论高校固定资产清查与管理的加强与创新

2014-04-08白广梅赵靖强

实验科学与技术 2014年2期

白广梅，赵靖强

(北京工业大学环境与能源工程学院，北京 100124)

高等学校的固定资产是国有资产的重要组成部分，是高校教学、科研的物质基础和必备条件，也是衡量高校办学规模及办学水平的重要指标。因此，切实做好固定资产管理工作同提高教学质量有着同样的重要性，是高校生存和发展的生命线。长期以来，由于管理意识和管理体制上存在诸多问题，固定资产管理工作一直是高校管理工作中的一个薄弱环节。近年来，虽然高校都加大了对固定资产的管理力度，初步建立了管理制度和管理措施，形成了适于高校特点的管理办法。但由于高校固定资产数量庞大、种类繁多、分布范围广，使用者既包括学校各个单位也包括相关个人，在管理上存在一定的难度，而且不断出现新情况、新问题，因此如何进一步管好、用好固定资产成了一项新的研究课题。

1 固定资产清查的必要性

固定资产管理的核心集中在一个“管”字上，资产管理中出现的种种问题归根结底都是由于管理不到位造成的。固定资产清查是加强固定资产管理的一种手段［1－4］。

通过固定资产清查，不但能理清高校固定资产的“家底”，做到账物相符，使资产账面价值真实、可靠，为资产管理与预算管理的有机结合提供基础，而且可以检查资产管理水平，查找资产配置、使用、处置等多个环节的管理“真空”和“漏洞”;查明固定资产流失的内在原因，从而找到堵塞管理漏洞、防止资产流失的对策。更重要的是，通过固定资产清查，可以使学校的资产管理者准确掌握固定资产的总值、仪器设备的数量、分布、使用状况等情况，从而为学校领导者做出科学决策提供依据。

2 固定资产清查的原则

总的来说，进行固定资产清查要遵循三个原则［5］:(1)坚持“谁拥有，谁负责”的原则。这样才能保证每个资产真正落实到某个人的头上，不再出现以往“踢皮球”的现象。(2)全面彻底的原则。清查过程中不能形式化，走过场。要全面彻底地进行清查，以物对账，对账查物，查清资产的来源、去向和管理情况，做到见物就点，是账就清，不重不漏。(3)实事求是的原则。对盘盈的资产要全部估价入账，对盘亏的资产，要按规定程序报批后进行处理并做相应的财务调整。

3 固定资产清查的措施

进行固定资产清查一般分三个阶段。

(1)自查阶段是一个关键环节，关系到资产清查工作的成败。该阶段的具体工作一般是由基层资产管理员组织相关人员完成的。该工作比较繁重，基层资产管理员必须本着实事求是、全面彻底的原则，不辞劳苦、耐心细致地对账查物，如发现账目的相关信息出现差错、不全等问题，应及时进行修改、补充，对于盘亏盘盈的资产应做好相应的处理。相关人员主要是领用人包括教师和实验员也应不厌其烦、积极配合基层资产管理员做好自查工作。实际上，虽然自查工作需作为一常态性工作定期进行，但只要第一次工作做到位，以后的自查工作就不会再像第一次那样劳神费事，毕竟新增新减的资产相对会少很多。

(2)核查阶段是学校组织固定资产清查工作小组对各学院、各实验室进行核查。核查工作对自查工作具有督导作用，不可或缺。核查时应根据自查后重新更正的固定资产清单到现场一一核对，不留死角。核查时不能简单看看外表就确认签字，否则就很有可能导致部分固定资产账物不符，因有些仪器设备外貌很相似，其实此物非彼物。实际上，目前很多高校都引入了较为先进的条形码技术，在建立固定资产时都打印了固定资产条形码标签，并要求将条形码标签粘贴在对应的固定资产上。核查时清查工作小组就要充分利用这一先进技术，不但要检查固定资产条形码标签是否存在且完好，还要使用带有条形码扫描功能的手持数据终端进行现场信息核实，确保账物一致，防止偷梁换柱的事情发生。

(3)巩固阶段在固定资产清查中也是一个很重要的环节，它起到巩固固定资产清查成果、防止前清后乱现象出现的作用。因为应教学或科研的需求，在固定资产核查工作结束后总会增加一些新的固定资产，或者一些过时的、损坏且无维修价值的固定资产需要报废，或者原有资产信息发生变化如领用人发生了变更……这时候必须按照规定做好资产的验收、登记、报废、信息更正等工作，巩固固定资产清查成果，确保固定资产账物相符、信息准确。

4 固定资产管理的加强与创新

加强固定资产管理，仅仅做好固定资产清查远远不够，相关人员的观念和固定资产管理的制度也需加强、创新。

4.1 管理观念的加强与更新

人是制度的实施者，国有资产的管理无论在何种程度上实现信息化、规范化，最终执行的都是相关人员。长期以来，高校从上到下资产管理的意识比较淡薄，不重视基层资产管理工作。基层资产管理员基本上由教师或实验员兼职，而且多数都是“半路出家”，由于上面重视不够，加之自己管理意识不强、时间精力不够以及管理素质不高等原因，工作很难做到及时、准确、到位。

要扭转这种局面，首先学校上上下下的各级管理人员必须进一步增强资产管理意识。其次要采取一系列措施，如定期举办资产管理人员的培训与交流，探讨交流资产管理创新的必要性和可行性;提高基层资产管理人员的待遇，给予他们一定的工作量或经济补助，以调动他们工作的积极性和稳定性。除此之外，还要更新管理观念，探索新的管理思路。成本管理意识［6－7］的提出即是一个很好的资产管理观念创新。只有树立成本管理意识，才能明确效益优先，在配置资源时，更加注重办学效果与资源投入成本之间是否相适应，使资源配备更加科学、合理，资产管理中出现的资产重复购置、资产利用率低下等问题才能得到有效控制。

4.2 管理制度的加强与创新

建立健全资产管理制度，是固定资产管理工作的重要内容，也是固定资产管理工作正常运行的保证［8］。近年来，随着各高校对固定资产管理力度的加大，一些行之有效的管理制度虽已建立，但还需加强与创新。

一直以来，高校资产配置和使用过程中发生的费用全部由学校来承担，各部门基本上不支付任何成本，加之各部门仅从本部门需求出发，甚至单位之间相互攀比，片面追求“小而全”，片面追求仪器设备的“高、精、尖”，很少考虑资产的实用性和投资效益，固定资产盲目购置、重复购置、资源配置不合理、闲置现象常有发生。例如，在设备购置方面，由于缺乏成本意识，不注重可行性分析，缺乏市场调研，结果造成设备购买之后利用率低下，甚至自购买之日起就束之高阁，而仪器设备的淘汰更新较快，如果不设法提高其早期使用率，则这些仪器设备的无形损耗加大，造成固定资产的“无形”流失;在设备使用方面，由于成本意识淡薄，一方面将资产当成“私有”财产，宁可闲置也不允许其他部门使用，一方面又疏于管理，对设备的维护、保养不及时，不到位，造成一些设备过早地“退役”，极大地缩短了资产的使用寿命，同样造成固定资产的“无形”流失。

近年来，固定资产的“有形”流失已逐渐为人们所注意，然而固定资产的“无形”流失尚未引起足够重视，尽管这类流失在资产流失中占相当比重，尤其是大型设备和精密贵重仪器。防止和减少这种“无形”流失，以及扭转各部门在争取资源上的无节制性，关键在于制度创新。建立高校资产配置和使用的成本分担制度，是实现这种自我约束机制的有效方法［9］。实行资产成本分担制度，就是让使用部门也承担一部分资产购置和使用的成本，使他们树立起资源使用的成本意识，规范自身的资源占用行为，从而达到提高资产利用率的目的。

与此同时，还要加强资源共享机制，加大资产调剂力度，促使资产的合理流动，提高使用效率。其实早在资产配置不合理、利用率低下问题出现后，各高校就提出优化校内资源配置、实现资源共享，并建立了资源共享机制，但由于网络不健全，结果并没有实现真正意义上的资源共享，资产配置不合理、利用率低下问题也没有得到真正解决。随着网络技术的快速发展，目前各高校基本都建立了网络版固定资产信息化管理系统，这使得资源共享成为可能。但目前一些高校的非资产管理人员没有登录固定资产信息化管理系统的权限，即使是基层资产管理员，登录权限也仅限于本部门的固定资产，这样就有可能导致领用人在不知情的情况下自行购买时又出现了资产重复购置的现象，所以我们认为在技术条件允许的情况下，应将登录固定资产信息化管理系统的权限放宽。让所有教职工在自行购买某仪器设备前都可登录固定资产信息化管理系统进行查询，看看校内哪个部门有性能相同的设备，在使用率不高的情况下是否能共用或租借。这样才能有效防止资产重复购置的现象发生，否则资源共享只能停留在口号上。

另外，还要建立一套有效的固定资产使用效益评价机制。目前一些高校已建立了大型仪器设备使用效益评价机制，每年年底要求领用人填写考核表，并提供支撑材料，这在一定程度上确实起到了督促作用，提高了资产的使用率。更重要的是，实施固定资产使用效益评价机制，加上其他制度如资产配置和使用的成本分担制度的实施，可以更有效地避免某单位为方便一时之需而重复购置资产。