路桥公司合同管理系统的建设

2014-04-15宋杨周

交通运输研究 2014年13期

宋杨周

（中建新疆建工路桥工程有限公司，新疆乌鲁木齐 830054）

0 引言

随着世界经济一体化和知识经济的迅猛发展，信息技术在公司管理中发挥着不可替代的作用。面对公司信息网络化的趋势，承担着交通建设使命的路桥公司，必须对每项工程做到动态跟踪和高效管理才能确保工程质量。而对于路桥公司的每个合同进行高效管理，就需要对合同管理进行系统建设。

1 路桥公司合同管理系统需求分析

1.1 路桥公司合同管理系统功能性需求分析

路桥公司主要从事道路、桥梁、港口、铁路、隧道、机场、市政、水工等工程承包。一个大的路桥公司往往在同一时间段承包多项业务，合同管理系统建设阶段需要将信息查询功能强化，以便快捷简便地找到相关需求信息，加强对合同执行的跟踪功能和对整个合同生命周期的监控功能。

1.1.1 全生命周期管理需求

合同一般主要涉及签订、履行和废止。在合同签订阶段需要进行合同草拟和审批；合同履行阶段需要进行合同临时变更、合同纠纷处理和合同执行查询；合同废止阶段涉及合同解除。因此，对于不同阶段的合同介入的管理部门也不同，不同的业务活动导致合同管理成本也存在差异。在合同整个的生命周期管理中，针对路桥公司的合同纠纷处理和合同变更的管理成本最高。

1.1.2 路桥公司的财务管理需求

在路桥公司的治理结构中，都会设置法律合规部和财务会计部进行专门业务的管理，而财务会计一般涉及合同相关重要财务事项的管理要求，这就需要合同管理系统提供合同结算记录、合同预算控制、合同印花税计算等财务管理功能。

1.1.3 与路桥公司外围系统的数据交互需求

任何路桥公司的管理系统都不仅是对合同的单一管理，还要涉及财务、档案、采购和投资等其他部门的数据信息的管理，而路桥公司决策层发展战略和其他重要事项的决定，需要对本公司的信息加以交互检验和集成汇总，需要合同管理系统提供实时合同基础数据信息的接口服务。

1.2 路桥公司合同管理系统功能性需求

一是合同预算控制所进行的统计查询功能；二是合同结算记录功能，主要是合同款收支处理的关键信息能够链接报账平台进行查询；三是合同进度跟踪功能，主要是对合同的实际执行进度进行详细记录；四是合同信息调用功能；五是合同印花税计算功能；六是合同汇总统计功能，主要是对合同列账金额和税金信息等财务数据进行统计查询。

1.3 路桥公司合同管理系统非功能性需求

路桥公司合同管理系统非功能性需求，主要是保证合同管理系统的安全性、可用性和可移植性，即这一合同管理系统从系统技术措施和维护管理等方面能够确保系统安全，最大程度地满足路桥公司的业务需求，并在公司内部进行系统移植。这些系统需求就使得合同管理系统建设必须遵循以下原则：

（1）系统技术的成熟性；

（2）系统平台的标准性和可扩展性；

八卦门很多人认为宫宝田拜师尹福，董海川是以师爷的身份指点晚辈，所以宫宝田应该算八卦门第三代弟子，但是宫家人则认为因为宫宝田的师父尹福是带艺拜师，其八卦掌法并不纯粹，宫宝田跟着祖师爷学习，无疑是董海川的正宗衣钵传人，应该是八卦门第二代才对。在《一代宗师》里面，采用的是宫家人的说法，把宫宝田当作了第二代传人，让宫宝森称呼李存义为师兄，但事实上李存义跟宫宝田的师叔程廷华是过命的交情，当年在李存义面前，宫宝田只是小辈。

（3）数据传输的安全性，能够对病毒进行严格防护；

（4）数据格式的统一性和准确性。

2 路桥公司合同管理系统的界面分析与管理

路桥公司有着多项业务，因此，必须有多个系统，如行为系统、技术系统等，其中也有子系统，这些子系统单元之间也存在着相互联系，而界面（又称接口）就是相互联系的子系统之间的界限，界面管理就是对子系统之间信息交换、技术和管理协调及界面之间相互关系协调以便实现系统目标的活动。既然公司存在多个系统，那么系统就会存在多种类型，以下是对其的简单描述。

（1）各管理子系统之间的职能管理流程界面

由于子系统之间目标和功能的不同而导致其职能不同，可以分为质量管理子系统、进度管理子系统和合同管理子系统等。

（2）路桥公司各类组织系统之间及整个系统与外界环境系统之间的管理界面

承担交通基础设施的建设任务，路桥公司要与材料供应商、政府主管部门等单位间存在一定的联系，因此必须对路桥公司与参建单位之间的往来设置相应的管理界面。在信息技术日益发达的时代背景下，公司内部的资源整合、信息交流、技术保障等几乎都是通过界面输入，而公司向社会提供的服务信息和产品信息也是通过界面进行输出。

综合大型路桥公司一般都会设置人力资源部、物资装备部、招标办公室、法律合规部、工程管理部、市场开发部、财务会计部、审计监察部、安全质量监督部等部门，跨越多个职能部门的界面被称为部门间流程界面。路桥公司部门内部一定会有自己的局部利益，部门之间有时会为了自己的部门利益而有冲突或分歧，公司领导人对这些部门间的活动进行协调，成功协调是建立在对各个部门信息的充分掌握上，而这些信息就是通过远程联系获取。此外，这些职能部门间的共同作用才能构成某一工作完成的特定流程，如对路桥公司的支付而言，会经过工程质量验收、造价审核和领导签字，这就会跨越不同部门间的联系。

3 路桥公司合同管理系统的设计与实现

3.1 目标分析

路桥公司的工程项目建设注重进度、质量和费用三大目标，这就需要重点对合同签约对应的招投标管理子系统、合同变更和索赔等相对应的工程变更管理子系统及合同全生命周期管理系统进行设计，以达到有效的管理。

3.2 主要功能模块分析

（1）合同签约管理模块

主要是实现合同文本审核流转单的增、删、改和在线流转，电子文档的在线批注、挂接和审核及招标相关的信息查询。

（2）合同进程管理模块

主要包括质量信息管理、进度信息管理、计量信息管理和支付信息管理。其中，质量信息管理是对路桥工程各标段的质量进行检测、评定和对比分析并对所发生的质量事件进行汇总；进度信息管理是对路桥工程各标段的进度计划和完成情况进行对比分析和编制汇总表，以供查询；计量信息管理是对路桥工程各标段的工程量清单、中间计量总表和对每期工程完成的费用分摊，以及用直方图对其进行统计分析；支付信息管理是对路桥工程各标段的中间支付单和付款单等支付信息进行跟踪、汇总和查询。

（3）合同变更模块

主要是对路桥工程各标段的变更单进行系统报警、量价分析和计算审核以方便查询，变更单需要标明变更的原因、内容、时间等信息并制订合同变更一览表。

（4）合同索赔模块

主要是路桥公司对其他公司发生的合同违约进行的合同索赔，特别是对合同涉及的变更工程量和单价及工期进行分析，并对索赔日期和索赔原因等内容编制合同索赔信息一览表，以便对合同索赔情况进行及时的提示和跟踪。

（5）合同终止管理模块

主要是路桥公司在工程竣工后需进行合同结算和相关资料转移等后续工作，并对合同结算的增删改信息作一记录。