高职院校人事档案信息化建设刍议

王 燕

(山东电子职业技术学院，山东 济南 250300)

高职院校人事档案管理信息化的实现需要一个逐步推进的过程，不是短期内就可以完成的。具体而言，可从以下几个方面着手开展工作。

一、 加大宣传力度，强化档案意识

档案意识是指人们对档案、档案工作的认知水平和了解程度，它在一定程度上反映了一个国家和民族的文明程度，是人事档案赖以生存和发展的基础。高职院校的人事档案管理工作不是孤立的，其工作的开展受到各种条件的制约，如社会、学校领导、档案工作人员等。

然而，大家目前并没有认识到高职院校人事档案工作的重要性。所以，档案管理人员一定要加强与领导的沟通，引起领导对档案工作的足够重视，促使其将人事档案管理工作纳入学校的工作计划，同时，要为档案工作争取足够的经费和资源，以确保档案工作的高效运转。要通过各种方式加大档案工作的宣传力度，如可利用广播、海报、校刊、会议等，提高大家的档案意识，要让大家切实体会到，人事档案是学校选拔人才及人员任用的可靠依据，同时也是维护职工权益、澄清相关问题、落实相关待遇的可靠凭据。要激发教职工关心人事档案的热情，积极引导其主动向学校移交重要人事档案材料，提高他们的档案意识，形成一个全员共同参与档案建立、档案管理和档案应用的和谐局面。

二、充实档案内容，提高利用价值

现在的高职院校人事档案主要包含了一些履历性内容，是个人成长历史的真实记载，为学校的党组织工作和人事工作提供了可靠的信息参考。

但是随着社会的发展 ，现行的人事档案已经越来越不适应现行的人事体制，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“绩”的材料少，不能很好地为学校人事工作和人事决策提供高质量的服务。现行人事档案中应该多加入反映干部本人知识结构、科研水平、专业特长、兴趣爱好和成绩等方面的材料，多注重个性特征、职业偏好等,使人事档案始终处于动态的过程，避免人事档案没有任何个性、特点，出现“千人一面”的情况。人事管理部门很难从这样的人事档案中提取有意义、有价值的信息，为了避免这种情况的出现，我们必须定期对人事档案材料进行鉴别、更新，使人事档案“活”起来，使人事档案内容处于不断更新的状态。

同时，要添加完善个人信用档案的内容。人事部门可以利用有关档案信息，针对每个人的基本情况，如个人特长、喜好、现实需求等采取不同的激励措施和管理办法，在最大限度地满足成员需求的同时，提高员工的工作效率，确保部门高效正常运转。

三、高职院校人事档案信息化建设的统一化、标准化、规范化

高职院校人事档案的统一化、标准化、规范化是档案信息化建设的重要基础之一。然而，现有的人事档案信息化系统在统一化、标准化、规范化方面存在滞后和应用软件混乱的状况。

因此，在档案信息化建设过程中制定与推行相关的标准规范尤为重要。要研发标准统一规范、可以推广使用的管理应用软件，首先要有规范的管理标准，包括：规定、规划、标准、规范等。有了统一的标准就要执行，使电子数据的整理、保存、转发、使用等工作都实现有序化，避免出现不能兼容、各自为政、重复建设等现象。其次要有统一的技术标准规范，包括文件、档案的数据存储压缩规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。

同时，高职院校应该根据学校自身的特点和工作需要，建立各项有效的规章制度，在规范使用人事档案管理系统的同时，使人事档案管理工作有章可循，科学规范。

四、建立人事档案管理信息系统

要想建立人事档案管理系统，就需要有一个存储人事档案基础信息的数据库，这些数据可以作为构建人事档案管理信息系统的基础。在建立信息数据库的过程中，档案管理人员首先要确保人事档案信息的真实性，包括：出生年月、参加工作时间、加入党、团的时间以及学历学位等问题。特别是出生年月，出现的问题比较多，有的材料记载公历生日，有的材料记载农历生日，有的仅出生年月这一问题，一份档案中就有四五个版本，这种情况要特别注意，凡原始材料中记载不一致的，一定要仔细审查，以组织核定为准。

其次，在人事档案材料从纸质档案到电子档案的转变过程中，要确保人事档案信息本身的准确性和完整性，如需要将纸质的档案文件通过扫描仪、微缩影像等数字设备转化为易于复制的电子格式时要及时转换。同时要做到对各条档案信息逐一核对，确保档案材料本身真实、无误。

再次，人事档案的内容要全面详实、信息准确，不仅要包括人员基本情况，而且要包括人员的学习经历、工作情况、职务、职称、工资的演变情况，科研成果及家庭成员关系情况等。通过数据库建立人事档案部门便于查找、比较、分析、统计的检索工具，这个系统要具有良好的操作界面，便于工作人员对相关人事数据的输入和输出，同时还应具备简便的搜索、改正、统计分析等功能。为了提供信息检索的效率，当相关人员人事信息变动时，系统要及时更新。一些基本的人事信息，如工资调整、职位变化、组织关系等，可作为人事部门的决策参考，同时，该系统还可以对现有的人事信息进行分析、总结，并可对将来的人事情况走势做必要的前瞻分析，为领导的决策提供最大限度的数据支持。

五、做好人事档案数据资料的保密和安全工作

人事档案不是孤立的，它既具有个人性，又具有社会性，既是个人学习经历、岗位变动、奖惩信息的记录，又是每个人社会活动的一个缩影，因此，从某种意义上讲，档案属于个人隐私，同时又属于国家和党组织的秘密。然而，在当前档案系统的条件下，由于对档案使用者、使用范围、使用目的等的管理均不甚规范，因此具有很大的安全隐患，存在较大的安全风险。

故而，档案管理人员一定要重视档案信息安全，将信息安全放在突出位置，强化安全保密意识，制定积极有效的档案查阅制度。人事档案的查阅可以包括公开的信息和非公开的信息两个组成部分。公开的信息可以包括姓名、性别、籍贯、出生年月、参加工作时间、学习经历、工作经历以及岗位和职称变化等。非公开的信息可以包括个人鉴定、薪级变化、评价、惩罚、处分等涉及个人隐私的材料。

对于在互联网上公开提供相关服务的档案信息，对查阅人要进行严格的身份权限认证，同时，对于保密范围的人事信息，一定要严格禁止网上共享，确保管理系统数据的安全可靠。平时对数据库要及时进行备份，处理好信息数据库公开使用、限制使用和内部使用的界限，严把人事档案利用审查关，不该提供的内容绝不提供。要对高职院校人事档案进行信息化，同时又要切实保证相关信息的安全，要正确处理好开发和保密、利用与安全的关系。

建立安全技术保障体系，根据档案信息使用者的不同目的，设定使用权限，根据不同密级，确定控制访问的许可范围。

六、加强学习，增强档案管理人员素质

首先，要提高人事档案管理人员的政治素质，一方面，在思想政治上要与党中央保持高度一致，以科学发展观和创新的理念武装头脑。另一方面，要严格遵守保密制度，提高责任心，同时还应具有良好的职业操守，绝不出现档案资料的漏归、错归现象，虚假材料要一律剔除，让其无处藏身，以饱满的工作热情、严格谨慎的做事态度、良好的专业素养服务于人事档案事业。

其次，要建立良好的学习机制，定期对档案工作人员进行各种形式的培训，通过讲座、知识小竞赛等对人事档案的新政策、新制度进行学习。同时，对其要增强业务知识的培训，在拓宽其知识面的基础上，提高其综合分析能力，还要加强计算机基础知识和人事档案管理系统的掌握和运用，努力使高职院校人事档案工作人员成为既具备档案专业素养，又熟练掌握计算机相关信息技术的复合型专业人才。

高职院校的人事档案管理主要是以高校的改革发展为中心，为高校的人力资源开发、信息利用等提供服务。而高校是以教学和科研为主要业务的事业机构，有着得天独厚的软硬件环境条件，为建设和实现档案信息化创造了条件。我们应该充分发挥高校自身的特点，以科学发展观为指导，立足现在，规划未来，更好地为高职院校服务，为教职工服务，从而推动高校人事档案工作的健康、顺利发展。