简析海外水电建设项目档案管理存在的问题及解决的对策

2014-04-07夏巧荣

四川水力发电 2014年2期

夏巧荣

(四川圣达水电开发有限公司，四川乐山 614900)

1 概述

随着中国电建集团坚定不移地推进国际业务优先发展的战略目标落地，集团国际经营业务已经成为集团持续发展的重要支柱，集团投资建设运营的海外水电站项目相继投产运营。为确保海外项目建设规范、完整，集团组织了首个海外项目档案验收，旨在保证将工程建设过程中大量的、与工程相关并具有保存价值的资料收集完整、整理系统准确，为今后海外项目提供管理模板。笔者作为海外一水电项目档案验收组成员，在参与验收过程中发现了工程存在的一些问题，根据国家档案局对项目档案验收的有关规定，结合海外工程档案管理实际，就存在的问题及对策简要论述如下。

2 海外项目档案管理基础工作薄弱，难以保证工程档案的完整性、准确性、系统性

水电建设工程具有保存价值的竣工档案资料是电站基本建设活动的真实记录。完整、准确、系统地收集和编制工程档案是全面鉴定该项目工程质量、正确使用和维护水电站设施的重要依据。特别是海外BOT水电站建设项目涉及到几十年后移交给当地政府运营，所记载的建设过程的技术资料就显得更为重要。但目前一些海外水电项目由于档案管理基础工作薄弱，随着工程的完成，其产生的资料、档案也随之散失，从而造成很多工程档案资料收集归档难。笔者认为主要存在以下几方面问题。

2．1 档案工作人员配置与机构设置不到位

在海外工程建设中，建设单位由于人员编制紧张，建设任务繁重，领导缺乏档案管理重要性意识，普遍存在以下几种现象:一是不设档案管理工作岗位，而是委托监理单位履行档案管理主体责任;而监理单位也只能负责收集整理施工过程文件，对于项目前期文件、阶段验收文件、设备等文件监理单位因权限问题无法收集，因此而造成竣工档案不完整;二是对于设有兼职档案管理岗位的，由于其专业培训不到位，人员素质和能力无法保证工作需要，不能切实履行建设单位档案管理、监督的职责，无法指导参建单位规范收集整理档案，监理和施工单位的工程技术人员全凭个人在国内项目工程积累的经验完成，从而造成案卷质量无法保证。

2．2 档案管理制度与项目适配度不够

由于海外工程项目与国内主管单位相隔较远，信息交流不便，项目公司未制定一套建立在本单位实际基础之上的档案管理制度，而是直接套用总部档案管理制度，因此而未能形成具有本项目特点的档案管理办法及分类方法，从而使项目部和参建单位无章可循，其结果必然是造成海外工程项目文件资料的收集、归档工作难以开展，如将竣工文件纳入合同管理;监督处罚机制不健全;没有明确的档案工作管理界面;建设期未实行领导责任制，导致部门和有关人员档案工作责任不太明确等。最终结果将导致一些档案资料在项目发电几年后竣工验收时从国内召回大量人员整改完善，既造成人力物力的浪费，又增大了投资成本。

2．3 海外项目档案的保管和利用水平有待进一步提高

集团公司近几年来对海外项目档案工作非常重视，及时添置了档案库房等硬件设备，但仍与档案规范保管工作存在差距。由于大部分项目所在国家气候潮湿、气温较高，对项目档案的保管未采取有效的防潮湿、防高温、防有害生物措施，有些纸质档案在很短的时间内已出现字迹晕染等现象，导致档案的真实、准确度降低。

在档案利用方面，项目档案未使用计算机管理，也没有形成纸质台账，从而给利用者带来不便，体现不了档案为经营活动服务的价值。

3 加强海外水电建设项目档案管理的几点对策

根据国家档案局《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》中对档案管理的基本要求“归档材料齐全完整、整理科学合理、保管相对集中、利用方便安全”。针对上述存在的问题，笔者建议采取以下对策加强对海外水电建设项目档案的管理。

3．1 加强海外水电建设项目档案规章制度的建设

针对日趋增多的海外工程项目，面对与国内不同政治、经济与文化环境等特殊性，档案工作制度必须做一些适当的调整。国内总部既要建立健全一套统一、完整、高效、覆盖国内外工程档案的工作制度并在全公司推行，同时又要考虑到海外工程的特殊性，不能对其档案工作搞“一刀切”，而应结合国内外及项目自身特点制定既具有特色、又有可操作性的项目档案管理及分类办法。

一是要明确建设项目档案管理的主体责任是业主。将勘测、设计、施工、监理等单位形成的档案集中汇集到业主单位统一保管，形成一个完整的项目档案;明确归档文件内容、归档工作管理、归档文件材料整理方法等。

二是业主要在承包合同中明确竣工档案完整和规范的移交条款，并采取有效措施与竣工结算密切挂钩，如采取结算支付需要档案人员签字等手段，以保证其单位移交的档案符合归档要求。

三是要严格执行工程竣工档案“三纳入”、“四同步”制度，即将档案工作纳入工程计划中，纳入工程规章制度中，纳入项目领导和工作人员岗位职责中;档案工作与工程建设立项同步，与工程建设进度同步，与工程工作检查同步，与工程竣工验收同步，避免海外项目人员因流动性大而造成“人走档案走、人走档案无人管”的现象，进而保证项目档案的完整性。

四是建立业主、设计、监理、施工单位等参建单位领导和专、兼职档案人员组成的档案管理网络，明确领导责任和档案人员工作责任，履行参建各方档案工作职责，业主重点抓好指导、督导、考核工作。如明确监理单位应对项目监理活动中形成的文件进行收集、整理，对有关单位形成的文件进行审核并按要求签署意见，向建设单位移交;明确施工、安装、调试单位收集、整理施工、安装及调试项目文件，按有关规定和合同约定编制竣工图及竣工图编制说明，经监理人员审核后向建设单位移交等职责。

3．2 提高档案人员素质，不断提升海外水电项目档案管理水平

根据目前公司在海外投资项目的档案管理现状，特别是在经济发展落后的国家，档案人员素质的提高已迫在眉睫。提高档案人员素质的有效途径有以下几个:一是提高领导对档案管理工作的重视，这是提高档案人员素质的关键。领导具有较强的领导力和号召力，起着带头垂范的作用，领导如果重视档案工作，在企业中就会形成一种支持和热爱档案事业的氛围，对档案意识和作用就会进一步强化，档案人员学习、培训机会就会增多，从而有助于提高档案管理人员的业务水平;二是加强档案人员的培训、完善自身知识结构。海外档案人员不仅要学习档案管理知识，还要学习工程技术知识，还要懂外语，同时还应做到勤思考、勤探索、勤总结，才能使自己的综合能力得到提高，才能满足海外项目档案管理的需要。

3．3 建立高效的档案网络管理系统，发挥项目档案为国际化经营服务的作用

在具有国际化形象和谋求国际合作业务的企业，档案管理已成为企业管理的基础和内在管理水平的标识，成为项目能否顺利合作的重要细节。一个具有国际竞争力的企业，档案资源共享势在必行。一是可以通过全集团的广域网，在平台上建立“档案专栏”，既可以将有关档案管理的规章制度、管理标准等内容编辑发布在网上，使境内外的档案人员、工程技术人员了解集团和行业标准;又可以通过专栏与境外人员进行业务交流。二是采用统一平台，由业务部门及档案部门共同对分散在各地的项目档案、信息资源进行编辑整理，加强数据库开发。三是因地制宜保管档案，建议将项目前期、商务、重要的文件在总部保管并电子化，形成检索目录，海外项目部留存。逐步使公司档案室由档案资料保管中心向信息中心转变，由被动服务向主动服务转变，充分体现档案工作的价值。