疾控机构档案信息化建设刍议

杨凤珍

档案管理是疾病预防控制机构(以下简称疾控机构)非常重要的一项工作，把档案管理与先进的计算机技术相结合，实现疾控机构档案信息化，对全面提升疾控工作能力和工作质量具有十分重要的意义。

1 推进疾控机构档案管理信息化建设势在必行

1.1 规范业务信息管理是做好疾控工作的必要前提 自2003 年疾控机构体制改革以来，疾控机构所承担的防病业务工作不断深入和扩展，政府和社会各界对疾控机构的工作要求和服务需求也日益提高。尤其在各级疾控机构的防病工作业务数据分析和上报过程中，数据量不断增加，分析和报告周期不断缩短，导致业务信息数据处理的工作量和工作要求日益提高。同时，疾病预防控制工作在向高水平、深层次发展过程中，也对规范业务信息管理提出了更高的要求。如何规范业务资料管理，有效提高工作效率和工作质量，是当前疾病预防控制工作中亟待解决的问题。

1.2 加强信息综合利用是提升疾控能力的重要手段 疾病预防控制工作的日常运作，立足于对历史和当前各类业务基础数据的分析和利用。只有通过对历史资料的收集、整理和分析，才能对各类疾病的现状进行比较，探讨其发生和发展趋势，从而指导疾病预防控制工作的开展。尤其在疾病预警预测和突发事件应急处置过程中，详尽的数据综合分析利用是进行科学分析和决策的必要前提，也是评估工作措施有效性的重要依据。因此，业务信息的综合分析利用在疾病预防控制工作中具有极其重要的地位。档案信息管理系统的实施，可以加强和规范档案管理工作，提升信息资源综合利用水平，提高工作质量和效率。

1.3 创新信息化管理机制是疾控现代化建设的必然趋势 随着政府对疾病预防控制工作的日益重视和投入的不断增加，以及全社会信息化建设进程的加快，疾控机构信息化建设也逐步发展，并取得了一定的成绩。近几年来，全国传染病和突发公共卫生事件报告实行网络直报，各类专病报告系统的逐步实施，儿童计划免疫信息管理系统在全省的推广应用，部分发达城市突发公共卫生应急指挥系统项目的启动，这一系列项目的实施，都表明疾控业务信息化建设进程在不断加快。

2 疾控机构档案信息化建设现状不容乐观

2.1 传统模式管理 开发利用较少 目前大多数疾控机构档案工作，仍停留在文件资料的整理、鉴定和立卷的传统管理模式上。档案管理人员对如何推进档案信息化建设，充分利用现有的档案资源为社会提供有效的服务，缺乏足够的认识，开发档案信息的能力不高，仅局限于开发检索性、介绍性、汇编性的内部检索参考材料，缺乏系统性、综合性、专题性的档案信息开发材料，使疾病预防控制档案信息未能发挥应有的作用。

2.2 条件制约 硬件投入不足 基层档案管理受工作经费、人员编配等条件的制约，档案工作多无独立科室，无专职人员管理，由于档案管理工作不能在短时间内产生效益，领导重视程度不够，经费投入不足，档案硬件设施难以达标，增加了档案信息化建设难度。

2.3 人才缺乏 信息交流不畅 目前疾控机构的档案管理人员，大多对计算机技术的运用仅停留在一些简单的应用操作管理阶段，信息化技术运用能力不强，缺乏既熟悉专业理论、掌握外语知识，又能熟练运用计算机及网络技术的人才。因此，接受信息、开发信息和提供有效档案信息的能力较低，使疾病预防控制档案的自身价值难以发挥。受区域经济发展的制约，各地疾控机构档案信息化的建设呈现不平衡的状况，从而使疾控纵向与横向的信息交流滞后，影响了疾病预防控制工作者快速应对和处置各种突发公共卫生事件的能力。

3 推进疾控机构档案信息化建设的策略与建议

3.1 培养人才 提高档案管理人员综合素质 一是加强对档案工作信息意识的培养和信息技术应用能力的培训，其中包括计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识及与档案信息化相关的现代管理技术知识等，使档案工作者具有运用疾病预防控制档案信息资源共享和信息技术手段加工处理、传输疾病预防控制信息的能力。二是加强档案工作者预防医学和公共卫生知识的学习，使档案工作者对疾病预防控制档案信息化具有较高的理性认知和敏感性。三是加强档案现代化管理相关知识和外语的学习，提高档案工作者信息化管理水平。

3.2 提高认识 加深对档案信息化建设的理解各级领导和档案管理人员，应充分认识和理解档案信息化建设的内涵，不能简单地把档案文献的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应将档案信息化工作的着重点放在加强现代计算机技术、网络技术、信息技术建设、档案信息数据库和档案信息安全建设，以及对档案信息资源进行有序的整理和管理之上，使档案信息资源更好地为疾病预防控制工作和社会需求提供服务。

3.3 科学管理 加大对档案信息化建设的投入把现代化管理工作列入本单位重要达标工作内容来进行考核、奖惩，使本单位档案现代化管理卓有成效，年年都有进展。要增加一定的经费投入，配置与档案管理模式现代化相适应的软、硬件及管理系统，加快更新改造步伐。明确疾控档案管理目标，做到任务清楚，渠道通畅，实行计划管理、信息管理和责任管理。县(市)级疾控中心应建立综合档案室，配备1～2 名专职人员，结合本区域的疾病预防控制工作实践，进行必要的硬件投入，要有符合要求的库房，良好的阅档环境，规范和档案装具和调阅档案的必备工具等，按照《全国疾病预防控制机构工作规范》关于档案管理工作的有关规定去执行。

3.4 重点突破 加强疾控机构档案信息的电子化加强档案资源的开发利用工作，以档案信息资源的社会共享为目标，以档案网络建设为基础，以电子文件管理为突破口，突出把握存量档案数字化和增量档案电子化这两个工作重点。一是要进一步规范电子文件的生成方式、生成格式、传递方式以及保管方式，把握好各类档案的收集与鉴定、档案著录标引格式以及有关专业术语、档案种类划分，注重网络安全问题，确保网络的安全性与可靠性。二是电子化建设要着眼于提高疾病预防控制系统的整体水平。档案信息电子化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。三是有重点地抓好数据库建设。目前，档案信息电子化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。坚持计算机技术人员同档案业务人员协调配合，面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活库”。四是做好电子文件的收集归档工作。电子档案信息资源建设有两个方面:一方面是对馆藏档案的数字化处理;另一方面是做好电子文件的收集归档。对于后者它是今后电子档案建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案建设的重要前提和步骤。

3.5 拓展服务 实现档案资源利用的网络化 在档案服务工作中完全以电子计算机和网络技术进行信息的组织，以档案信息管理系统实现检索功能，向利用者提供内容丰富、形式多样的档案信息，使档案服务工作中的时间与空间概念发生了巨大变化。不仅实现了档案部门间的信息交流和资源共享，而且拓展了档案利用服务的范围，使档案服务从封闭的机要服务转向开放服务，从为单纯医疗机构服务扩展到为全社会服务，从单纯为某一疾控机构服务扩展到为广大民众服务。为适应疾控事业发展的需要，档案部门不能只作为保管部门，而应成为疾病预防控制信息和知识的生产、再加工部门。档案工作本身就是服务，做好服务工作，要求档案工作者必须掌握疾病预防控制工作的服务要求和规律，优化档案信息资源配置，建立一个高效、规范的服务体系，更好地为地方疾病预防控制和经济发展服务。

总之，疾病预防控制档案信息化建设是一项复杂的系统工程，涉及面广，建设周期长。实施时应制定目标，统筹规划，建立良好的运行机制，做到有效的组织和协调，分步、分阶段进行。注意积累和总结经验，以点带面逐步推进档案信息化建设的进程。最终实现计算资源、存储资源、数据资源、信息资源、知识资源的全面共享。