法对那些文章较短小、字体与字号甚至版心的变化都非常活泼的期刊则不适用，因为估算会失准。

4.2 文章接转时的误差处理

采用此方法，技术编辑应尽可能结合文章栏目和主题来合理接转，并减少整体的接转量。为美观起见，接转到下一页的内容最好不要超过半页，否则应通过前文页面版式调整或删减前文非必要文字等方式，使接转内容小于半页。如本文图1中的第二篇文章的版面数为1页32行，如半页是29行，在具体进行页面设计和排版时，经过处理完全可以排出1.5页。因此，在组版目录中将它与后文接排凑成整页看似有误差，实际是可行的。

4.3 校对、主编、责编意见在本方法实施过程中的介入

在组版之后的出版流程中，尤其是在校对过程中，校对人员可能会对文章有较大改动，如删除冗余段落或图表，导致文章所占版面发生较大变化，责任编辑或主编也可能认为文章顺序有必要做改动。在这些情况下，本文所述基于Excel的数字化组版方法能够充分发挥优势，技术编辑根据Excel组版目录对文章相关的组版要素及变动情况一目了然，可迅速对组版结果做出合理优化。

5 结语

（1）技术编辑可在责任编辑发稿时提供的Excel发稿目录基础上制作图1所示的组版目录，借助组版目录完成期刊组版工作。在科技期刊出版后期的组版优化调整中，此种组版方法也能发挥非常好的作用，亦可防止出现首尾难相顾或发重文章的情况。实践证明，运用Excel精细划版，能有效提高科技期刊组版效率，与传统组版方法相比，有明显的优越性。（2）理论意义。通过CNKI查询以“期刊”、“组版”为关键词的文章，数量虽多，但基本都是阐述工作思路，缺乏专门对具体组版方式方法和技巧的研究。组版作为期刊出版的一个关键流程，方法是否科学和高效直接关系到期刊的品质和出版效率[3]。本研究将精细化管理理念贯彻到科技期刊组版实践之中，并借助Excel这一工具，优化科技期刊组版方法，对推动我国科技期刊出版数字化有一定的理论参考价值。（3）实践意义。本文所述方法精确度高，操作性强，有利于序化科技期刊出版的后期工作，有明显的实践价值和意义，出版工作结束后组版目录也可作为很好的档案材料，使技术编辑、期刊管理人员对过刊的文章信息和组版情况一目了然。

1 周蓉.企业精细化管理决定企业的竞争力.学理论，2008，（16）：74-75

2 吴翔江.精细化管理的认识与实践.杭州金融研修学院学报，2004，（7）：31-33

3 李雪枫.学术期刊版式设计现状的调查分析.编辑之友，2007，（6）：74-75