做好人事档案管理工作应实现“三到位”

■文 张桂敏 黄爱晶 北京市石景山区食品药品监督管理局

人事档案工作是人事管理的基础，是一项保密性很强、默默无闻的工作，特别是在单位机构改革、人员重组或岗位流动频繁的过程中，人事档案的管理工作更显至关重要。但是，由于人事档案的保密性、低调性，一般不能对外公开，所以导致有些领导和工作人员对人事档案工作不够了解、不够重视，并存在着一些认识误区，认为干部人事档案管理没有火烧眉毛的事，只要不将人事档案弄丢就行。这种误区是导致大多数单位人事档案材料缺失、归档不及时、整理不规范的根本性原因。那么如何做好人事档案管理工作？笔者认为应该做到“三到位”。

1 思想认识到位，形成上下齐心的凝聚力

作为一名在基层单位从事人事档案管理的工作人员，笔者更加深刻地认识到，在日常工作及全程参与食药监管局机构改革的过程中，要想使人事档案工作规范化、标准化,必须要建立健全、切合实际的档案管理制度和工作模式,发扬“主人翁”的精神，树立“第一责任人”的意识，通过持续不断地学习，提高自身综合素质和履职能力，才能保证人事档案在整理上真实准确、管理上严谨规范、利用上得心应手，从而更好地发挥服务于人事管理和大局规划的作用。

人事档案管理工作是机关人事管理工作的一部分，是真实记录和反映机关人员发展变化的重要方法和手段，是提高人事工作质量和工作效率的必要条件。但对于一份枯燥乏味甚至没有“功绩”可表的工作，如何客观公正地将最真实、最准确的记录延续下来？这就需要机关单位每一个人从思想上重视它，并达成思想共识，形成上下齐心的凝聚力，将它视为一份事关重大的责任来承担，为机构调整和人员管理提供有价值的人事资源信息。

首先，领导重视是前提条件。任何一项工作都必须有领导的重视才能顺利开展，如果领导不重视，许多具体工作都会遭遇重重困难，在很大程度上影响人事档案工作的进展。因此，领导班子要高度重视人事档案管理工作，把人事档案工作列入单位领导的议事日程，在人员、时间、经费等方面给予最大的支持，并根据工作需要，形成“一把手”领导或主管领导主抓、专职档案员牵头的连带责任工作机制，确保人事档案工作项项有计划、件件有落实。

其次，档案员重视是关键因素。档案工作人员是人事档案收集、整理、保管、利用的直接参与者，其责任心、工作能力及对工作的重视程度对单位人事档案的管理起着决定性作用。作为人事档案工作人员要不断提高自身政治素质和专业素质，一方面要增强责任感，把人事档案工作看作个人肩负的荣誉和使命,坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错；另一方面注重自身专业水平的提高,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其对材料的鉴别、分类、归档等环节,更要了如指掌，提高工作效率和档案质量。

最后，个人重视是必要条件。“巧妇难为无米之炊”，要想使人事档案为单位人事管理提供帮助，其本身必须是材料丰富、真实准确的档案。因此，作为人事档案利益关系最大者，个人必须要对自己负责，如实汇报自己的变化情况，及时向人事部门提交个人在学历学位、职称、证明等各方面所获得的资质材料，确保第一手材料的真实和完整。

2 人员配置到位，提高人事档案管理人员的综合素质

随着干部人事管理的不断深化，人事档案管理规范也随之发生相应的调整和变化，这就需要不断提高人事档案管理队伍的综合素质，做到知识化、年轻化、专业化、现代化，确保档案管理人员既能继承和发扬老一辈档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要与时俱进，开拓创新。

一要搞好人员配置工作，建立合理优化的工作结构模式。实际工作中，很多单位由于思想认识不够，存在档案管理人员配备不到位、岗位设置不合理、人员队伍不稳定的现象，严重影响了人事档案的日常管理，甚至造成断档、丢失材料等不可挽救的错误。因此各单位要加强领导，在设置人事档案管理人员时，充分考虑政治、学历、能力以及严谨性、长期性等因素，建立合理、优化的人员队伍结构模式，树立责任意识，确保人事档案管理队伍的稳定性。

二要搞好宣传教育工作，增强责任心。就人事档案工作而言，档案人员的工作态度是决定人事档案工作好坏的首要原因。为了使档案工作人员时刻保持高度的责任心，适应人事档案管理工作的严谨要求，必须要在人事档案管理队伍中加强宣传，通过各种培训、领导谈心等方式调动档案工作人员的积极性、创造性。

三要搞好继续教育工作，提高档案人员综合素质。为了使档案工作人员既能掌握档案管理新政策又能熟悉专业知识和整理新技术，适应新时期的工作需要，档案管理人员要保持一个“学无止境”的心态，在实际工作中钻研业务知识，避免因为业务不熟而违反原则。同时，单位领导要在时间、经费、学习机会等方面鼓励档案人员参加继续教育，不断更新观念、更新知识，提高业务水平，创造性地完成各项工作。

3 管理措施到位，建立持续改进的长效机制

人事档案工作要想长久地良性运行下去，需要“五分整理、五分管理”，两者齐抓共管。一方面需要注意平时的收集、鉴别、分类、整理和归档；另一方面需要承担具体工作的档案管理人员勤于思考，敢于创新，建立具有实效、顺畅的工作机制。

加强制度建设，建立良性运行机制。“无规矩不成方圆”，如果人事档案工作没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从。为了使档案人员充分认识到肩负的责任，增强自觉性，必须要建章立制，规范操作，要结合人事档案管理政策和工作实际，及时建立能够适应新形势、新政策、新情况的档案管理制度，严格落实，更好地鉴别和阻止虚假材料进档，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整,为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

确保工作规范，打好人事档案管理工作的基础。维护干部人事档案的完整、准确与安全，是人事档案管理的基础性工作和重要内容，它直接关系到组织人事部门对干部的评价、培养和使用，关系到每个干部的切身利益和政治前途，因此，对档案管理的基础工作一定要加以规范。针对档案材料收集不齐全的问题，要收集归档程序化，建立健全人事档案材料的归档制度，特别是对于职务变动、工资调整等材料，应及时整理收集，并按人事档案类别存档；针对鉴别不准确而损害档案真实性的问题，要鉴别整理规范化，严格按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、整理加工，遵循“取之有据，舍之有理”的原则，该归档的归档，不该归档的剔除；针对转入、转出、查借阅手续不规范导致无序管理的问题，要管理工作制度化，自觉执行档案管理的八项制度，区别对待人事工作查阅和其他部门或个人查阅，并注意人事档案的保密安全，保证管理工作井然有序地开展。

优化信息利用，充分发挥人事档案服务人事管理的作用。加强人事档案管理是人事档案工作赖以生存和发展的基础，以达到充分利用人事档案，为人事管理工作服务的目的。随着干部人事制度改革的不断深化，干部选拔任用程序的逐步规范化，人事档案除了为工龄、工资认定、老干部退休待遇落实等提供证明外，对各级党组织公正、客观地培养和使用干部也是一个重要的参考依据。但是人事档案的传统管理方式很难适应日新月异的政策变化，为了更好地开展人事档案管理工作，与现代化发展步伐一致，人事档案工作也要与时俱进，创新举措，优化信息利用。

针对收集整理手段落后的问题，要实行现代化管理。随着人员差异性的扩大和工作的频繁变动，传统的人工档案在查找人事信息时存在诸多不便，容易贻误时机，且出错率较高，这种收集整理手段已经不能满足新形势的档案利用要求，因此人事档案管理的现代化、高效率已经成为现实的迫切要求。作为新时代的人事档案管理人员，要掌握现代化的管理手段，充分利用计算机在档案整理、保管过程中的优势，建立、完善并及时更新人事档案信息数据库，实行动态化管理，以提高人事档案查阅利用的效率。

针对材料收集滞后、不完整而导致提供信息不准确的问题，要实行服务式管理。人事档案管理人员应该认清形势、摆正位置、端正态度、增强服务意识，改变长期以来“坐等上门”的被动服务方式，主动作为，经常深入各科室，主动了解情况，收集档案资料并督促个人如实填写干部履历表，客观、准确地撰写自我鉴定和个人业绩材料，积极主动地为单位人事管理和干部选拔任用提供信息服务。

针对人事档案“重藏轻用”的问题，要实行开放式管理。很多档案人员往往将大部分精力投注在人事档案的收集、整理和保管上，却忽视了对其他工作的渗透。由于干部人事工作越来越公开、民主、透明，因此要提高人事档案利用效率，更注重档案材料服务人事调整、真实反映干部自身情况的作用，尤其在选拔任用干部时，要真实、准确、完整、立体地反映干部基本情况和履历表现，为党组班子决策提供有价值的信息。

实践证明，人事档案能更真实、准确地了解个人的过去经历，记录现在情况，为个人发展积累最宝贵的第一手材料。因此，档案管理工作者要立足本职，保持高度责任心，以饱满的工作热情，爱岗敬业的精神，过硬的专业技能整理好、保护好、利用好人事档案，在信息技术快速发展的时代，通过不断自我完善，逐步提高人事档案管理工作水平，为领导决策、个人发展提供更有价值的服务保障。