新时期高校档案利用探究*——以湖州师范学院为例

程培英

(湖州师范学院档案馆,浙江湖州 313000)

新时期高校档案利用探究*
——以湖州师范学院为例

程培英

(湖州师范学院档案馆,浙江湖州 313000)

高校规模扩大和信息技术发展给高校档案利用服务工作发展带来新的挑战和机遇。本文针对高校档案利用工作的现状,从存在的问题及原因、发展对策两方面,探讨了新时期档案利用的新趋势,认为要适应信息化和网络化时代的需要,必须增加档案管理人员编制,提高档案管理人员素质,加快信息化进程,创新服务利用手段,丰富服务利用内容,建立健全规章制度。

高校档案;利用服务;制度

高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的,归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录,是高校最宝贵的信息财富之一[1]。进入二十一世纪,随着高校办学规模的不断扩大,以及信息化浪潮的推进,高校档案利用服务工作的模式正在发生改变。笔者在多年的工作实践中,深切体会到,高校档案利用服务工作必须加快改革,才能适应新世纪高等教育发展的需要。

一、我校档案利用工作存在的问题及原因

(一)利用方式单一

目前,我校档案利用服务的主要方式是提供档案原件,为需求者提供查阅、复印。据不完全统计,近四年来,共有2578人次来我馆查阅和复印档案4068卷次。在查询方式,现场纸质档案查阅占99%以上,来函查询方式约占1%,网络提供利用近乎为0%。这个现象说明,我校档案馆馆藏资源利用方式非常单一,影响利用效率,尽管发挥了档案馆资料应有的作用,但远不如数字化档案利用更便捷、效率更高。

(二)人员结构不合理

我校档案馆工作人员以女性为主,且整体年龄偏大,平均年龄超过40岁。更为不利的是,既懂档案知识,又懂历史、计算机、中文等方面知识的人才较少,人员知识结构呈现不合理。我校档案馆现有专职人员5人,分别负责文书、人事、教学、科研、财务、声像等档案的收集和利用等管理工作。受限于历史和现实原因,管理人员专业契合度不高,全部为非档案专业毕业,工作方式多为经验摸索。针对我校目前档案人员的结构现状,应适当引进具有档案专业或相近专业的本科以上毕业生,从而提高档案管理工作队伍的数量和质量[2]。

(三)理念和制度落后

档案资料蕴含着丰富的信息资源,一直处于未挖掘状态。由于档案管理队伍综合素质不高,主动服务意识不强,以被动服务为主。档案管理的规章制度尚不健全,我院档案馆现有的规章制度还是2003年制定的,已经无法适应新时期档案的需要。由于制度建设的严重滞后,当新情况出现时,因无章可循,最后只好请示领导定夺,这将影响了档案服务利用工作的效益。

(四)信息开放严重不足

我校档案部门由于其服务范围的狭窄性、服务对象的特定性,服务内容的保密性,通常情况下师生不需要利用本人档案,以至于很大一部分教师、学生还不知道本校档案馆的位置。档案馆的工作人员对应该开放的档案,既没有精力,也没有动力去开放提供利用,导致师生员工对档案工作了解不多,存在严重的信息不对称。

二、新时期高校档案利用服务工作发展对策

(一)推行信息化,提升利用水平

网络和信息时代,档案利用服务工作必须走数字化道路,要大力开展信息化建设,力争实现档案资源数字化、传递方式网络化、业务交流方式互动化。鉴于档案馆数字化建设的投入巨大,仅仅依靠高校档案部门的日常经费几乎不可能完成,需在国家政策和学校专项资金的引领下,充分调动各方力量,以保证高校档案硬件设施建设到位。高校档案利用服务工作要满足新时期的用户需求必须进行信息化建设。要实现档案资源数字化存储和传播,除资金投入外,还迫切需要引进从事档案数据化的紧缺专业人才。就我校而言,档案部门可以通过与校内其他部门沟通与合作,向相关学院借调此方面人才,帮助建设、维护档案管理系统或档案门户网站,有效缓解档案部门人才紧缺的困境,强调积极利用信息技术,推动档案服务模式的创新。高校档案部门要依照自身的需求和特点,利用信息技术建立档案网站、档案数据库,丰富档案信息资源的传播方式,以实现档案工作的网络化服务。另外,为保证档案资料中私密信息的泄漏,还需要专业的网络管理和维护工作,以避免出现信息泄漏事件。

(二)改善和创新档案利用服务手段

当下,新校区的兴建在扩大学校办学规模的同时,也为多个校区间有效为成员提供档案服务带来诸多不便。高校档案部门的结构化参考咨询服务可以采取以下三种方式:①电话咨询。建立健全档案电话查询机制,在学校官网公布可公开查询的档案类别,如学历、入党团时间、工龄、工资等。建立相关工作人员的热线读物机制,便于有需要的人员通过电话咨询。但这种方法存在耗时多、服务范围有限的缺点。②电子邮件服务。这是结构化参考咨询服务最为普遍也是最容易实施的一种类型,它可以采取一对一方式,即每个高校档案工作人员针对一个用户提供服务,也可以采取多对一方式,一个高校档案工作人员为多个用户提供服务。实施这种参考咨询服务的用户只需要通过电子邮箱与高校档案部门的公共邮箱进行信息的交流便可实现。这种参考咨询服务方式方便快捷,操作容易,运营成本低,是高校档案部门值得推行的方法。③网页参考咨询服务。这主要是随着网络的迅速发展而出现的一种服务方式,它可以为用户和高校档案工作人员之间提供良好的交流平台。网页参考咨询服务要求用户在档案网站上成为注册用户并发出申请,然后提交给高校档案工作人员。高校档案工作人员在接到信息需求单后,根据要求进行信息查询,并将检索结果按照用户选取的方式予以传送。网页参考咨询服务方式能够为用户在网络检索时提供必要的帮助,并有助于档案部门通过用户提交的信息需求单来了解用户需求,能有效拉进用户与档案部门之间的距离[3]。但这种方法存在着易泄漏信息、交流信息滞后的问题。

(三)丰富高校档案服务内容

高校档案馆的功能主要分为档案收集保管和提供利用两部分,而根据档案利用群体的不同可分为高校内部利用和社会利用[2]。近几年我院档案社会利用群体主要是已毕业学生因毕业证丢失需要提供学历证明外,还有部分涉外业务,如学生出国留学办理护照时,需要档案馆提供学生的学籍、毕业证书、学位证书等相关证明的翻译件[4]。这是高等教育国际化浪潮对档案服务工作提出的新问题。目前,高校的档案接待利用部门需担负起工作职责,提供给利用者原件的复印件,即使没有能力为利用者提供翻译服务,也至少应该有人能胜任原件和翻译件的比对工作。

(四)加强专业知识培训和道德建设

服务质量是高校档案工作永恒的主题,对于保持档案工作生命活力十分重要,而档案服务人员的自身综合素质是服务质量和水平的重要保证。高校档案工作的服务质量,取决于服务人员的服务质量。按照教育、国家档案局共同颁布的《高等学校档案管理办法》【27号令】的要求,档案工作人员除了应该遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,还要具备相应的档案业务知识、科学文化知识及现代化管理技能[5]。特别是在当前档案信息化建设不断发展的社会背景下,档案服务人员更要更新观念,解放思想,树立正确的职业道德观、岗位责任意识和岗位技能危机意识,唯有如此,才能实现自身同档案工作发展与时俱进。

(五)完善档案利用的相关规章制度

制度建设是高校档案工作实现制度化的关键,建立完善的档案工作规章制度,有利于我们在档案利用工作中避免出错,做到有章可循、有据可查、有序开展、有效管理,从而实现高校档案工作的制度化管理。但从本校档案工作的实际情况来看,我校档案工作的制度建设及实时修订工作相对滞后,日常各项工作的开展更多地依靠上级主管部门或学校领导的指示,规范化程度较低,档案工作长期处于应付领导需要的状态,基本谈不上高水平服务和有效利用。

随着高等教育的快速发展,高校档案数量不断增加的同时,服务和利用要求也显著提高。要适应信息化和网络化时代的需要,必须大力提高档案管理人员的数量和综合素质,加快信息化进程,创新服务利用手段,丰富服务利用内容,建立健全规章制度等。

[1]苏莉.高校档案的校园文化建设功能[J].中国电力教育,2010(32).

[2]宗丽.高校档案管理人员的职业素质构建研究[J].现代商贸工业,2009(8).

[3]王育东,陆加敏.档案信息网站远程服务方式[J].中国档案,2006(6).

[4]刘映红.新时期高校档案利用工作定位的一点思考[J].兰台世界,2010(22).

[5]陈美清.贯彻教育部27号令精神加快档案人才队伍建设[J].科技广场,2009(10).

On Archives Utilization in University in the New Era with HuzhouUniversity as an Example

CHENG Pei-ying
(Archives of Huzhou University,Huzhou 313000,China)

With the rapid development of information technology,the service utilization of archives work in the colleges and universities of the new era are facing new challenges.In view of the current status of university archives utilization service,this paper,chiefly from the two aspects of existing problems and causes,and development countermeasures,discusses the facts that only by constantly improving the professional quality and skills of the archive service personnel,perfecting various regulations and innovating service management can we satisfy the increasing demand for the archive utilization.

:university archives utilization service;system

G619

A

1009-1734(2014)12-0024-03

2014-03-14

程培英,馆员,从事人事档案信息化研究。