水利工程声像档案常见问题及解决办法

(长江档案馆， 武汉 430010)

水利工程声像档案常见问题及解决办法

祐鹏程

(长江档案馆， 武汉 430010)

水利工程声像档案是以影像、录音、照片、图像等为载体，并辅以文字说明，记录水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的有价值的工程档案资料。本文结合工作实践，指出了当前水利工程声像档案中的常见问题，分析原因并提出解决办法。

水利工程； 声像档案； 问题； 办法

1 引 言

水利工程声像档案是纸质档案的重要补充，是以影像、录音、照片、图像等载体辅以文字说明，记录水利工程在前期、实施、竣工验收等各个建设阶段所形成的有价值的工程档案资料。声像档案载体的特殊形式，使其具有承载信息量大、形式多样、生动形象、容易复制转换、便于携带以及不受语言、地域限制等特点，在档案管理的历史凭证、学术探讨、宣传交流、项目决策等方面发挥着不可替代的作用。例如：在丹江口大坝加高工程中，新老混凝土结合施工控制、大体积混凝土浇筑、老坝体缺陷处理等重要施工过程的声像资料，能还原施工环境原貌、关键工艺过程和缺陷处理效果，便于了解情况、制定技术方案和提供决策依据。

2005年12月,水利部颁发《水利工程档案管理规定》，明确提出“参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作”，但在实际项目建设中“重纸质档案、轻声像档案”的思想仍普遍存在，声像资料的收集、整编、保管等方面还存在诸多问题，直接影响了水利工程档案的整体质量。因此，进一步加强水利工程声像档案管理工作具有十分重要的现实意义。

2 水利工程声像档案的常见问题

2.1 收集不齐全或者缺失

有些项目，对于一些关键节点、关键工艺、形象进度、隐蔽工程等建设环节，只有纸质档案，而没有完整的声像档案。有的随机拍摄了少数部位、部分工序的照片，但声像资料不完整、不系统。如：对隐蔽工程的施工，仅仅有隐蔽工程施工前后的声像资料，而无具体施工环节的内容，不能全面地反映隐蔽工程的施工。还有的是拍摄的内容基本齐全，但拍摄不够深入细致，如：一般对同一拍摄对象要求有不同角度、不同阶段的照片，拍摄物体镜头要有远景、中景和近景，重要工序、重要部位要拍摄细部特征，这些要求多数不能达到。还有的用宣传资料代替声像档案等。

2.2 整理不规范

有些单位对于档案的整编没有一个统一的要求，声像资料散、乱、差，系统性较差；还有些归档的声像材料标注不全，事由、时间、地点、人物、作者等不清楚、不规范，难以准确反映拍摄对象，不利于档案利用。

2.3 归档不及时

从调查中发现，有些项目建设过程形成的照片、录音、录像等，长期保存在个人手里或者部门内，没有及时移交档案管理部门统一保存，致使部分声像资料因机构人员变动、保管不善等原因流失，影响了声像档案的利用。

2.4 保管不到位

有些单位的声像档案，缺乏统一管理。由于归档声像档案保护措施不得力，声像档案设施设备不符合恒温、防磁、防震、防火、防光要求，时间一长，造成声像录制材料被破坏，照片褪色、磁带受损、音效失真，从而失去利用价值。

3 水利工程声像档案的问题成因

3.1 认识不到位，工作不重视

人们对于声像档案的重视远远不及对纸质档案，甚至有人认为档案就是纸质档案，这就导致一些单位在工程建设中忽视甚至无视声像档案的管理。一是在工程建设过程中没有按声像档案的要求拍摄声像资料；二是有些档案管理人员责任意识差,在档案的收集、整理和审核上失位、缺位；三是有些技术人员归档意识差，对自己收集的珍贵照片、摄像资料，不愿意整理和移交；四是有些用宣传资料来代替工程项目声像档案，只是应付归档。

3.2 缺乏统一规划和管理

由于认识的不到位，有些单位对于声像档案工作没有一个统一规划，对声像资料的归档范围、归档要求、工程程序、责任部门、进度安排没有明确的要求，造成项目法人、监理、施工等单位对于声像档案的收集、整理和归档各行其是,标准不一，随意性强，影响了声像档案的质量。很多单位从项目开工到竣工验收，对于声像档案没有一个贯穿始终的控制措施，往往在各阶段验收时，才对声像档案进行突击整理，事后追忆。拍摄人员对于声像档案的标注、说明等难以追忆齐全和准确，很难标注清楚。另外，在合同签订、合同验收和档案移交环节缺乏对声像资料的管控措施，造成声像档案的管理责任难以落实。

3.3 人员不到位，素质需提高

从事声像资料拍摄的人员需要熟练操作摄像机和照相机等设备，需要一定的摄影专业技术。大部分单位从事声像摄制的人员为兼职，且更换频繁，他们的声像专业素质往往达不到要求。而专业的档案人员往往又不懂工程，拍摄的资料难以达到完整性要求。加上技术人员、档案人员分属不同管理部门，平时沟通交流少，造成声像资料与档案“两张皮”，工作难以推动。

3.4 保障措施不力

声像档案由于其特殊的载体形式，对保存档案的环境和设施设备比纸质档案要求更高，投入也较大。一方面，大多数参建单位不愿意在这方面有过大投入；另一方面，不同单位的投入和工作条件也不尽相同，导致声像档案保存的质量差异。

4 水利工程声像档案常见问题的解决办法

《水利工程建设项目档案管理规定》要求“工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档”，为此，只有解决了水利工程声像档案中存在的问题，才能达到《水利工程建设项目档案管理规定》要求。笔者认为应采取以下办法加以解决：

4.1 提高认识，加强领导

思想是行动的先导。档案管理人员应加大宣传，提高各单位对声像档案重要性的认识；要争取各级领导对声像档案的重视和支持，把声像档案当成工程建设和档案管理工作的重要组成部分，与工程建设任务同计划、同部署、同检查、同考核；要结合项目进展情况，抓住时机，对已形成的声像资源进行开发利用，通过制作宣传片、画册、技术资料、专题展览等多种形式，展现声像资料在工程建设中的作用。比如：在丹江口大坝加高项目阶段验收中，通过图片、图像以及编制专题片等方式较好地展示了工程建设重要阶段、重要事件和关键工艺等建设过程，使得各级管理人员切身体会到声像档案的作用，激发了群众参与声像档案管理工作的主动性和积极性。同时，要健全档案管理组织机构，明确分管领导，配齐声像档案工作人员，划清责任界限，为声像档案管理工作提供组织保障。

4.2 完善制度，强化责任

a.注重顶层设计。在项目初期，要组织制定一套从项目法人、监理到施工单位的切实可行的声像档案管理制度，做到声像管理工作有章可循。

b.注重规章制度可操作性。要针对项目特点，进行项目分解，明确归档范围、拍摄时间、质量标准、整编要求和归档程序，让拍摄人员知道“干什么”、“如何干”，“何时干”以及“如何保存”。比如：在丹江口大坝加高项目中，明确要求拍摄土石坝、混凝土坝、董营副坝、升船机、机组改造及金结安装等工程部位，具体拍摄建筑物和构筑物原始地形地貌、隐蔽工程覆盖前记录、初期工程质量缺陷、温度控制等特有施工工艺处理、质量事故处理等，并对提交的照片、声像格式、数量均提出了明确的要求。档案室还明确规定：不管磁盘还是光盘，定期复制，以延长电子文件寿命。档案室工作人员对磁性载体每满2年、光盘每满5年时，进行转储一次，转储后的载体与原载体同样进行编号保存。

c.注重进度控制。要结合工程建设的进度安排，编制声像档案工作进度计划安排，设置关键节点，加强督促检查，确保声像资料的收集、整理和归档与工程建设同步实施。

d.注重强化责任。要以制度方式明确各单位、各部门有关收集、整理、审核声像管理的职责分工，落实档案管理责任制,防止工作中推诿扯皮现象。

e.注重约束机制。要在合同签订、合同验收、质量检查、工程款支付等各个环节明确对声像资料的具体要求，使档案资料处于受控状态。

4.3 全面收集，及时整理

工程项目声像档案的来源包括项目法人、监理、施工和设计等不同单位。项目法人要从声像档案形成的源头加大工作力度，采取一切措施，调动各单位多渠道收集声像资料的积极性；声像档案人员要深入工地，协同技术人员共同做好照片、录像、录音、图形等不同介质的档案记录，力求内容完整、形式多样。整编的档案要符合以下三点要求：一是内容完整、准确、配套；音响、图像、画质清晰、有效。二是档案组织的系统性。要根据声像资料形成的规律，保持其有机联系，便于利用。注意同一内容、多种载体形成的声像资料的成套性。三是归档资料的规范性。照片资料要有内容、时间、地点、人物和制作者。其他载体要有原本、定稿、时长、制作单位与人员等。

4.4 集中保管，便于利用

声像档案由于其特有的载体形式，保存条件较其他载体的要求高，需要较大的投入，但大多数参建单位不具备这些专用保存设施。解决的方案：一是采取项目法人集中保管的方式。设计、监理和施工单位收集声像档案后，及时整理，及时向项目法人档案室移交，项目法人按照要求建立声像档案库房集中保存；二是项目法人可结合项目条件，建立声像档案数字化资源库，通过网络向各单位提供资源共享服务。这样既节省了资源，也提高了使用效率。

Common Problems and Solutions of Water Conservancy Project Audio and Video Files

YOU Peng-cheng

(Changjiang Archives,Wuhan 430010, China)

Water conservancy project audio and video files are used for recording valuable project files and information of water conservancy project formed in all construction stage processes such as pre-construction, implementation, completion acceptance, etc. with image, sound recording, photograph, images, and other carriers supplemented by text description. In the paper, work practice is used to point out common problems in current water conservancy project audio and video files, analyze causes and propose solutions.

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1005-4774(2014)08-0075-03