监理企业知识管理系统的应用研究

邱　波，崔　昊，蔡　杰

（中邮通建设咨询有限公司， 江苏　南京　210003）

监理企业知识管理系统的应用研究

邱波，崔昊，蔡杰

（中邮通建设咨询有限公司， 江苏南京210003）

摘要：在对监理企业知识特点分析的基础上，根据知识管理的理论模型，设计了适合监理企业的知识管理系统整体架构，并对几个关键子系统的功能进行了详细分析, 重点介绍了知识管理系统移动客户端的主要功能。

关键词：监理企业；知识管理系统；SECI 模型

在当今的知识经济时代背景下，创新成为发展的关键，知识成为生产的基本要素。企业的核心竞争力越来越多地来源于有组织地学习知识、运用知识的能力。而监理企业作为典型的知识密集型企业，知识管理更是具有举足轻重的作用。

笔者在对监理企业知识特点分析的基础上，根据知识管理的理论模型，设计了适合监理企业的知识管理系统整体架构，并对几个关键子系统的功能进行了详细分析。

1　知识管理的概念

如果你是一位监理企业的高级管理人员、总监理工程师，抑或是项目监理部一名普通的监理工程师，你是否经常会遇到这样的问题：自己曾经遇到的一份非常有价值的报告或资料，在需要的时候却找不到；新员工加入组织，常因不能充分借鉴前人的经验和智慧而很难入手；在项目运行中，员工需要向具有专长的专家咨询时，却发现没有一个有效的沟通渠道。这些问题其实都属于知识管理的范畴。

知识管理是企业在整体上对知识的获取、存储、学习、共享和创新的管理过程，为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，企业员工能够运用现代信息技术和网络等手段便捷地获取、共享和重复使用企业的显性、隐性知识，最终提高企业知识创新能力和核心竞争力的一种现代管理机制。监理企业的知识是指从建设领域信息和企业经营运作过程中过滤、提炼及加工而得到的有用资料，一是显性知识，是指监理企业以管理制度汇编、台账、技术标准、项目档案等形式记载于文件、电脑等媒体中的知识，属于传统意义上的知识；二是隐性知识，主要是指监理企业员工专业技能、工作经验、解决问题的方式等创造性知识，是从长期的实践和观察中、从经验教训中积累得到的，它只存在员工的大脑中，不能直接输入到记载媒体中，属于非传统意义上的知识。

从以上定义可以看出知识管理的内涵：其对象是组织及个人的知识，其工具是信息技术，其目标是利用获取的知识提高企业的核心竞争力，其本质是把知识作为最重要的资本，并作为提高企业竞争力的关键，其职能是知识发现、知识传播、知识运用。

2　知识管理的理论模型

日本著名学者野中郁次郎在知识划分的基础上，提出了在学术界极具影响力的知识转化 SECI 模型，系统阐述了知识转化的社会化(Socialization)、外在化(Externalization)、整合化(Combination)和内在化(Internalization)等四个螺旋式的转换过程。这是目前知识管理研究比较权威的模型。SECI 模型的实施步骤包括：获取知识、整理知识、审核知识、发布知识、利用知识、更新知识、淘汰过时知识。

基于以上的 SECI 模型，监理企业的知识管理系统可划分为以下模块。

2.1清点和编目

知识库中存储的是企业显性知识的载体——文档。因此考虑知识的分类时，实质是对知识载体的分类。知识清点和编目主要是通过问卷调查，咨询专家，公司文档归纳总结等方式进行。

2.2知识的采集

知识的采集可以是显形知识的直接输入，也可以是隐形知识的转换。在系统中我们将知识的采集和项目管理充分结合起来，从项目管理的日常流程中直接提取知识，进而沉淀为企业知识库的一部分 。

2.3知识的利用

与其他资产不同，知识不具独占性，知识同货币一样只有流动起来，才会不断丰富，才能使企业的知识增值。知识利用的方式有查询，邮件，推荐，网络刊物等形式。知识的搜索可采用全文检索的方式。将常用的知识作为索引保存起来，从而可以实现快速的全文检索。

2.4知识的创新

只有不断创新，企业才能保持持久的领先。员工论坛，内部黄页，企业群提供了一个让所有员工共同交流的网络空间。员工通过沟通，交流，辩论获得了从一般书本中得不到的知识。另外可提供在线音频视频培训，对培训结果进行反馈，从员工中得到创新的知识。

2.5知识的保护

一个企业的知识库是其核心竞争力所在，因此对于知识要在充分共享的同时也要注意对知识库的保护。通过权限验证的方式，分不同级别，不同的用户得到不同数量的知识。甚至可以对客户，竞争对手也提供分部门知识，但是如果他们需要得到更多的知识，就需要通过购买等方式来实现，当然核心的知识是企业的宝贵财富，要严格限制其流转。

3　建立知识管理系统

构建监理企业的知识管理信息系统，可以解决项目地域分散的问题，使项目部之间以及项目部与公司之间的知识共享和交流更便捷；可以在系统中建立相应的考评体系，考评员工对企业所做的贡献，并给予相应的奖励，进而完善激励机制；还可以通过网络培训的方式，由员工自行选择培训的时间和内容，逐步提高员工的个人素质，从而更好地实施建设监理企业的知识管理。

本文在参考 SECI 螺旋模型的基础上，根据我国建设监理咨询企业的性质和特点，结合当前企业信息平台开发的技术，提出适合监理企业现阶段需求的知识管理系统架构(如图1 所示)。此框架基于 internet/intranet，采用 B/S(浏览器/服务器)结构，无论员工在什么位置，使用何种上网终端，均可快速访问企业的知识资源并可相互交流。

图1　监理企业的知识管理系统架构

3.1文档管理

这里的文档管理是对规范化的文本文件和用文字表述的经验知识的管理，实际上就是对企业显性知识的管理。它包括：程序性知识、科研性知识、监理项目知识、项目管理知识、法律规范性知识和行业技术动态等模块。同时还可以通过对隐性知识的载体——工程项目案例的管理，来部分实现对隐性知识的管理。

3.2搜索引擎

搜索引擎是辅助员工进行快捷、准确知识定位的工具。

(1)快速搜索。对知识发布时所带的附件进行标题、正文、附件进行全文搜索，可以搜索附件名称和附件内容，支持常见的 office 文档、pdf 等图文处理文档格并实现附件的html 格式快照，打开快照可以预览附件的内容，可以大大提高搜索效率和搜索范围。

(2)精确搜索。通过建立文档的摘要和索引信息，可以实现对早期纸质文档的搜索，同时根据索引信息，搜索者还可以便捷地搜索到与此文档某个主题相近的文档。系统将按文件匹配程度向用户提供搜索结果，从而提高搜索大量知识库使用效率。

3.3信息交流

知识只有通过交流和共享才能发挥它最大的效用，对于员工头脑中高度个性化的隐性知识尤为如此。只有通过交流，才能使隐性知识在企业中广泛传播，并不断完善优化，经过沉淀，最终转化为企业的显性知识。

(1)信息发布。可以使员工以最快捷的方式了解企业的重要信息和最新信息，如会议通知，近期重大事项安排等。

(2)知识论坛。信息交流模块中的重要组成部分是知识论坛功能，其拥有的电子社区、讨论群组、家园广播等功能可以在那些寻找知识和拥有知识或能够访问相应知识的人之间建立联系，最便捷的方法就是在 BBS 上贴一个“有谁知道……?”的帖子，知道的人在回复时就完成了知识传递的任务。

(3)网上调查。网上调查是企业与员工进行信息交互的重要方式，是企业及各个职能部门以便捷的方式了解员工对某个事件或某项提议的态度和意愿，征求员工的反馈意见，为企业决策和判断提供理论依据。

(4)知识问答。知识库中不可能存储全部所需知识，当用户遇到知识库中找不到的知识时，可通过积分悬赏问答的方式发起提问。在所有回复的答案中选择最佳答案，选择完成后可将该问答转化为知识纳入知识库，从而实现隐性知识的挖掘。

3.4专家地图

对于一些隐性知识，有时难以用语言文字表达，有效的方法是找到掌握这类知识的个人，进行直接交流，这就将直接检索知识的问题转化为寻找掌握相应知识的个人的问题。通过对企业员工的专业背景、工程经历、专长等的确定，建立企业的专家数据库，使企业知识和个人相对应，方便员工按图索骥，促进隐性知识向显性知识的转化。

3.5培训考试

培训是企业传播知识的一个重要途径，它可以使组织知识在较短的时间内转化为员工的个人知识。通过把过去培训的视频录像和 PPT 上传，开展网上教育培训。这样既可以提高企业知识的共享率，减少重复性工作，又能节省企业的人力、物力、财力。网上培训包括培训计划、培训课程、在线考试等功能模块，员工可以参照培训计划，选择合适的培训内容，进行网上培训，并在培训之后通过在线测试模块检验自己的学习效果。

3.6移动客户端

目前，移动互联网是大势所趋，知识管理也不例外。更加重要的原因是由于监理工作的特殊性，一线监理人员大部分工作时间都在工地，并无充裕的时间坐在电脑前访问 PC版的知识管理系统，所以很有必要同步开发基于知识管理系统的移动客户端。

本移动客户端基于 HTML5、CSS3 和 JavaScript 等技术的Hybrid App 混合模式开发，具有开发速度快和运行速度快的特点，是目前流行的移动客户端开发技术。

通过手机客户端，用户可以随时随地地进行信息浏览、信息发布、信息回复、收发站内信等基本的社区操作，以及知识推送及社区互动。手机客户端功能亮点在于现场拍照上传以及语音发帖等个性化服务，可帮助现场员工针对现场工程疑难问题随时拍照上传，通过语音发帖，寻求公司技术专家的解答，该功能有利于员工方便快速地获取现场监理所需知识。在流量上移动客户端是绝对的精简，对于图片进行压缩传输，方便用户在信号不好和节省流量的情况下使用。

知识管理系统的移动客户端版本能够方便用户随时随地访问企业知识资源，抢占用户的碎片时间；用户在现场遇到的专业技术问题，能够通过移动客户端快速找到相关解决方案；同时也能增强用户的黏性，提高用户参与的积极性，逐步培养用户协作和知识分享的理念。

4　结　语

基于本文构想的企业知识管理系统以及配套的移动客户端 APP 版本，目前正在南京某监理咨询公司开发实施中。

当前，知识管理在企业中的应用还处于不断探索阶段，尤其在监理行业当中更是无成功范例可以学习。本文根据知识管理的理论模型，设计了适合监理企业的知识管理系统整体架构，并对几个关键子系统的功能进行了详细分析，并重点介绍了知识管理系统移动客户端的主要功能。这无论是在理论还是在实践上都具有较好的指导意义，是值得大力推广的。

参考文献：

[1] Disterer G. Management of project knowledge and experiences[J]. Journal of Knowledge Management，2005(5).

[2] Owen J, Burstein F, Mitchell S. Knowledge Reuse and Transfer in a Project Management Environment[J]. Journal of Information Technology Case and Applications，2004(4)．

[3] VON K G. Understanding the problem of knowledge sharing[J]. Journal of Organizational and End User Computing，2004，(16).

[4]野中郁次郎(日)，竹内弘高(日).创造知识的企业：日美企业持续创新的动力[M].北京：知识产权出版社，2006.

[5]高永刚.面向项目的知识共享及其综合评价研究[D].天津：天津大学，2005(1).

[6]陈郁青. 知识管理成熟度模型(KMMM)述评[J]. 技术经济与管理研究，2009(2).

中图分类号：F407.9

文献标识码：B

文章编号：1007-4104(2014)08-0029-03

收稿日期：2014-05-28

作者简介：邱波，男，本科学历，计算机科学与技术专业，高级工程师，现任中邮通建设咨询有限公司副总经理。

通信地址：江苏省南京市鼓楼区南祖师庵7号 中邮通建设咨询有限公司。