基于服务意识下的高校档案管理工作探究

吴 珊

（湖南财政经济学院 继续教育部，湖南 长沙 410205）

档案管理工作，是我国档案事业中最基本的工作内容，一般是由档案室对档案实体、档案信息等进行管理，并为需要档案内容的个体、团体提供利用服务。因此，从档案管理工作的性质来看，高校的档案管理工作必须要充分认识到服务意识的重要性，在加强档案收集与整理工作的同时，也要完善相应的服务设施与转变服务观念，为需求者提供更加好的工作服务。但是，目前我国高校档案管理工作开展的实际效果并不乐观，服务意识的落后导致高校师生对档案管理工作普遍不满意；服务设施的不齐全，导致师生对档案的利用效率普遍较低。出现这些问题的原因，具有多面性，首先应该从理论研究上针对这一问题来详细讨论与制定解决思路，其次便是要通过实践检验来落实高校档案管理工作，以理论与实践相结合的方式，改善我国高校档案管理工作的服务理念、服务水平。

一、我国高校档案管理工作的现状分析

高校档案管理工作的形成，通常是受到了教学工作、党政管理工作、各类教学活动等因素的作用后，将这些工作中所创造、出现的具有保存价值的图标内容、文字内容、声音内容、视频内容等进行记录和档案封存，从而成为一种见证高校历史发展、便于师生参考利用的高校信息资源。结合我国高校档案管理工作开展的实际情况，笔者认为其现状可以概括为以下四点：第一，高校档案管理工作是高校成立、发展过程中，必不可少的工作内容，但是档案管理工作在高校中的实际地位却并不明显，与教学工作、学生管理工作、教师管理工作等相比，高校档案管理工作无疑是被忽视的工作内容，这就导致了我国绝大部分高校的档案管理工作，当前仍然只是以档案信息整理与利用的方式而存在，加之师生对档案利用的时间与内容相对局限，档案管理工作自然就被忽视了。第二，高校档案管理工作在近年来也取得了一定的突破，比如随着电子计算机技术与网络信息技术的进步，高校档案管理工作在遵循实体档案管理保存的同时，也开始尝试将实体档案的信息通过计算机编辑进行储存，并将部分可公开的信息上传到网上，以便他人阅读。计算机的存储空间可以说是无限大的，实体档案保存必然会占据一定的空间，随着时间的日积月累，高校在发展过程中所留下的档案信息等不断扩展，占据的档案室空间也就越大，师生对实体档案的查询也就更加的麻烦，从这一点上讲，计算机技术无疑可以有效解决这一问题，不过由于档案管理工作被忽视，对实体档案的信息输入也需要人员操作，所以导致高校档案的虚拟化保存始终是以缓慢的速度在开展中。第三，目前高校分配到档案管理工作人员的数量与专业性，非常的不合理，往往高校安排的档案室管理工作人员就只有一个人，而且相关工作人员的管理意识与工作思路并不清晰，对档案室的管理就是防止档案遗失、上档下档这些工作，并没有对档案室内的档案信息进行有效的整理，也没有对高校现阶段各方面的档案信息主动的进行收集与整理，导致档案管理工作成为可有可无的工作内容，就更加被师生、高校高层所忽视。

二、高校档案管理工作在服务方面存在的问题和不足之处

（一）高校档案管理工作的服务意识不足

在服务意识上，大部分高校的档案管理工作，仍然停留在“自己上门，自找自查”的方式上，即需要档案信息查阅与使用的师生，必须自己跑到学校的档案室，然后自己在档案室众多的文件中进信息查找，根本就没有体现出档案管理工作人员的工作价值与岗位责任。出现这一问题的原因，笔者认为主要受到了三个方面的影响：一是高校档案管理工作人员自身工作意识、责任意识、服务意识的不足，没有想到为需求者提供什么服务；二是高校管理层对高校档案管理工作的服务要求不明确，导致档案室工作人员在服务上不知道从何下手；三是高校师生对档案管理工作的服务没有积极的提出个人建议，助长了档案室管理人员不作为的气焰。

（二）高校档案管理工作的服务管理不到位

服务管理主要指的是对高校档案管理工作人员为档案信息需求者提供的服务效率与服务质量的管理，由于高校领导对高校档案管理工作的不重视，高校管理层对档案管理工作的服务管理也就不到位，具体体现在三个方面：一是没有有针对性的对高校档案管理工作的服务方式、服务质量进行管理；二是对高校档案管理工作的服务管理过于形式化，通常就是走个过场式的看一下，只有在领导明确要求检查的时候，才对档案室管理人员作出要求，然后“表演“一下；三是在培训档案管理工作人员的服务思路方面的工作不落实，没有具体的对档案管理工作的服务管理作出正确的指导。因此，上述三个原因导致了高校档案管理工作的服务管理不到位，导致档案管理人员不能够为师生提供高质量的服务。

（三）高校档案管理工作的服务方式单一

以目前高校档案管理工作的服务方式来看，主要还是以人工服务为主，一定的计算机信息查询服务为辅，当然，这一情况还是针对某些已经进行了档案信息电脑输入、检索服务的高校而言，一部分根本就没有用上计算机技术的档案管理工作，就只有档案管理人员的单一指导服务。档案管理人员的服务能力是有限的，由于实体档案数量多，档案信息量大，所以档案室管理人员所提供的服务也比较局限，只能给档案信息需求者指出一个大概的查询范围，然后由需求者自己去查找；有些将档案信息输入到电脑中的高校，在信息的输入量上也比较有限，主要是重要的档案文件，且应用到的计算机技术，通常只是简单的信息输入、编辑、目录制定、内容检索的服务，对需求者的帮助不大。

（四）高校档案管理工作的服务研究工作未开展

高校档案管理工作的服务质量与服务效率始终不能得以提升，在很大程度上，是由于高校档案管理工作的服务研究工作没有具体落实，而导致这一情况出现的原因，则是高校管理层对档案管理工作不重视，对档案管理工作的服务管理不到位，且档案管理人员对服务存在懒惰心理，自身的工作意识与责任意识不高，不对师生主动积极的提供档案查阅服务。高校档案管理工作的服务研究，应当由高校管理层、档案管理人员、相关专家共同努力，致力于对高校档案管理工作的服务理念与服务方式完善，不仅要研究如何提升档案管理人员的服务意识，同时也要研究如何更好的将信息技术、网络技术结合到高校档案管理工作中，为师生提供更加便捷、高效的档案信息查询功能。

三、提升服务意识，加强高校档案管理工作的合理策略

（一）加强高校档案管理工作人员的工作意识与责任意识教育

高校档案管理工作效率的提升，首先应该强化的，就是高校档案管理工作人员的工作意识与责任意识，只有档案管理工作人员明确了自身工作任务的重要性，清晰的认识到了自身所肩负的责任，才会使档案管理人员在工作上转变懒惰的服务意识，积极主动的为师生提供档案管理服务，并通过多种手段来提高档案管理工作的效率，不断的缩短师生查阅档案信息所需要的时间，提高师生查阅档案的效率，在自身工作岗位上发光发热。

（二）完善高校档案管理工作制度与加强监管力度

高校档案管理工作，应当建立起一套完善的工作制度，主要包括档案的收集模式、档案的质量考评模式、档案信息提供的服务模式，以及档案管理人员的监管模式。通过高校档案管理工作制度的不同模式，形成有层次、有顺序的档案管理工作的管理，进而提高档案管理工作的服务质量。另外，还要对档案管理工作的监管力度进行加强，纠正以往高校管理人员对档案管理工作的忽视问题，采取正确、合理的管理措施来推动那档案管理工作的进步。

（三）创新高校档案管理工作的服务思路与服务方式

高校档案管理工作的服务思路也应该不断完善与创新，一是要加强的档案管理工作人员对服务的理解，二是向档案管理工作人员展示部分高校先进的服务形式，三是明确提出档案管理工作人员在服务方面的改进要求，促使档案管理人员的服务思路得以完善。其次是要对档案管理工作的服务方式进行创新，要摆脱单一的人工查找服务，多利用计算机技术与网络信息技术等，并设计与提供档案资料共享、宣传教育等服务，在服务方式上获得师生的认可和喜爱。

（四）加深国内外高校的档案管理工作的服务经验交流与学习

国外高校的档案管理工作与国内这方面的工作相比，要远远领先于国内高校，这主要是国外高校对档案管理工作十分看重，因为他们将学校的发展和档案作为一种荣誉，鼓励师生进行档案查阅与收集提供，不断丰富了馆藏；并且，国外高校还有充足的管理人员进行档案管理、分类排列、指引查阅，以及信息输入与资源共享服务等，这是我国高校尚无法达到的。因此，要加深国内外高校的档案管理工作的服务经验交流与学习，取长补短，不断完善我国高校的档案管理工作的服务思路与创新服务形式，在人力资源与信息资源上保障档案信息管理工作的正常有序开展。

（五）加大资金投入，提高高校档案管理工作的硬件水平

当然，如果只从理论上谈高校档案管理工作服务质量的提升，没有实际工作的开展与对应服务设施的完善，就只会是纸上谈兵，根本就不会对高校档案管理工作效率与工作质量的提升带来有效的动力。因此，笔者认为应该结合高校自身发展的实际情况，合理的加大这方面的资金投入，提高高校档案管理工作的硬件水平，比如档案库房的建设与对档案资料的消毒保存、档案室的空气流通设施与计算机设备等，只有在硬件条件上得以满足，才能将理论化的服务思路加以运用出来，从而为师生提供更好的档案管理工作服务。

四、总结

高校档案管理工作的提高，需要重点关注服务意识这一方面，通过对当前高校档案管理工作的现状和服务方面的问题进行深入分析，积极采取改进措施，加强高校档案管理工作人员的工作意识与责任意识教育，完善高校档案管理工作制度与加强监管力度，创新高校档案管理工作的服务思路与服务方式，加深国内外高校的档案管理工作的服务经验交流与学习，加大资金投入，提高高校档案管理工作的硬件水平，从而实现我国高校档案管理工作服务质量的提升。

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