论基建档案的管理过程与档案队伍的建设过程——论如何加强档案队伍在基建档案管理过程中的建设

冯蓉

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

论基建档案的管理过程与档案队伍的建设过程
——论如何加强档案队伍在基建档案管理过程中的建设

冯蓉

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

为了确保高校新建项目档案能达到完整、准确和系统的要求，档案管理人员对工程全过程跟踪，对基建档案积累、整理、完善、归档是必不可少的。这就要求档案管理人员在基建项目档案的管理过程中，宣传建档意义，落实档案管理制度，接受专业知识的培训。同时，从建设项目申请立项到建设项目竣工验收，都离不开档案管理人员辛勤的耕耘；离不开他们爱岗敬业，务实求真的精神；还需要他们具备先进的基建档案的信息化管理水平，使档案队伍建设在档案管理过程中得到提高。

基建档案；管理过程；档案管理人员；全程跟踪；建设

一座崭新的建筑，从它招标开始，新的基建档案就已经实现了零的突破。在整个工程建设中，基建档案管理工作要纳入基建工程项目管理过程中，基建档案工作要做到与工程建设进程同步，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。

为了确保高校新建项目档案能够达到完整、准确和系统的要求，按照工程建设全过程的程序，从酝酿、决策到建成投产，要求高校档案管理人员辛勤耕耘，实行同步收集、整理、完善、归档、管理，也就是做好档案建设对工程的贯穿渗透，全过程跟踪，才能完整地展现出时代风光，取得较好的效果，这取决于档案人员具备对建设项目档案实行全过程的管理能力。档案管理人员在基建档案管理中所做的方方面面与点点滴滴都折射在基建档案的管理过程中。因此，基建项目档案的管理过程就是高校档案队伍的建设过程，如何加强档案队伍在基建档案管理过程中的建设是很有必要的研究课题。

一、宣传建立基建档案的重要意义，增强档案意识

在高校工程建设中，施工企业往往将主要精力放在了抓进度、抓质量与抓关键目标的实现上，容易忽略档案管理工作，并且档案意识不强，不重视原始资料的形成和收集导致原始资料内容填写的不准确、签署不全、墨迹不符合要求、表格不符合规范、签字潦草难以辨认、原始资料遗失的情况时有发生。这就要求高校档案管理人员牵头，及时提醒施工单位引起注意，并且除了在企业内部加强学习、提高认识、确立建档重要性外，还需向相关部门宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，引起部门领导对建档工作的足够重视，为建档工作的顺利展开，创造一个和谐、积极、良好的外部环境。

在高校工程建设中，高校档案管理人员要邀请施工单位、基建办的相关人员一起参加定期或不定期开展的档案知识讲座，深入学习《档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律法规。[1]通过对《建设工程项目管理规范》的培训与《国家重大建设项目文件文件归档要求与档案整理规范》的学习及开展档案知识答卷、印发档案知识手册等活动，逐步提高大家的档案意识，转变传统观念，树立科学理念，使施工单位相关人员和高校档案管理人员共同参与进来，使大家从了解档案工作的重要性与理解档案整理规范要求的缘由，到支持档案工作并最终发挥每个人的作用，共同做好档案工作。在此过程中，使档案管理人员的服务意识，安全意识，创新意识的到提升。

二、建立并落实完善的基建档案管理制度

各高校及施工单位根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，明确基建档案的收集范围、保管期限和分类方案，规范档案收集、整理、组卷、编目编号、鉴定、审核等各环节的程序和标准，建立健全的基建档案管理规章制度。除此之外，还可以结合企业实际，编制“建工程竣工档案验收实施细则”和“工程档案资料管理实施办法”，这方面在如何形成积累、审核验收等均有明确规定，并有相应的制约措施以确保档案工作协调及时有力，使档案管理人员对档案的收集整理有章可循，有法可依。

高校档案管理部门要组织有关指挥人员、档案管理人员和建设单位、施工单位人员学习这些管理制度，而且要细化各项制度并真正落实到个人，并派专门的档案人员对基建档案管理制度解说、指导与监督，并派专人全过程介入。在实施过程中，随时发现对基建档案管理制度不符合实际的问题，及时纠正处理，避免问题成堆再进行事后处理，使档案管理人员成为档案管理制度的执行者和楷模。

三、提倡高校档案管理人员敬业、务实求真精神

档案工作是一项原则性、保密性和政策性都很强的工作，同时又是一项繁琐、清苦的技术工作，而高校建设档案形成周期长，档案数量多，竣工档案验收时间短，档案管理人员少。要化解这些矛盾，没有一批默默无闻、恪于职守、高素质的工作人员是做不好档案工作的。

基建档案的内容质量是指档案所反映的数据准确性，案卷质量是指档案的完整性、系统性、规范性程度。项目档案要求外观与内在质量的统一，而基建档案的内在质量却重于外观形式，要力求这些完美无缺，保证质量，需要有档案工作人员的敬业精神作保障。

在高校基建项目的管理过程中，为迎合检查的造假情况，为竣工验收过关后期突击返工，造成工程档案的严重失实的现象时有发生，要求档案管理人员站稳立场，杜绝档案验收弄虚作假的行为，大力提倡务实求真精神。[2]

在基建档案资料的收集过程中，各档案人员要努力树立服务第一的意识，找准途径，扎实工作，己所不欲，勿施于人，还要转变工作作风，系生命于“兰台”，献丹心于档案，变被动整理为主动收集，变被动工作为主动服务；提高档案工作的自豪感、责任感，才能为基建项目和档案的发展做出更大的贡献，使档案管理人员脚踏实地，一步一个脚印，全身心地投入到工作之中，做出新的成果。

四、加强单项档案管理人员和施工技术管理人员的培训

（一）加强建设单项档案人员专业知识培训

基建档案管理是一项专业性很强的工作。它不仅要求基建档案管理人员具备有基建建筑、测绘等专业基础知识，而且还需要具备较高的档案管理的专门知识以及有关经济、法律、政策等各方面的综合知识，并能不断把新的现代化管理手段引进日常工作中去。各级档案部门要密切关注市场投资方向，掌握自己所管辖的区域新建项目的状况，有计划、有目标在制定出培训计划，满足经济发展的需要，及时向建设单位通报培训信息，选择适当时间，让具有资质培训单位对档案人员进行专业知识培训，引起全社会对建设档案的重视，从而使工程人员了解基建档案管理知识，使档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。与此同时，还要与时俱进，学习基建档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识，培养现代复合型人才，通过各级档案部门的层层培训，形成一支建设档案管理队伍，满足社会经济发展需要。

（二）加强施工技术管理人员档案知识的培训

高校建设项目实施过程中，技术人员、工程管理人员是最关键的一员，他们是建设项目的创造者，也是项目文件形成者。他们对建设档案的认知程度直接关系到施工的各个阶段。将参建单位技术人员、工程管理人员档案知识培训作为工程管理控制的事前基础工作之一，把监理人员档案培训列入监理资格培训的内容之一，有利于把好建设档案质量关。除此之外，由省、市档案局定期召集各重点建设项目主管部门、建设单位、主要设计单位、主要施工单位、主要监理单位档案工作分管领导、有关工程技术人员和档案干部及高校档案管理人员参加培训，[3]让他们理清基建项目档案管理思路，明确档案整理的具体要求，一级抓一级，层层抓落实，共同建立长效监管机制，让项目档案管理保持良好的发展势头，也使档案管理队伍在档案知识上得以“充电”。

通过基建方面的培训，使的档案管理人员的学习能力，操作能力，管理能力得到造就。

五、基建档案的搜集过程与工程建设进程同步进行

基建档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此，检查后一定要核对，发现问题并及时解决。[4]档案管理人员要经常下工地进行档案资料工作的检查和指导，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整与准确。

从建设项目申请立项时到建设项目竣工验收时，档案管理人员对基建文件的收集、整理、审查，归档、验收工作就贯穿其中，从而保证基建档案归档工作的顺利进行，保证基建工程质量，也使档案管理人员的服务态度、服务效率、服务成果、工作作风等在基建档案的搜集与工程建设进程同步进行中体现出来，使他们在工程建设中，不断实践，不断成长。

六、实行基建档案的信息化管理模式

信息化时代，给基建档案工作带来了新的课题，也给档案管理人员提出了新的挑战。各高校要以软硬件建设为基础，以基建档案资源建设为核心，以档案门户网站为平台，在实现档案馆数字信息化的基础上，进一步推进档案的信息化管理。档案管理人员要适应基建工程项目现代管理模式，探索基建档案信息资源体系，根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，如：OA办公软件系统和南大之星档案软件（B/S），实现基建档案归档自动化、馆藏数字化，使基建档案管理开始由传统管理方式变为计算机数据库管理，由传统的手工检索变为快捷方便的计算机检索，由人工调卷变为网上全文查阅。[5]它要求实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率，也使档案管理人员的管理能力得到很好的锻炼，加快了他们信息化建设步伐，提升了他们档案现代化管理水平。

七、结语

要做到基建档案管理与工程建设在时间、内容、要求等方面的循序同步，是一项系统工程，存在很多难点，也只有档案管理人员跟基建各部门密切配合，全过程跟踪，才能实行同步积累、整理、完善、归档，才能使档案管理工作取得好的效果，从而使档案管理人员队伍的素质和业务水平得到提高，使他们成为信息时代的先锋和精英人才，使档案队伍的建设得到发展和升。

[1]欧阳旭明.重年夜培植项目档案工作全过程打点 [J].中国档案, 2007，（2）.

[2]陈晓伟，吴欣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2009，（5）:45.

[3]朱平.档案管理的学习型团队组织建设[J].南北桥，2009，（6）：9-10.

[4]曾苇.论高校档案人员激励机制的构建[J].电脑知识与技术2009，（6）：4590-4591.

[5]陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系 [J].兰台世界，2009，（24）：26-27.