浅谈如何做好文书档案管理工作

龙绣娟/国网青海省电力公司黄化供电公司

浅谈如何做好文书档案管理工作

龙绣娟/国网青海省电力公司黄化供电公司

通过对人们社会实践活动的真实记录，从而形成档案。而且档案随着社会的发展也在不断的发展和进步。特别是在当前新形势下，档案变得越发的重要，档案管理的各种新方法不断得以应用，从而有效的提高了档案的工作效率。文中对文书档案管理中存在的问题进行了分析，同时对提高文书档案管理工作水平提出了具体的措施，并进一步对加强文档管理人员的整体素质进行了具体的阐述。

文书档案；管理；工作

随着信息技术和网络技术的发展，我国的产业化进程速度得以不断的加快，而且开始身着网络化和资源共享化的方向发展，这就使传统的档案管理模式和利用方式无法适当前产业化发展的需求，所以加强档案的资源建设及法制化进程已成为当前档案管理的必然趋势。文书档案是对社会组织所从事的各类管理活动的记录，其主要是对各种有保存价值的文书转化而来，文书档案管理是企业规范化管理的重要组成部分，其通过对企业发展历程的记录，为企业的发展提供可靠的文字依据，是企业得以生存和发展的重要条件，所以加强文书档案管理工作至关重要。

一、文书档案管理中存在的问题

1.档案工作人员的培训工作需要加强。文书档案管理工作中其分类和立卷具有较强的专业性，但在目前较多企业当中，对于文书档案管理工作中，其管理人员多数都没有经过专业的知识学习和培训，在工作中不得要领，缺乏专业的技能，无法满足现在文书档案工作的实际需求。部分档案管理者尽管是科班出身，便也只是停留在档案的基础认识上，自身的知识结构更新较慢，管理理念落后，这就在很大程度上制约了文书档案管理的水平。而且在当前档案信息化建设过程中，计算机技术和网络技术的广泛应用，更对档案管理人员提出了更高的要求，作为一名文书档案管理人员需要不断加强自身的知识的更新外，还要及时对新技术和新知识进行培训和学习，从而使文书档案向标准化和规范化的方向发展。

2.文书工作和档案工作直接的衔接存在问题。在文书档案管理工作中，文书和档案是相互统一又相互独立的两种工作形式，而且只有两者有效的进行配合，才能建立一个分体式的管理体制，所以在实际管理工作中，无论是文书还是档案都需要实行一种分块式的管理制度，从而确保管理的有效性和科学性。但在实际工作中，文书和档案工作之间却存在较相互脱离的情况，文书人员不了解档案工作，而档案人员更很少对文书工作进行考虑，两者之间缺乏有效的衔接，而且在彼此的公文处理方式上，也存在着不规范和不标准的地方，这就更拉大了两者之间的距离。

二、提高文书档案管理工作水平的措施

1.做好文书工作和档案工作的规范衔接。文件是档案的基础，文件质量的高低直接关系到档案的质量的好坏，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就得不到有效的提高，由此可见，档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的。因而，文书人员要提高档案意识，切实做好文书材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中，要时刻意识档案管理工作，从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点，需要文书人员重视文件材料的质量，例如纸张的大小、文字的格式等都需要有一个标准。严谨使用圆珠笔、红墨水、铅笔等起草、修改和批阅文件材料等。此外，文件的处理要及时、准确；收发文件需要及时的进行登记和记录，一旦发现文件的缺少，要及时的查找。尤其是对于帐外的资料，例如领导者的讲话以及外出开会的记录等，要及时的收集和处理，保证文件材料的完整性。

2.加强部门之间的合作，做好文书档案的收集工作。档案工作者要主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作；经常性的导各个部门之间去走动走动，获得及时的信息；还要根据单位的实际工作，主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行，如何做好资料的收集和整理工作等。

加强档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通，保证档案资料收集的顺畅。收集资料要分清重点，着重收集能够展示单位历史和现状，促进单位未来发展的资料，为实际的研究和服务，提供有力的证据和有价值的情报。

3.建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度办理公文。对于档案管理的规定和程序，要尽可能的细化，简洁明了，并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格的执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行复审。对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格得的技术指标进行。要充分的利用随文卡片的作用，简明扼要的填写文件处理单、发文稿纸的卡片，合理的制定文件的发文的范围。对于文件件数的控制，要严格，禁止随意的抄送现象。

三、加强文档管理人员的整体素质

1.进一步提高文档管理人员对文档工作的认识、增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2.加强制度建设，建立长效培训机制。加强文书档案的管理，则需要企业加强对档案管理人员培训机制的建立，为档案管理人员提供各种培养和再教育的平台。同时还要建立约束和激励机制，从而使档案管理人员自身具有较强的紧迫感和压力感，积极主动的去学习，去更新自身的知识结构，从而确保职业素质和技能的提升。

四、结束语

文书档案管理作为企业管理工作中十分重要的一部分，其管理的规范性对于企业管理水平的提升具有极其重要的意义，所以需要加强对文书档案的管理，做好开发和利用工作，使文书档案的价值得以有效的体现出来，这对企业的长远的发展将起到十分关键的作用。特别是在当前市场经济环境下，企业面临着重大的机遇和挑战，在这种情况下，企业更要及时避免消极因素的影响，不断的发挥文书档案管理的优势，从而确保企业得到健康、持续的发展。

[1]潘健敏.浅析如何优化新时期新形势下的档案管理工作 [J].中国新技术新产品，2008（17）

[2]陈辉.浅谈加强高校档案管理工作的对策[J].黑龙江档案，2011（1）