谈招标代理机构的风险管理

靳 攀

(山西中量工程招标代理有限公司，山西 太原 030002)

谈招标代理机构的风险管理

靳 攀

(山西中量工程招标代理有限公司，山西 太原 030002)

分析了招标代理机构在政策变化、招标形式改变、工程招标流程等方面存在的主要风险，并提出了深入研究相关法规、规范作业流程、有效控制财务管理等完善管理体系的相关措施，以提高招标代理机构防御风险的能力。

招标市场，风险管理，工程管理，竞争

0 引言

现如今，招标代理机构的数量呈现逐年增加的趋势，面对日益激烈化的市场竞争，相关政策也在不断的变化。要想在市场中立于不败之地，就要加强机构自身的风险防范意识，提高自身竞争力，只有这样才能在如此激烈的竞争中站稳脚跟。

1 招标代理机构中的主要风险

1.1 外部风险

1)政策的变化所导致的风险。

在以往，招标人选择招标代理机构采用的是自主选择的办法来进行的。招标人从招标市场中选出一些优秀的代理机构，将它们列入名册。招标人根据各企业的综合能力，从名册里确定有类似业绩及服务能力的招标代理机构作为特有项目招标的代理机构。但由于政策的变化，国家出台了一些相关管理办法，这样一来原有的招标机制在一定程度上发生了很大的变化。使原有的自主选择确定代理机构变为综合比选选择代理机构，使得代理机构竞争更加激烈，导致部分招标代理机构业务下滑。

2)招标形式的改变。

随着科技日新月异的发展，很多招标单位采用了电子招投标的方式来进行招标。相关部门对该种形式的招标表现出了前所未有的重视，单从这一方面来讲，在很大程度上电子招标得以推广。该招标方式不但在一定程度上完善了社会监督机制，还在规范相关管理标准方面发挥了极其重要的作用。随着这种招标方式的实施，传统工程招标方式逐渐被取代，这直接导致了招标代理机构业绩减少。

1.2 内部风险

1)在工程招标的流程上存在风险。

按照国家招投标的相关规定，招标代理机构在进行工程招标的时候，要遵循一套科学系统的招标流程。一般来讲，相关流程是这样的：签订招标代理委托合同→根据业主的实际需要为业主制定出一套完整的招标方案→编制招标文件→发布招标公告→发售招标文件→组织现场踏勘(根据项目需要)→投标预备会→编制递交投标文件→组建评标委员会→组织开标、评标→确定中标人、发放中标通知书→签订项目合同。但从实际情况来看，在招标流程中的任何环节都可能发生突发状况。例如业主与招标代理机构签订了合同以后，由于类别不同的原因，部分业主对招标的详细流程不甚了解，有的虽然说具有一定的理论知识，但是对实际工作缺乏了解。一些业主甚至还提出了诸如减少招标公告时间这种问题。招标代理机构如果在处理这种问题的时候不够谨慎就很有可能给业主带来困扰。

2)工程项目招标中的财务风险。

由于种种原因，相关工作人员和业主的沟通较多，但在招标代理机构中，部门之间的沟通却越来越少。进而导致了工程相关资料丢失的现象发生。由于资料的丢失，单位的资金回收和财务上，不能得到很好的衔接，造成了收入减少的现象出现。

3)服务质量带来的招标代理风险。

招标代理机构是有着较强专业属性的第三方中介服务组织，需要具体的项目负责人有较高的综合素质，首先是要对整个招标工作的专业知识有系统的了解，这包括专业的知识和与此相关的各项法律法规；其次还要对目标任务尽可能详细的了解，并可以和业主进行有效的沟通。招标代理的业务范围往往涉及房屋建筑、市政道路、化工能源等各种各样的工作类别，在工程中的任务类型包括勘察、设计、监理、施工、设备采购等等各个环节。相关工作人员要对于各个环节的情况有一个基本的把握，除了国家规定的法规，对于一些地方政府的法规文献，招标代理从业人员也要及时学习，提高对异议的处理能力。招标代理作为工程招标过程中的中介服务组织，在整个项目的进程中具有承上启下的作用，一方面要尽量在整个招标过程中维护好业主的利益，找到最合适的投标人。另一方面，还要处理好和投标人之间的关系，投标人作为工程的另一个主体，需要招标代理在招标过程中对投标方的疑问进行详细的解释。招标人和投标人之间是否能够顺利的进行合作，与代理的工作密不可分，招标代理要尽量处理好关系，避免引起合作过程中的纠纷。

4)招标代理机构业务人员违背道德的风险。

招标代理机构在招标过程中起到承上启下的作用，既需要和业主接触，还需要和投标方接触，因此难免在过程中会掌握双方的商业机密，这对于招标代理工作人员的道德水准提出了考验。许多招标代理机构经受不住利益的诱惑，与投标人进行私下里的暗箱操作，通过对于投标人的推荐和评委的指定使得整个招标过程向着某一个固定的投标方倾斜，招标代理经常会面临这种道德的考验。

2 在工程招标代理机构中建立与完善管理体系的相关措施

1)抵御外部风险。

a.招标代理机构在进行工程招标的时候，要将业务来源于收入单一的情况加以避免。除了要发展招标代理，还要将自身的工程招标业务范围加以扩大，实现与促进行业的良性发展，将自身的抗风险能力加以提高。

b.招标代理机构的工作人员要将和工程招标相关的法规加以深入的研究。和工程招标相关的法律法规异常庞杂，因此，对于招标代理机构来讲，不但要将原有的法律进行深入的了解，还要时时刻刻关注新出台的法律，将法律中对代理机构不利的因素加以深入的分析，并加以改革。这样做是为了面对突发危机所做的准备。从另一个角度来讲还能将代理机构的业务人员的服务质量从根本上加以提高。当国家出台一些重大规定的时候，代理机构的相关工作人员要和招标单位的负责人进行沟通，使得整个项目能够顺利进展；另外还要侧重于自身业务的学习，在掌握了理论知识的基础上，对理论进行实际应用，机构内的相关工作人员，要有为业主服务的精神，将程序工作加以完善，最终给业主一个满意的答案。

2)在防范内部风险方面。

a.规范代理机构内的相关作业流程，对工作环节的每一个细微之处进行严密的管理。对相关工作人员在工作上制定出更为严格的标准，使得工作中每个环节都做到完美。另外还要将流程的审查批示的程序加以规范。代理机构可以参照先进的管理思想，在工程招标中进行实际应用。将国际质量管理体系引入企业管理之中，最终将企业流程加以理顺。这是提高代理机构管理水平的重要举措之一。除此之外，代理机构还可以引入信息化技术对自身施行科学化管理，结合相关的质量标准进行“闭环管理”，最终实现和电子招标衔接的目标。

b.对企业自身的财务管理进行有效控制。代理机构要将财务相关部门的管理放于最重要的位置，目的是为了避免在招标过程中出现风险。代理机构可以通过专业财务软件系统，对项目的收支进行大概的了解，将业务的具体内容落实在工程招标的每个细节之中，为工程招标的各个环节提供基础，为相关单位负责人的决策提供可靠依据。

c.代理机构对从事招标代理服务的相关人员开展定期业务学习活动，从根本上将业务的服务质量加以提高，招标代理机构需要的是综合性人才，因此，从事该项工作的相关服务人员要具备优秀的自身素质，才能在真正意义上将该项工作做好，从根本上做到令业主满意。招标代理业务涉及面非常广，招标代理机构只有在真正意义上将自己的工作做好，才能做出优秀的代理作品。这就要求相关工作人员必须有熟练的业务技巧作为基础，不单在招标方面要具备很强的业务知识，在造价、合同等方面的知识也要进行掌握。

3 结语

风险对于招标代理机构来讲，是不可避免的。代理机构在实际工作中要对风险加以必要的重视，并通过一切手段，把风险发生的概率降到最低，在机构中对原有的风险管理体系加以综合完善，风险也可以变成一种机遇。

[1] 卢 谦.建设工程招标投标与合同管理[M].北京：中国水利水电出版社，2011：12-15.

[2] 何伯森.工程招标承包与监理[M].北京：人民交通出版社，2009：15-18.

[3] 姚晓宁.招标代理机构的风险管理探讨[J].经济研究导刊，2011(7)：35-38.

Discussionontheriskmanagementofbiddingagency

JINPan

(ShanxiZhongliangProjectBiddingAgencyLimitedCompany,Taiyuan030002,China)

This paper analyzed the main risks of bidding agency existed in policy change, bidding forms change, project bidding process and other aspects, and put forward the research of relevant laws and regulations, standardize the work flow, effective control financial management and other related measures to improve the management system, to improve the bidding agent defense of risk ability.

bidding market, risk management, project management, competition

1009-6825(2014)33-0283-02

2014-09-17

靳 攀(1983- )，男，助理工程师

TU723.2

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