浅谈计生档案管理工作

李 静

（枣阳市吴店镇计划生育服务中心，湖北 枣阳 441214）

经过多年实践工作，笔者认为计生档案管理存在以下几方面的问题：

一是，档案管理意识不强。虽然机关和下属单位都统一了认识，加强了领导，增加了对档案工作的投入，但不少档案人员档案意识薄弱，档案知识和档案法律法规严重缺乏，轻档案重业务的思想根深蒂固，更有少数领导干部片面地认为档案工作只是档案员的事情，因而造成了档案资料残缺、行文不规范及“三色笔”等现象的普遍存在，严重影响了档案的保存寿命。

二是，档案资料收集不全。由于在档案管理中存在相关业务科室和事业单位各自为阵的现象，致使办公室在收集和整理档案材料时，往往收不齐，收不到，一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给计生档案工作造成了很大的损失。有些同志为图使用方便，将具有查考利用价值的“真品”长期“占为己有”不移交，从而使部分档案存在空缺现象，这样既影响了档案的完整性，也影响了档案的发掘利用，对服务日常工作也会带来诸多不便。

三是，档案人员业务不精。近年来，计生部门虽然建立了一些档案工作管理制度，但在实际工作中这些制度的作用没有很好地发挥出来，近似“名存实亡”。究其原因，主要有两个方面：一是，多数档案人员未接受过专业培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；二是，相关业务科室和事业单位的档案人员认为，只要把现有的业务工作资料简单地收集后装订整齐就行了，不清楚哪些资料应该上交，也不明白怎样整理才算科学规范。

四是，档案利用效率不高。计生工作的特点决定了人口计生部门形成的档案不仅种类多、数量大，专业性强、管理复杂，而且有些档案需要直接为社会提供利用，为广大人口计生对象服务。人口计生部门虽然在地方档案部门的指导下积极开展了档案利用工作，但因档案存在缺、漏现象，显得“只可远观而不可细瞧”。总的看来，计生档案在生育证办理、计生技术的鉴定结果、计生人口的统计数据、奖励扶助、特别奖励扶助、续写计生志等方面的利用仍有欠缺，略显单薄。

以上问题存在的原因是多方面的，如果继续长期存在下去，无论是对人口计生部门的各项工作，还是对国家的档案事业，都会带来不应有的损失。因此，我们应当认真研究和解决存在的问题，采取相应的对策，整理强计生档案的管理。为切实做好计生档案管理工作，我分析制定了以下几项对策：

一是，加强法律法规宣传，强化档案意识，注重资料收集的系统化。首先，要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，使广大领导干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高他们参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性，督促各科室主动上交归档资料，实行集中统一管理。其次，要动员和组织全体工作人员参与档案工作，加强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。

二是，加强队伍建设，强化业务素质，注重服务本领的现代化。档案数量的不断增长、内容的不断丰富、载体形式的多样化、管理手段的现代化，都对档案人员的科学知识、业务水平及现代化设备操作技能等方面提出了更高的要求。因此，计生部门要从档案事业发展的长远规划着眼，努力建设一支适应时代要求的高素质的计生档案队伍。一要，通过各种培训方式，加强计生历史、计生实践、计生理论的学习，突出档案管理的针对性和超前性。二要，开展经验交流，提高档案人员信息化管理的知识水平和操作技能，提高工作效率。三要，从政治、生活、工作等方面关心支持档案人员，帮助他们解决一些实际困难，不断提高档案人员的积极性和主动性、确保档案队伍的稳定发展。

三是，加强建章立制，强化贯彻落实，注重档案管理的规范化。要深入贯彻实施《档案法》，完善档案管理的规章制度，建立健全各项档案管理制度和保密制度，并狠抓落实，使档案管理工作朝着标准化、规范化、科学化、现代化方向发展。同时，也要把档案管理工作与其他各项业务工作放在同等重要的地位，将其纳入计生工作目标考核项目中去，让档案事业与计生业务工作同步发展。

四是，加强档案利用，强化服务民生，注重档案编研的科学化。档案工作的最终目的是为了提供利用，为社会经济服务。国家档案局在2010年提出 “建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”，这为计生档案工作发展提供了广阔空间。

因此，计生部门要着眼于人民群众关心、关注的热点、难点问题，积极开展档案编研工作，特别是要加强对奖扶、特奖摸底审核资料，领取《光荣证》档案资料，审批生育指标、特批生育指标资料等方面的原始档案资料的管理，加快档案信息开发利用的步伐，使民生档案的利用走向深入。