高校人事管理信息化建设之初探

2014-04-11张安安

山西高等学校社会科学学报 2014年8期

张安安

(山西医科大学汾阳学院，山西汾阳 032200)

信息技术的飞速发展，已影响到各个管理领域，人事管理的信息化渐渐成为新的发展趋势。高等院校成为人事管理信息化研究与实践的重要基地之一，其涉及的范围广，涉及的人员多。在基本信息管理的内容方面，有姓名、性别、年龄、学历、学位、工资、福利、职称等诸多信息，且高校人事的信息情况如工资福利的变动、职称的变动、职务的变动、人员的变换等时有发生。对于这些信息的改变，要求人事管理部门进行及时、有效的准确更新。这样，传统的管理手段，对于发展中的高校人事管理，已不能有效满足，必须借助先进技术，把人事管理规范化、高效化、无纸化、网络化，以提高管理效率。

一、高校人事管理的特点及人事管理信息化建设的意义

人事管理是指透过人力资源规划、招聘与培训、劳动关系管理、薪酬福利、绩效考核、职业生涯规划等一系列工作，调动员工积极性，确保组织战略目标的实现。高校人事管理的信息不仅包括人事基本信息方面的数据，同时也涉及到高校广大教职工所开展的课题、科研、教学等许多领域方面的信息。高校人事管理的对象就是以教师为主体的教职工，他们是高校核心竞争力的保证[1]。同时，人事管理信息是高校领导作出决策的重要依据之一，因此高校人事管理是高校管理中不可或缺的重要内容。

(一)高校人事管理的特点

高校人事管理的特点主要体现在两个方面：一方面是管理对象的独特性，高校人事管理的管理对象主要是高校中开展教学活动的教师以及教师与物、事、环境、组织的相互联系，并且高校人事管理中的人力资源会随着管理的效果得到提高、增值。另一方面是高校人事管理具有自身的客观发展规律；同时，高校人事管理的理论、观念、手段和方式也会随着社会和时代的发展而不断发展。

(二)高校人事管理信息化建设的意义

1.有利于提高人事管理工作的效率。以往，高校人事管理主要档案的形式为纸质档案，需要人工去维持日常管理，其事务性工作具有机械性、重复性的特点。当要查询人事资料或者是人事资料有所变动时，其工作量就会很大，占据工作人员的大量时间，效率相对低下。这样，就需要大量的人力和资金来维护与日常管理人事信息。而人事管理信息化后，高校可以建立本校的人事管理系统，可以把全体教职工的人事信息录入到系统内。这样，全部的信息皆为电子化管理，进行人事检索，跟踪记录教职工信息等工作，在速度和效率方面，传统的管理方式是无法相比的。从而使相关工作人员从繁琐的日常工作中解放出来，使他们有更多的时间、精力用到理论思考、战略决策等方面。所以，人事管理的信息化，节约了管理时间成本，提高了管理效率[4]。

2.有利于吸引优秀人才。建立一个可以最大限度发现人才，并且合理利用人才的机制是高等学校人事改革的目的。在高校实行人事管理信息化后，把人事信息采用先进的信息技术进行搜集、整理、存储，方便了高校人事管理部门对人才的检索与管理，实现人事信息资源共享，让更多的人分享、参与，既有利于高校对人才的合理使用，真正做到人尽其才；更有利于吸引优秀人才。

3.有利于增强全体教职工的凝聚力。目前，人事管理部门在信息的处理上，使用的是excel表格或简单的数据库，但由于各种信息的概念、范围、内涵有所不同，使得信息资源难以共享。通过人事管理信息化，可以把各部门、各科室的信息串联起来，在信息的录入、储存上具有一致性，使得人员的信息资源能够共享。很多常规性事务，比如进修申请、教职工信息校对、年度考核、数据统计分析等事务都可以在网上进行，为全体教职工、人事工作员工均带来了便利，使全校上下融为一体，可增强全体教职工的凝聚力。

二、高校人事管理信息化建设的现状

(一)对人事管理信息化不够重视

许多高校在人力、财力等方面对人事管理信息化给予了一定的投入，已经开始重视、关注其发展。但有些高校对其目的、目标的认知还是不够清晰，甚至认为，人事管理信息化就是方便统计信息，有几台电脑，存储一些数据就可以了，对于人事管理信息化建设的重要性、紧迫性没有充分的认识。

(二)采集人事信息较为困难

教职工信息意识薄弱，没有良好的信息习惯，在采集信息时，信息量少且准确性差；系统建立时，没有与教职工及时、有效地沟通，从而导致制定出来的规定缺乏一定的群众基础，不能及时对教职工的信息变动进行动态跟踪，不能准确地反映外部的变化，从而影响到了人事管理的效果[2]。

(三)管理分散，效率低下

在我国高校的机构设置中通常职能部门较多，对于广大教职工而言，人事处、教务处等是与他们密切相关的部门，而这些部门均有管理教职工的权限，但又相对独立，各部门各司其职的情况较为常见。如人事处需要教务处为其提供教师代课情况的有关数据，由于数据表格的格式不一致，仅能通过手工方式转换，繁琐且容易出错[3]。因无统一的数据库管理，人事管理信息的分散、冗余，使已有的信息不能形成共享。

三、高校人事管理信息化建设的措施

(一)加大人事管理工作者信息化素质的培养

人事信息管理的工作冗杂、繁琐，在人事管理信息化管理过程中，其信息系统仅是辅助的管理工具，人的作用是必不可少的。要充分发挥信息系统的使用价值，就必须加强人事工作者的业务学习和培训，提升人事专职人员的能力及其信息敏感度，拓宽其信息视野，从而建设一支具有过硬的相关技术、高效的经验管理、优良的作风等的信息化人才队伍。同时，引导、培养广大教工的信息敏感度，使之养成关注实时信息的习惯。总之，人事管理信息化势在必行，这样，可以使工作效率得以提高，高校的人力资源得到充分整合，还可以使人事管理信息通畅。

(二)建立真实、准确、完整的信息数据

实现全员参与管理，使得人事信息数据真实、准确、完整。真实、准确、完整是人事管理赖以发挥作用的基础，这就需要校级领导、院系领导、部门负责人及所有教职工的共同参与，提供有效的人事信息。同时也要求在录入人事信息时，根据人事档案的有关内容，具体存入数据库，并且校对核实，保证人事信息管理系统中的人事信息具有完整性[5]。