EXCEL在会计核算和财务管理中的应用

吴龙芝/黑龙江省宁安市东京城林业局

EXCEL在会计核算和财务管理中的应用

吴龙芝/黑龙江省宁安市东京城林业局

本文介绍EXCEL的概念、常用功能和在财务管理中的具体应用。

EXCEL；会计核算；财务管理；应用

一、EXCEL简介

EXCEL是英国微软公司开发的电子表格处理软件，是OFFICE集成软件包中

的一个。它是一种基于行和列关系的表格软件、能够以屏幕表格形式轻松地进行

数据的录入、添加、编辑、排序、查找、筛选等操作，并具备丰富的统计图表功能；该软件功能强大。易学易用，特别适合各类非计算机专业人员在数据处理及数据分析方面的需要，目前已拥有全球电子表格市场80%以上的占有率。

工作簿、工作表、单元格、引用等是EXCEL中最基本的概念，本文假定读者对EXCEL的这些基本概念有一定的了解，对EXCEL的基本使用技能有一定的掌握。

本文仅就EXCEL中公式与函数的运用、自动填充柄的使用和宏命令的录制、运行这些反映EXCEL特色的基本方法作简单的介绍。

1.公式与函数的运用。电子表格软件的主要优点之一是，其单元格中内容不仅可以是一般的数据常量，而且，可以是对数据进行处理的公式，而在公式内又可以引用系统提供的数百个函数。因而，用户在工作表中输入数据后，就能利用函数与运算符编写公式，对表中数据进行处理，输入公式或函数的步骤是：（1）单元需要输入公式的单元格，输入“=”。（2）输入公式中的运算数和运算符。（3）按回车键来锁定输入。

每个运算数可以是常量数值、单元格引用、函数。单元格引用是指在公式中以某一单元格名来引出存放在该单元内的数据，它的输入可通过输入该单元格的名称或直接单击该单元格来完成。函数的输入可先单击“函数”下拉列表框右端的上拉箭头，再单击选定的函数。如果函数没有出现在列表中，可单击“其他函数”查看其他函数列表。选定函数后还应输入相应的参数。

2.自动填充柄的使用。自动填充柄是被选取区域的右下角的一个小黑方块，利用这一工具，可形成序列数据，也可快捷方便地复制数据和公式。利用自动填充柄复制数据和公式的具体步骤是：（1）选定含有待复制数据或公式的单元格。（2）将鼠标指针移至自动填充柄，直到指针变形。（3）按住鼠标左键，拖曳至预定空格，松开鼠标。

3.宏命令的录制和运行。宏是个指令集合，它可以使EXCEL自动完成用户指定的动作组合。而且，宏的录制和使用方法相对而言也比较简单，它并不要求用户有任何编程经验或编辑器使用经验，因此，用户普遍都比较喜欢在EXCEL中录制并使用宏命令。录制宏命令时，EXCEL将自动记录并存储用户所执行的一系列菜单命令的信息；运行宏命令时，EXCEL自动将已经录制的命令组合重复执行，从而实现重复操作的自动化。当然，宏命令本身实际上就是一种VBA程序，它是存储在VBA模块中的一系列命令和函数，当执行宏命令所对应的任务组合时，EXCEL将自动启动该VBA程序模块的运行。宏命令的录制步骤为：（1）单击“工具”菜单“宏”子菜单下的“录制新宏”菜单项，启动宏录制器。（2）在“录制新宏”对话框的“宏名”文本框中为所要录制的新宏起一个名字，并单击“确定”按钮后，进入新的正式录制阶段。（3）开始一切录制的操作。（4）单击“工具”菜单“宏”子菜单下的“停止录制”菜单项，结束宏的录制过程。

值得注意的是：正式启动宏命令的录制过程后，用户的任何操作都将忠实地记录在指定的宏命令中，甚至包括用户所有的误操作。因此，用户在启动宏命令录制之后，应尽可能小心地完成各项操作，避免误操作的发生。相对于宏的录制而言，宏命令的使用就更加简单。其步骤为：（1）单击“工具”菜单“宏”子菜单下的“宏”菜单项。（2）在“宏”对话框中选定要运行的“宏”。（3）单击“宏”对话框的“执行”按钮。

二、应用举例

如某企业生产A、B、C三种产品，2011 年8月份各产品领用原材料的计划成本分别为34000元、8500元、6200元，发生的人工小时分别为4000小时、5100小时、3200小时，应由产品负担的直接人工成本为51660元，应由产品负担的制造费用为68880元，材料成本差异率为3%。要求编制费用分配表对直接材料、直接人工和制造费用进行分配。具体操作步骤为：

（1）选中“费用分配表”工作表的单元格B3，键入“＝”，单击工作簿下方的标签“费用工时资料”，切换到“费用工时资料”工作表，再单击单元格B2后按回车键，就可将“费用工时资料”工作表中A产品的材料计划成本34000复制到“费用分配表”工作表中。按同样方法可将“费用工时资料”工作表中A产品的工时4000复制到“费用分配表”工作表的单元格E3中，将“费用工时资料”工作表中直接人工合计数复制到“费用分配表”工作表中的单元格F6中。

（2）在“费用分配表”工作表选中单元格朋，将鼠标指针移至自动填充柄。直到指针变形为一黑色粗体加号，然后按住鼠标左键，拖曳至单元格M，松开鼠标，

就可将“费用工时资料”工作表中B产品、C产品的材料计划成本8500、6200及合计数48700复制到“费用分配表”工作表的相应单元格中。按同样方法可将“费用工时资料”工作表中B产品、C产品的工时5100、3000及合计数12300复制到“费用分配表”工作表的相应单元格中，将“费用工时资料”工作表中制造费用合计数复制到“费用分配表”工作表中的单元格G6中。

（3）在“费用分配表”工作表选中单元格c3，键入“＝”，单击单元格，计算出A产品的材料成本差异额，利用自动填充柄可计算出B产品、C产品的材料成本差异额和材料成本差异额合计数。

（4）在“费用分配表”工作表选中单元格D3，单击工具栏中的求和命令“2”，

再选中单元格区域B3、C3后按回车，可计算出A产品的材料费用合计。利用自动填充柄可计算出B产品、C产品的材料费用合计。

（5）在“费用分配表”工作表选中单元格F2，键入“=、／”后单击单元格E6按回车键，计算出工资费用分配率、制造费用分配率。

（6）在“费用分配表”工作表选中单元格，键入“；”，单击单元格键入“*”后单击单元格E3，为了能够利用自动填充柄计算出B产品、C产品的直接人工数，需在编辑栏中将公式中的F2绝对引用，即在F和2之前分别键入“S”。按回车后可得A产品的直接人工数，利用自动填充柄可计算出B产品、C产品的直接人工数。按相同的方法可对制造费用进行分配。

[1]杨桦.基于Excel的筹资决策模型设计[J].经济研究导刊，2011（15）.

[2]伍萍.Excel在财务管理中的应用[J].时代金融，2006（12）.