地方本科院校院系办公室管理工作的实践与思考——以河池学院教师教育学院为例

韦晓燕

(河池学院 教师教育学院,广西 宜州 546300)

高校教学与科研能良好运转、和谐发展的关键在于管理模式。当下我国高校普遍采用“两级管理、以院系为主”的管理模式。学校一级管理，主要设置学校办公室、教务处等行政部门和教辅部门，以保障人才培养目标的顺利实施。二级管理，主要是各院系基层教学单位的管理机构。目前，地方本科院校将逐步转型培养应用型人才。在人才培养模式的调整中，各院系在办学理念、教学模式、教学管理与行政管理等各方面均发生质的变化。面对新形势、 新任务与新要求, 院系二级办公室管理的管理理念、管理人员的素质等面临严峻挑战。林健平认为，高校办公室管理存在四大问题：“办公室职能和目标模糊不清、办公室工作人员整体素质不高、办公室管理缺乏有效的运行机制、办公室管理技术和手段滞后”。[1]宋银玲认为，高校院系办公室工作具有“行政管理、关系协调、综合服务、教研辅助”的四大职能。[2]

院系二级办公室作为院系教学管理、行政管理最重要的机构，既是沟通和联系上级各职能部门、本院系领导和师生的重要纽带，又是院系内外信息处理加工的中心。为适应高校应用型人才培养模式的转型，二级院系办公室，应转变管理理念不断探索教学管理与行政管理的新方法，提高服务水平，还应树立终身学习理念，增强管理素质。

一、转变管理理念，提高服务水平

二级院系办公室在应用型人才培养中要发挥最大功效，起到更大的作用，首先，应明确办公室的工作职能和工作目标。二级院系办公室为谁服务？“从具体和微观层面来看, 高校行政管理的服务对象应该就是教师和学生( 为教师服务, 为学生服务, 为教学科研服务)”。[3]办公室的特殊地位和职能决定了其主要服务教学与科研的特点。其次，转变管理理念，提高服务水平。由于办公室有一定权限，加上事务繁杂，“官本位”思想的影响，管理上存在“重管理，轻服务”的倾向。二级院系办公室有责任和义务为本院系的人才培养营造良好的发展环境，使本院系的教学、科研工作得以有序地开展，就必须树立人本管理理念。“人本管理原理概括起来至少应有如下五个涵义：即尊重人、依靠人、激励人、塑造人、凝聚人”。[4]现代管理学也认为，管理即“服务”。因此，办公室人员必须转变管理理念，树立“以人为本”的理念，将自身定位在服务者的角色上，由“行政命令式管理”、“被动式管理”向“服务式管理”、“主动式管理”转变，并重视提高服务质量。

(一)提高办公室管理的教研辅助职能

众所周知，高校的教学科研是人才培养目标顺利实施的保障。而院系办公室管理工作，是沟通协调好人、财、物等资源，为教师的教学与科研提供完备、全面服务的。要提高办公室管理的教研辅助职能，需做好以下工作：

1.做好教学信息反馈工作。通过各班学习委员、学生代表座谈会、师生的教学反馈表等形式，及时了解教师的教学情况及学生的学习需求，有效地做好“教”与“学”的双向沟通联系，为教学质量的提升做好基础服务工作。比如小学教育专业本科的课程计划中，舞蹈课程安排在第八学期，学生第七学期教学实习，根据教育实习指导小学生开展文体活动的需要，需要将舞蹈课程调至第六学期。办公室协调向教务处做好课程计划变更申请工作等。

2.征订各学科专业期刊。每年征求本院系各专业教师的建议，征订各学科专业期刊，为教师开展学科教学与科研做好基础服务工作。如征求专业教师建议，为小学教育专业教师征订《小学语文教师》、《小学语文教学》、《语文建设》、《小学数学教师》《小学数学教与学》等期刊。还为教师征订了《教师博览》、《读者》、(作品与争鸣)等通识类期刊，为专业教师提供相关的教学科研信息。

3.在院系档案管理中，要积极发挥教学档案服务教学的职能。地方本科院校在人才培养上定位于应用型人才的培养。如学前教育专业，在应用型人才培养的过程中，注重师范生儿童舞蹈创编、音乐、美术、幼儿园环境布置、学前游戏组织等专业技能。因此，会产生大量的教学实践类档案，例如师范生的“课本剧表演”、“儿童舞蹈”、“微格教学”、“三笔字”、“说课”等光盘、录音等信息资源，以及“手工作品”、“美术作品”等实物档案。这些“都是频繁服务于实践教学的档案。将这些零碎的档案信息资源编研开发，采用‘按需施编’与‘因需选题’的档案编研方法，提炼为《历年师范生说课比赛光盘一览表》”[5]等视频材料，对师范生教师职业技能的培养具有重要作用。将几年来的说课光盘重新整理刻录、归档、备份，便于教师教学时借阅，提高教学档案服务实践教学的职能。

(二)提高办公室管理为学生服务的职能

教育的本质在于促进人的发展，就教师教育学院而言，就是帮助师范生进行自我职业生涯的规划与训练其教师职业技能，增加他们基础教育的适应性。办公室管理工作就是为学生的职业发展创造良好的学习环境，激发学生的学习热情。办公室管理为学生服务，需做好以下工作：

1.做好学生专升本的服务工作。如学前教育专业专科学生较多，都有读本科提升自我的愿望，办公室要主动做好专本衔接自学考试报名、培训、成绩数据录入、成绩查询工作。

2.收集信息，主动为师范生提供各种职业资格考试与就业信息。比如每年上半年、下半年定期向各院系师范生传递中小学教师资格考试信息、全国计算机等级考试信息、用人单位招聘信息等，为师范生的就业增加竞争力，以及拓展就业渠道。

3.组织举办院系内外专家的各种学术讲座或优秀教师成长叙事的专题讲座，做好外聘教育专家的联系、接待等后勤保障等工作，通过组织专题讲座活动，开拓师范生的专业视野，促使师范生不断思考，尽早树立专业思想，进行职业生涯规划。

4.做好师范生各类考试成绩信息的数据录入、成绩查询工作。如普通话测试成绩、英语四六级成绩的查询服务工作。

(三)提高办公室行政管理的职能

办公室是连接上级各行政职能部门、沟通联系本院系领导和师生之间的纽带。既是院系领导开展教学管理工作的参谋与助手，又协助院系领导做好有关各部门的协调工作，对各项具体工作起指导、督促作用。办公室的行政管理职能，主要“侧重于制度、机制和运作层面要求制度化、规范化、科学化，以达到提高工作效率和质量，实现工作目标”。[6]需做好以下工作：

1.协助领导建立和完善院系各项规章制度。建立与健全院系各项规章制度，可以使办公室的各项工作有章可循、有规可依，使办公室管理走向制度化、规范化、科学化。教师教育学院办公室结合本院实际情况，制定了《教师教育学院教师岗位职责》、《教师教育学院行政岗位职责》、《教师教育学院办公室管理制度》、《教师教育学院考勤制度及处理细则》、《教师教育学院教学质量信息反馈控制的暂行规定》等制度，健全岗位责任制，明确教职工岗位和职责划分，明确规范办事、办文、出差程序，使各项工作做到制度化、规范化。

2.做好院系内外的沟通协调工作，为领导分忧解难。办公室管理工作离不开其它部门的理解、支持与配合。因此，作为办公室人员，要有公关意识，主动加强与校内各职能部门和其他院系的沟通交流，建立良好的人际关系。比如，教师教育学院承担“国培项目”、“区培项目”的培训工作，以及“中小学教师资格考试”等考务工作，需要外聘教育专家、需要做好专家的联系、食宿、交通、报账等后勤保障工作。特别是“中小学教师资格考试”，需要协调好学校各职能部门，各司其职，才能做好考务工作。因此，做好院系内外的沟通协调工作，是办公室管理工作的重中之重。

二、树立学习理念，增强管理素质

办公室人员既要有良好的政治与思想素质，又要具备工作岗位相应的专业知识与能力素质，才能干好本职工作。各院系办公室主任与管理人员，多是从教师、辅导员、教辅人员中选聘，有的是留校的毕业生，有的是高职称人员的家属。大多数没有文秘、管理学专业学历，在办公室管理人员的组成上，也没有注意文理工等多种专业的合理搭配。学历、经验各不相同，管理素质也参差不齐，这些因素在一定程度上影响了办公室服务职能的有效发挥。因此，办公室人员应树立终身学习的理念，加大学习力度，通过自学与短期培训，更新与优化自身知识结构，学校也要树立“重使用，重培养”的理念，给办公室人员提供短期进修的机会，多渠道提高办公室人员办事办会写文的能力，进而提高办公室工作的质量与效率。

(一)提高办公室人员的公文写作能力。

办公室人员应自学《应用文写作》、《国家行政机关公文处理办法》等书籍、文件，掌握应用文写作格式，具有熟练运用语言文字的表达能力。比如，笔者撰写了《教院领导到金城江区进行学前教育调研》、《教院启动“国培计划”学前顶岗实习支教踩点工作》、《教院领导到宜州市实习点检查小学教育专业实习工作》、《教院召开加强教风建设工作会》等新闻稿，深刻感受文字功底对办公室人员提升工作质量的重要性。

(二)提高办公室人员的档案管理与协调的能力。

通过自学学习《档案法》《高等学校档案管理办法》，掌握档案工作的文件精神。积极参加校内外组织的档案业务知识短期培训，参加同级院校档案业务的交流考察活动，掌握教学档案的编研与归档工作，提高编研的档案服务教学的水平。

(三)提高办公室人员的协调能力和心理素质。

管理是与人打交道的工作，必须具有处理复杂矛盾的能力、领会领导工作意图能力、人际交往能力等。因此，办公室人员还应自学《人际关系学》、《人际交往心理学》等书籍，在管理过程中，由于事务繁杂，矛盾汇集，容易产生烦恼等心理，只有具备一定的心理学知识，学会调整心态，才能冷静、高效地处理各种问题。才能更好地换位思考，从而理解人、把握人、服务人。比如，学生对课程设置的建议、对教学的反馈、对生活需求的建议等，都需要管理者协调、正面引导及处理解决。因此，良好的协调能力使管理工作如虎添翼。

三、实现办公自动化，提高服务效率

目前各高校已开通数字化校园平台，开发或购买办公自动化系统。如网络教学综合平台、人事信息管理系统、协同办公系统、教务管理系统等的开发，为高校行政管理、教学科研提高支撑环境，校园网的利用，既能使管理者与师生能及时沟通交流，又便于学校政策文件精神的及时传达，大大节约管理成本，提高服务效率与服务水平。作为各院系的二级办公管理，在数字化信息引领的今天，要求办公室工作高效、快捷，实现办公自动化。办公自动化(简称0A )，以计算机为媒介，可以将办公室人员与师生用计算机数据这一无形的“线”有机联系，实现公文、通知等的上传下达，实现办公数据、学生成绩的采集与汇总，大大减轻工作强度，提高服务效率。因此，要做到办公自动化，需开展好以下两项工作：

(一)加强院系办公室的硬件建设。

比如投入经费，为二级院系购买计算机、复印机、扫描仪、打印机、传真机等硬件设备。现代化的管理手段，可真正实现办公室管理的快速、 高效的工作目标。

(二)加强院系办公室人员的软件建设。

通过校内短期培训，提高办公室人员的办公自动化水平，以实现办公自动化。比如，办公室自动化中的电子表格是常用的一款软件，可制作复杂的表格文档，进行繁琐数据计算等，办公室人员必须掌握。工作软件的下载，如Word转换成PDF格式转换器的下载与运用，公文的发送、电子邮件、信息的采集、处理、存放等，这些技能都应该掌握，才能实现快速、高效的无纸化办公和网络化管理，更好地为全院系师生教学科研服务。

总之，高校各院系办公室管理不仅需要管理人员转变观念，树立服务意识，自主学习增强管理素质，更需要学校层面在办公设备的硬件建设上加大投入，营造良好的办公自动化环境。特别是重视建设一支服务理念强、专业水平高的管理队伍，使之以不断提高的专业水平更好地为教学、为师生服务。

参考文献：

[1]林健平.高等学校办公室管理创新对策研究——论办公室的“四心法则”[J].内蒙古农业大学学报，2009，(3)：153.

[2]宋银玲.浅析高校院系办公室的优化管理[J].科技信息，2009，(34)：294.

[3]邝洁.论我国高校行政管理的服务特性[J].湖南社会科学，2010，(1)：206.

[4]陈思泽.创新管理理念做好新时期高校院系办公室管理工作[J].西南农业大学学报，2008，(6)：199.

[5]韦晓燕.对新建本科院校院系教学档案管理服务教学工作的思考[J].河池学院学报，2013，(3)：85.

[6]胡轩.论高校院系办公室管理与服务职能建设[J].漳州师范学院学报，2010，(1)：163-164.