大型医院医疗设备采购流程精细化管理的探讨

杨 坤,邵 蕾

上海市同济医院设备物资处(上海, 200065)

大型医院医疗设备采购流程精细化管理的探讨

杨 坤,邵 蕾

上海市同济医院设备物资处(上海, 200065)

医疗设备采购工作由于环节众多，过程复杂，且工作性质的特殊性、敏感性关系，很多的审批、监督环节无法省略，对工作速度造成了严重影响。该文探讨了一种基于项目团队模式的医疗设备采购管理新模式。打破了采购工作各相关部门的职能壁垒，按精细化管理的原则，构建了一个跨部门的医疗设备采购工作职能团队，快速、准确、高效地完成大型医院医疗设备购置工作，提高医疗设备采购工作的效率和质量，以充分发掘采购工作的效益。

大型医院；医疗器械；采购流程；精细化管理

随着科学技术的进步，医疗设备日益成为医疗技术发展的重要支柱，成为医院的医教研工作开展的必备条件。据统计，目前上海市各三级以上医院的医疗设备资产均超过医院总资产的70%。医疗设备的采购管理已成为医院管理的重要课题。随着上海市医药卫生体制改革的不断推进，医疗市场竞争的日益加剧，对医疗卫生机构的成本控制提取了更高的要求。医学装备部门在医疗设备的采购工作中不仅要建立完善的制度和流程规范，更需要通过采购管理工作，不断提高采购工作的效率和质量，以创造更大的效益。这需要我们通过对部门组织形式、采购流程的精细化管理等方面的改进，进行应对。

1 当前医疗设备采购流程、及其特点

当前大部分医院的医疗设备采购流程一般有以下几个步骤：科室提出申请，院内审批通过后交医学装备部门执行；医学装备部门根据轻重缓急、效益优先的原则制定采购计划、组织论证与市场调研。然后，根据现有采购政策进行公开招标、竞争性谈判等招标采购工作，最后，签订合同、验收、付款。此外，甲乙类医疗设备、干保高端设备项目、申康资本金项目还分别需要卫生局、干保局、申康中心审批后，再下达医院执行。

在整个采购流程中，从提出采购申请到项目立项、招标采购的商务流程再到安装验收、货款支付等环节，需要多个部门甚至单位的密切协同配合。这些部门不仅包括医学装备部门内部的采购、维修、库房等子部门，医院内部的临床、医务、财务、审计等部门，还包括医院外部的供应商。免税项目和政府资金支持的采购项目甚至还需要申康中心，政府采购中心，干保管理部门，医院所属大学及第三方招标公司的支持与协作。在这个过程中，不同阶段的任务要由来自这些不同部门的人员来完成。只有依靠大家的积极配合，采购流程才能顺利进行。在整个流程中，信息传递必须及时、准确。因为每个环节都有等待发生，一旦信息停滞，错误就容易发生。

2 当前医学装备部门的组织形式

近年来，各大型医院医学装备部门依托下属的采购、维修、固定资产管理、库房、计量等班组，建立起覆盖医疗设备从需求论证、购置、保修维护、质量检测直至淘汰报废整个过程的医疗设备全程质量管理体系。而医疗设备采购管理是医疗设备应用安全与质量管理的关键环节。通常，采购部门牵头进行医疗设备采购的计划、审批工作，并负责采购流程的管理；医疗设备维修部门负责处理随后的安装验收环节。

这种组织模式是传统的职能模式，它把相近专业技能和思维模式的人聚集到了一起，有利于专业知识的积累，能提高运作效率。但由于各部门的工作性质不同，容易造成各部门之间的信息沟通不畅，无法有效协同，从而引起工作过程的拖沓，容易引发各种错误。

3 采购工作组织形式和流程的优化

医疗设备采购工作由于环节众多，过程复杂，且由于工作性质的关系，很多的审批、监督环节无法省略，对工作速度造成了严重的影响。而医院的医疗工作又对采购工作的速度和质量提出了非常高的要求。为保证采购工作的效率和质量，有必要对采购工作的组织形式和工作流程进行优化。

鉴于采购工作的过程内部的相互依存度非常高的特点，我们建议打破现有的组织结构壁垒，由医学装备部门牵头，联合院内医务、财务、审计、干保等部门，构建一个跨部门的医疗设备采购工作职能团队，以便于工作中的沟通和协调。同时，我们要将医疗设备采购工作的流程标准化、细分化，管理模式转化为分布式平行网络的管理结构，提高采购流程的效率，增加发现问题与解决处理问题的响应速度。在采购工作的业务流程上，我们建议采用流水线作业的方式，细化采购工作的各个阶段，建立标准化作业程序(SOP)，规定每个阶段的执行时间，责任人和执行目标，并强化对每一环节的监督管理。由此，我们将整个设备采购流程分为以下八个阶段。

3.1采购计划申报

该阶段责任人为科室指定文员。责任人根据不同的医疗设备申报节点，组织并指导各使用科室填写的相应的医疗设备采购申请表。申报阶段结束后，应有责任人汇总所有的医疗设备购置申请，提交给下一阶段责任人。

3.2采购计划审批

采购计划审批根据资金来源和设备分类可分为院内审批和院外审批。医院使用自筹资金进行采购的申请计划须进行院内审批；国家控制的甲乙类设备，申康资本金项目和干保高端设备采购项目，在院内审批完成后，须提交相应的上级主管部门进行院外审批。

该阶段责任人为医学装备部门主管。责任人将上一阶段汇总的医疗设备购置申请进行初步评估、分类后提交医学装备管理委员会进行审议。审议结果经院党政联系会议通过后，形成医院决议。需进行院外审批的项目，提请上级主管部门审批。院内外审批的结果存档并交给下一阶段落实。

3.3采购工作计划的制定

该阶段责任人为医学装备部门主管。责任人在年初拿到上级审议通过后的年度设备采购清单后，制定年度采购工作计划：按照临床科室设备需求的轻重缓急，采购项目的复杂程度，合理制定操作时间表，委派项目责任人；按项目预算金额大小，合理选择操作方式；政府资金支持的采购项目，需根据项目要求的时间节点，及时完成。

3.4采购项目的论证

该阶段的责任人为采购项目经办人。责任人拿到采购工作计划表后，需在规定的时间点，组织项目论证小组，完成项目论证工作。论证小组成员包括：相关设备的专职工程师、各相关临床科室联系人和设备采购主管以及相关的医务、防保、护理部门负责人。论证工作包括：对医疗设备的型号、品牌、性能、配置和参考价格等内容进行调研，收集各品牌产品的样本、技术资料进行比较和分析。包括技术先进性的评估，安全性、可靠性的评估，可维护性的评估，医疗设备选型的评估等。还要对设备使用后的效益、收费标准，消耗品等情况进行调研。

论证阶段结束后，责任人应根据论证结果，完成该项目的《采购技术参数》，并与临床科室负责人共同签字确认后，提交给下一阶段。

3.5采购项目的招标采购

该阶段责任人为对外联络员。责任人在拿到相关设项目的《采购技术参数》后，按采购工作制度和计划的要求，组织院内外招标工作。院内招标须安排时间、场地，按工作制度规定，组织招标工作小组进行招标采购工作。特别在院外招标工作中，责任人需密切关注并参与发布、招标、开标、评标和公示的全过程。

招标采购阶段结束后，责任人应整理好相应的招标文件、会议记录并与中标通知书复印件一起提交给下一阶段。

3.6采购项目的商务谈判与合同审批

该阶段责任人为医学装备部门主管。责任人收到上一阶段的文件资料后，在规定的时间内组织使用科室联系人、论证阶段责任人以及医务、财务、审计部门负责人与中标公司进行商务谈判，明确最终合同的细节，如产品最终价格、配置清单、保修期、使用培训、临床支持、耗材供应价格等未尽事宜。同时医务、财务、审计部门的参与，既加强了院方的谈判力量，也为接下来的合同审批工作带来了便利。

本阶段结束的标志是设备采购合同的完成。责任人须将生效的合同分别递交给档案管理员和设备供应商。档案管理员需汇总之前所有资料，并将设备的技术要求、配置清单及合同备忘录复印并注明到货期限后，交给下一阶段的责任人。

3.7采购设备的安装、验收和使用培训

该阶段的责任人为各科相应设备的专职工程师。责任人在设备到货后按院内设备安装验收管理制度要求，依据合同条款，组织相应的开箱、安装、验收及使用培训工作，并完成开箱验收单和培训考核记录。

本阶段结束时，责任人应将开箱验收单和培训考核记录交给下一阶段责任人。

3.8采购货款的支付

本阶段责任人为医学装备部门会计员。责任人收到上一阶段的资料后，通知供应商提供发票。责任人在按照合同要求支付货款后，需完成医疗设备固定资产的建档工作，并将档案卡及发票复印件转交档案管理员存档，同时向采购主管报告该采购项目完成。半年后如无临床部门和维修部门的不良状况报告，责任人再按合同要求支付剩余质量保证金。

4 讨论与改进

本文讨论的是一种基于项目团队模式的医疗设备采购管理模式。该模式打破了采购工作各相关部门的职能壁垒，按精细化管理的原则，构建了一个跨部门的医疗设备采购工作职能团队，快速、准确、高效的的完成大型医院医疗设备购置工作，以充分发掘采购工作的效益。

精细化管理是一套完整的体系，是一个封闭的管理系统，由“制定——实施——监督”三大必不可少的环节构成。在本文设计的系统中，监督环节主要通过以下几个方面来实现：首先，项目的每个阶段既有责任人，也有其它参与的工作人员，以进行互相监督，确保不存在暗箱操作的可能；其次，在项目实施的每个阶段，责任人都必须对上一环节所提供的资料进行核查，确保没有错误后才能进行下一步工作，把出现人为错误的可能降到了最低；最后，还可通过对相关工作档案的管理，对整个采购流程的每一步进行充分监督和纠错。

档案管理是整个采购流程管理的重要环节，贯穿整个采购工作流程。由于整个流程环节众多，且每个环节都有多人参与，团队所执行项目过程中形成的关于过程的记录就容易丢失。有必要通过细化整个流程的信息管理，以及加强部门之间的衔接等方式，克服这种模式的不足。因此，在整个流程的每一个阶段结束时，相关责任人在将工作结果向下一阶段移交的同时，还必须将本阶段所有的重要文件转交给档案管理员进行归档。档案管理员和下一阶段的责任人可从不同的方面对该阶段的相关文件进行审查，既保证了档案的准确完整，也强化了对各个阶段的监督检查。

在实际的工作中，我们正从信息化方向着手，努力实现整个采购管理流程的网络化和可视化，以进一步提高工作的效率和可操作性：

在设备申请阶段，就由申请科室进行网上申报，整个审批的过程，都可由各职能科室网上完成；审批完成后，获批的申请项目能直接转化为年度的设备采购项目，并直接建立相应的电子档案；此后的采购计划制定，项目论证、招标、和商务谈判的所有流程，相关责任人都必须及时将信息通过管理软件进行发布并保存相关档案资料；合同完成后，系统能自动对相关设备进行预入库操作；设备安装、验收、培训阶段，责任工程师可直接通过系统打印安装验收单、培训考核记录以及固定资产标贴等材料；货款支付阶段，会计师可直接通过系统获悉设备的安装、验收、培训情况，支付尾款时也能通过系统及时得到相关信息支持。完全的网络化、可视化的管理，可大大增强部门领导对采购工作的管控力度，大大减少各环节衔接时产生的失误，同时也有利于相关各科室及时获取相关信息，协调各自工作。

5 结束语

采购工作创造的效益，不仅仅体现在通过完善的论证工作，选择最合适的产品，节省采购资金，减少维护维修成本，还可以通过合理的规划，大幅度缩短采购周期，为临床工作增加效益。优化设备采购流程，加强采购管理技术的信息化建设，挖掘“第三利润源泉”，提高医院的核心竞争力，有效控制采购成本，缩短采购周期转而创造价值，合理实现利润的最大化就成为很自然的事情。

[1] 赵冲，胡登利，吴多奇.广州军区医疗设备集中招标采购的做法及体会[J].医疗卫生装备，2012，33(4)：119-120.

[2] 汤黎明，吴敏.医院医学工程科技术管理规范专题——医疗器械采购技术管理规范探讨[J].医疗卫生装备，2009，30(2)：84-87.

[3] 金海燕. 实施闭环管理提高对医疗器械采购监察的有效性[J].医疗装备，2010，24(10)：42-43.

[3] 李树丰. 某三级甲等教学医院大型医疗设备采购管理与绩效评价[D].山东大学，2009.

超声医学与工程新技术研讨会召开

由上海市生物医学工程学会超声医学工程专业委员会、复旦大学超声医学与工程研究所和上海市超声质量控制中心共同主办“2014年上海市超声医学与工程新技术研讨会”于2014年3月29日在上海西藏大厦万怡酒店隆重召开。来自上海市各级医院及复旦大学等百余名超声医学工作者和生物医学工程专业的研究人员参加了会议。中国工程院院士王威琪、超声元老徐智章教授等超声界前辈出席了会议并致词，复旦大学附属肿瘤医院超声科常才主任主持会议。

学术会议内容丰富，充分体现了临床超声医学与生物医学工程相结合的研究发展热点。来自复旦大学电子工程系、同济大学医学电子系的余锦华和程茜博士分别作了关于医学超声图像处理新方法及声治疗和声检测方面的演讲；复旦大学附属中山医院、肿瘤医院和华山医院、上海交通大学附属新华医院、龙华医院等超声医学专家作了有关弹性成像在甲状腺、乳腺和前列腺疾病等方面的应用报告。专家们的精彩演讲和新技术介绍引起了代表们的强烈兴趣，提问和讨论热烈踊跃，就超声弹性成像领域的热点、难点问题进行了探讨，充分展现了生物医学工程与临床超声医学相结合的优势。

会议期间还召开了上海市生物医学工程学会超声医学工程分会委员会会议，总结上一年度的学会工作和讨论今年的工作安排。总会顾柏林秘书长介绍了总会的指导思想、工作开展和会员吸纳等情况。

(本刊讯)

StudyofLargeHospitalMedicalEquipmentPurchasingandManagement

Yang Kun ，Shao Lei

Shanghai City Tongji Hospital Equipment Materials Division (Shanghai, 200065)

The process of medical equipment procurement is complex. Because of the nature of their work, vetting and supervision can not be neglected, causing serious impact on the operating speed. This paper discusses a new model for the management of medical equipment procurement, project-based team mode. With this mode, barriers of procurement function among different departments are broken, an inter-departmental team for the procurement of medical equipments is established according to the principle of meticulous management. Thus the procurement of the medical equipments in large hospitals can be performed efficiently, quickly and of high quality.

large hospital, medical devices, procurement process, fine management

10.3969/j.issn.1674-1242.2014.02.015

邵蕾，主任，高级工程师，E-mail:1lei_shao1@163.com

TH77

A

1674-1242(2014)02-0108-04

2013-07-01)