高等师范学校系部教学档案管理工作的几点思考

侯志东

（南通师范高等专科学校，江苏 南通 226000）

高等师范学校系部教学档案管理工作的几点思考

侯志东

（南通师范高等专科学校，江苏 南通 226000）

系部教学档案管理是高等院校档案工作的重要组成部分，是交流教学、科研经验与成果的重要工具。本文对当前形势下高等师范学校系部教学档案管理现状做了分析，并谈谈对如何加强教学档案管理工作的思考。

高等师范学校 系部 教学档案管理

教学档案管理是高等师范学校（以下简称高师）档案工作的重中之重，是学校教学工作中积累起来的重要历史资料。因其师范学校自身特殊的特点，其教学档案能丰富地展现出学校发展的时间与空间维度，它凝聚着学校发展的经验与成就，体现了学校教学特色与管理水平。它在指导教学过程、促进教书育人及优化信息资源合理配置等诸多方面发挥着不可替代的作用，而且随着时间的积淀和办学历史的延续，它的价值越显得弥足珍贵。

近几年，为了更好地发展，很多高师学校尝试改革，实行系校二级管理体制，我校自2010年起也逐步按照高校模式建立党政职能机构与教学业务机构并行的二级管理体制。在二级管理模式下，学校教学档案管理也随之发生了根本性变化。一些教学文件、个性化教学计划等制定都由二级系部完成，原本由学校教务部门管理的一些文件都已下放至二级院系管理，如课程建设、教师工作量、学科建设等材料。

下面笔者结合所在学校工作实践及省内周边高师学校档案管理现状，谈谈自己的认识与思考。

一、系部教学档案的重要地位

系部教学档案是高师整体教学档案的主体、核心和重点。它记载着系部一线教学活动的全过程和状况，它往往不经加工保持真实原貌，能客观地反映历史。这种史实的记载作用是其他资料不可替代的。同时，教师可以通过对教学档案的记录予以分析，总结经验，改进方法，强化教学效果。学校管理者亦可以根据教学档案所反映的情况对教学过程进行统筹规划，制订科学管理方案。对系部教学档案的管理直接影响到学校的办学质量和办学效益。

二、高师教学档案管理现状

（一）档案管理意识不强，重视不够。

由于长期以来很多高师院校对教学档案管理重要性认识不足，再加之二级管理模式下，系部是从事教学活动的一线教学单位，承担着很重的教学任务，从系部领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位，对教学档案管理缺乏应有重视，仅仅视为教学管理的附属工作，常常是检查时再突击应付。更重要的是，大部分老师没有档案意识，对档案管理知识、法规知之甚少，他们认为只要备好自己的课，教好自己的书，做好自己的科研就是已经尽职了。至于对工作中产生的文件材料、教科研文档等，他们不注意或不愿意将原始教学档案资料上交归集。他们总认为是自己的成果，无理由归档或根本就不认为其为档案。有的自认为有些材料已过时，便随意丢弃或自行销毁。以至部分档案收集不全，白白流失了。

（二）档案管理制度不健全，专职人员缺失。

由于二级系部的教学档案管理工作起步较晚，还处于实践探索阶段，制度还不够健全，缺少一套完整具体统一的规章制度，缺少健全的档案组织机构。有的高师学校系部还沿用以前教务部门制定的教学档案管理制度，很多陈旧的条文规定已无法满足当前系部一线教学档案管理的需要。加之现在省内很多高师学校优化合并，形成了“一校多区”的办学格局，像笔者所在高师就是“一校三区”，二级系部跨区进行教学活动成了常态。这更使教学档案管理工作呈现出多元性、复杂性。在此情形下，更严峻的是大部分系部教学档案管理没有专职甚至兼职的档案员，档案管理人员流动性很大，直接影响了档案工作的稳定性、连续性和规范性。很多时候都是由部分老师临时兼做档案管理工作，他们由于没有受过档案管理专业知识的培训，对档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范程序不熟悉，导致教学档案资料没有统一的分类标准，按习惯存放，各行其是，重复归档或“档案死角”现象普遍存在。如只注重文件的收集与整理，而不重视部门、系部自己形成的教学及教学管理材料的收集，致使一些资料没能及时保存。

（三）档案管理信息化程度不够，档案利用率低。

档案利用是档案管理工作的目的，不管档案收集得如何漂亮，如果只是束之高阁就没有任何意义。虽然，当今已经到了信息化网络化的时代，但在档案管理信息化方面还远远没有跟上时代步伐。由于受传统查询方式的影响，教学档案在服务师生方面作用不明显，利用率低。由于大部分档案还依靠手工处理，查准查全率低。如：经常会有人在需要文件时乱翻乱拿，借阅、转阅不登记，自己不妥善保管也不及时归还，以致无法发挥应有作用。

三、对加强系部教学档案管理的几点思考

（一）强化学习，加大宣传，增强意识。

档案意识的强弱直接决定了档案管理工作能否科学顺利地开展下去。要想提高优化档案管理工作，首先要加强学习。随着教学改革的日趋深化，教学形式和教学模式日益呈现出多样化和复杂化的特点，但教学档案工作的标准化是教学档案工作现代化的基础，可以说没有标准化就没有教学档案工作的现代化。这包括教学档案工作业务范围的规范化，教学档案术语的标准化，教学档案工作技术与设备的标准化，以及档案管理方法的标准化。因此，要提高系部教学档案管理，首要任务是对档案基本专业知识学习和认同。

其次，扩大宣传，增强教职工全员档案意识。为此，学校应制订翔实的活动方案，可通过讲座、展览等形式切实让大家了解相关知识法规，了解档案工作的基本内容。系部教职工都应有该项工作的目标，二级系部档案工作者要正确认识档案工作自身价值，立足本职工作，服务于学校建设，大胆改革和更新一切不适应系部发展的因循守旧的思想局面，使档案工作将目的性、自觉性、主动性、整体性和服务性融汇成一种行为规范。要废除旧的用人机制，稳定档案人员管理队伍，提高工作人员积极性。既要争取领导的重视，又要充分发挥自己的能动性，不断提升档案工作水平，把档案的作用充分发挥出来，千方百计扩大服务范围，只有这样才能增强意识，打开档案工作的新局面。

（二）健全制度，强化领导，落实责任。

教学档案的归集整理不是少数人的事，而是全体人员的责任。学校应确立校系两级档案管理机制，明确两极管理权限与责任。

建立健全教学档案管理工作的各项规章制度是优化教学档案管理工作的基础。应根据国家的有关档案法规并从本校、系部的实际情况出发，逐步建立完善二级系部教学档案管理的规章制度，使档案管理有规可循。系部应根据自身实际，对教学档案的归档范围、保管期限、立卷归档原则及立卷归档程序等做出明确规定，为档案工作人员提出明确工作目标和工作要求。最终使系部档案管理走出杂乱元序现状，从而步入系统化、规范化和标准化的管理模式。为了调动大家的积极性，可以尝试引入考核激励机制，按照考核细则标准对其工作内容、质量要求、完成时间等具体项目进行评比，在年中和年末，学校档案职能部门应对各系部的教学档案工作进行总结表彰，以此形成程序化、制度化的长效管理机制。

（三）优化服务，提高利用，扩大影响。

“档案贵在活，而重在用”。做好档案管理工作其根本就是做好档案的服务工作。这是档案管理工作的出发点和落脚点。它对教学工作会产生检验和积极的推动作用。那系部如何在诸多条件限制下最大限度地优化利用教学档案呢？笔者认为只有将“死档案”变成“活档案”，将“文字档案”变成“电子档案”，在数字化、网络化方面多做文章。我们可以尝试从以下两个方面入手：一是建成完备的档案目录查询系统。将所有档案目录加以整理并数字化，方便查询。二是将所有档案逐步数字化，建立完备的电子档案。在平时收集的过程中尽量搜集电子档案，对系部在教学管理过程中产生的电子档案进行整理，建成电子档案数据库。对利用率高、具有参考价值的重要纸质档案进行扫描或录入，并转化为数字化档案信息，逐步建成完备的档案数据库、多媒体数据库，提高档案利用率。

［1］柳向江.强化系统思维意识推进档案工作标准化［J］.兰台世界，2005（3）.

［2］钱杏英.浅谈高职院校系级教学档案管理存在的问题及对策［J］.中国科教创新导刊，2008（35）.