移动IDC机房解决数字档案保管难题

江苏移动 童晓伟

移动IDC机房解决数字档案保管难题

江苏移动 童晓伟

“钱塘莫美于西湖，金陵莫美于后湖。”北宋欧阳修曾如此赞誉南京玄武湖（玄武湖古称“后湖”）。玄武湖处处皆风景，其中一处可能在一般人眼中没有吸引力，但是很有来头，那就是梁州湖神庙附近曾埋藏地下360余年的明代皇家禁地“黄册库”遗址。

作为明代专门收藏全国赋役档案的中央档案库，后湖黄册库藏有从公元1391年到1642年的170万余本明朝的黄册和全国丈量土地绘制的鱼鳞图册，这些重要的人口和土地档案关系到明政权的长治久安，甚至明宣宗时迁都，黄册库也没有随京师北迁，足见当时政府对国家档案保管的重视。

现如今，档案工作对于国家和企业来说依然很重要。档案，是国家机构、社会组织、个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。数字时代来临，各行各业都在发生重大变化，文件与档案管理领域也不例外。档案管理的对象从纸张所承载的模拟信息逐步转换为数字信息。档案最具有可靠性、凭证性和权威性，数字档案既是数据，也是证据；既是有形的资产，更是人类的珍贵记忆，它的安全保管是一项既伟大又艰巨的记忆工程。

电子档案的形成来源包括归档单位日常活动中各信息系统生成的各类的电子文档，以及信息化建设中对纸张等传统载体文档实施数字化后形成的电子文档。随着信息化的日益普及，过去形成的传统载体档案和今后形成的原生电子档案，如果不进行数字化保管、电子化保存，则无法进入社会的信息化系统，无法充分发挥其作用，无法保证其安全。存量数字化和增量电子化将在相当长的时间内成为数字档案馆（室）建设的主要内容。

自从2013年，国家档案局提出了传统载体档案数字化十年翻两番的全国总体指标，把现存的传统载体档案数字化，成为各档案馆（室）迟早要完成的任务。以纸质、胶片为主的传统载体档案就被源源不断的送往各级各类档案局、馆、室的数字中心，由专业的工作人员不间断的通过复制、扫描、缩微等技术进行数字化，再归档存储。一些偏远的、不具备数字化力量的档案室，则是把档案装车，运输到有条件的局、馆进行专业数字化，存储后再带回原地归档。各省档案局、馆、室处处可见活跃在数字化一线的专业档案工作者们忙碌的身影。

全面数字化后，档案的载体形式发生了根本改变。从古代的长、宽各为一尺二寸，厚棉纸、粗绳索制成，单本重达四五斤的“黄册”档案，到单张A3、A4规格，每平米80g的纸质档案，再到按比特计量的电子数据。未来，档案也许将不再按卷、按件归档、按盒保管、按排架长度计量，而是用大数据存储、按流量调利用。在推进档案数字化的过程中，寻找更多存储空间是一个迫切的问题。如何高效、安全、经济、实时、长期的保管这些数字档案呢？

伴随数据中心的大规模建设和机房托管商用的发展趋势，档案专网平台搭建和数据承载由专业的数据中心和IDC机房（互联网数据中心）托管逐渐成为可能。针对数字档案保管的难题，中国移动江苏公司IDC机房可以为数字档案提供系统的解决方案，IDC机房解决数字档案存储问题的必要性有以下三方面。

一是IDC机房可以解决档案存储空间不足的问题。

档案存储空间远远跟不上数字化的进度。以江苏移动为例，从电信重组到2010年完成全省档案管理平台建设，江苏移动用了十年，不仅实现全部档案数字管理，而且实现百分百数字化，并已达标全省五星级数字档案室。互联网时代，虽然有了100T容量、大传输率的磁盘列阵等高效的存储设备，但实践证明，企业的存储规划远赶不上档案数字化的进度。2013年，仅江苏移动省公司的数字档案就比往年增长了13%，一年的全省数字档案存储规模就为3.5T，余下的存储空间估计很快就要再次扩容。

二是IDC机房可以解决数字档案存储分散的问题。

目前数字档案的存储欠缺规划，过于分散。2013年度全省档案统计显示，包括档案行政管理部门，各级各类档案馆、档案室（处、科）和开办档案教育的学校在内的4000多家单位的数字档案基本都存储在本单位，都是各采各的，各存各的，无形中增加了存储的成本，也不节能环保。伴随数字档案存储方式的变化，未来，档案保管用地将从档案库房、装具向档案机房、机架转变，场地建设要求变化，软硬件配置要求变化，会逐渐向集中化、异地化、外包化方向发展。IDC机房可以主动的、超前的帮助各单位进行规划，使之更合理的存储这些数字档案。

三是IDC机房可以解决数字档案存储备份的问题。

对重要档案及电子文件实行异地异质实时备份，确保电子文件的长期可读，可以提高应对各种灾害的能力，确保档案信息的绝对安全。

从2010年开始，贯彻国家档案局的安全要求，全国县级以上档案馆对电子文件要求进行全面备份，地市及其以上的档案馆要建立起跨区域、远距离、全套型异地备份库的档案馆。其中，“近程异地备份”，是把档案原件或档案备份件存放在距档案馆300公里以内的专用的档案备份设施内；“远程异地备份”，是把档案原件或档案备份件分别存放在不属同一地震带、同一江河流域、同一电网体系、距离在300公里以上，且保管设施良好的档案库（馆）内。

2011年，《江苏省档案馆异地异质备份工作实施方案》正式启动，省档案馆率先开展了对重要档案及其电子数据的异地异质备份，使这部分档案在异地至少有一套或两套备份保存。江苏省档案馆已经和湖南省档案馆相互实行档案异地备份，南京市档案馆和哈尔滨市档案馆也互为对方建立档案备份库。企业档案异地异质备份工作也在蹒跚起步。江苏移动档案室采取集中化管理方式，集中存储，双套保管，安全备份。软硬件全部放在省公司，各市分公司只负责本地业务应用，省市档案数据执行每周全备份，每天增量备份的策略，一套封存保管，一套提供利用，并即将上传中国移动档案信息系统云数据平台。

针对数字档案的特点和保管要求，江苏移动IDC机房提供的数据托管服务具有两大优势。

一是数据集中和异地保管可以降低存储成本。

江苏移动IDC机房采取省市二级布置格局，省级数据中心集中在南京和苏州，主要承担省内及周边省份互联网企业及政企客户的IDC业务，市级IDC节点部署在其余12个地市，承载地市层面的互联网企业及政企客户的IDC业务。IDC存储内容分三类业务：一是提升品质管理型；二是资源可以再利用的内容引入型；三是托管性质的政企客户型。江苏移动IDC机房目前已成功签约170多个项目，涉及工商、公安、税务、水利等众多领域。

在IDC项目的资费问题上，江苏移动可以通过数字档案的异地备份策略，实行存储价格的优惠，同时引导各地把需求放在异地存储，并由江苏移动牵头集采，打破省市两级布置格局，在与互联网企业的竞争中突显价格和管理优势。

二是电信级IDC机房有助于挖掘档案价值。

随着4G的发展，信息传输速度达到3G的十几倍到几十倍，网络传送超100G，大容量、超带宽，为4G丰富的应用提供海量数据存储、查询、处理和分析挖掘的能力，移动通信网络为集中化管理提供强大的支撑，江苏移动IDC机房具有信息系统和网络管理的丰富经验，拥有高度成熟的运维管理体系，4G无线通信系统，电信级的运营水平，存储高端的小型机，强大的运维团队，比任何企业都具备网络和安全的优势。

江苏移动IDC机房除了安全保管数字档案之外，在档案信息资源管理方面，还可以通过云计算、大数据分析和后向运营，定期为客户提供监控数据分析和优化评估报告，实现数字档案的智慧管理。在档案后续的开发、利用和服务中，延伸后向的运营，形成可以销售的新型档案产品，让数字档案不被信息湮没，回归竹简木牍，缣帛卷帙，纸墨文书的本源，更好的服务领导决策、服务科学研究、服务大众民生。

数字档案管理是一项系统工程，必然有一个渐进、动态的发展历程，江苏移动IDC机房的数字档案保管业务的努力方向：

一是树立档案级的机房典范。

苏州、南京及无锡的省级IDC机房正按照中国移动集团的五星级标准进行建设，市级IDC机房也在进行升星改造，但要保证数字档案的绝对安全，应以某个专题档案室或档案馆为试点，树立档案级机房的样板，提升机房的品质，树立机房的品牌。

二是建立数字档案保管标准。

作为业务活动的真凭实据，电子业务信息必须得到积极的管理和可靠的维护，业务信息必须通过使用元数据与其业务背景相关联，必须予以保存，授权用户一旦需要时必须随时可以访问，必须能够以系统的、可管理的、可审计的方式予以处置。不同行业对档案的要求不同，不能一元化的解决，在《电子文件归档和管理规范》的基础上，江苏移动IDC机房有必要从标准做起，建立数字档案保管的企业标准，再复制为行业标准、推广至省级标准、国家标准，并逐步延伸到其他三馆（图书馆、展览馆、博物馆）。