浅谈信息时代档案管理举措

□梁 栋

在信息化高速发展的今天，网络技术、计算机技术以及通讯技术已广泛应用于档案管理领域，对传统模式的档案管理造成严重冲击。实现档案信息化，不仅提高档案搜集、管理的工作效率，更好地为部门科研和领导决策提供高效的服务，还能满足社会发展对档案服务的需求。因此，创新档案管理模式，加快档案信息化，已成当务之急。

1.档案信息化建设现状

省大清河河务管理处是全额事业单位，隶属省水利厅，配有处综合档案室和专、兼职档案管理人员。受人员、技能、资金等因素的制约，档案信息化工作相对滞后。多年来，档案信息化建设既没有相对明确的建设目标，也没有纳入机关信息化建设的规划中，不能做到与机关信息化建设协调同步发展。档案管理信息化设备陈旧、短缺。档案管理软件从未升级，一直使用98年单机版科怡软件，虽能满足数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，却不能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能，且兼容性能较差。在档案数字化建设方面，没有文书档案和主要业务档案的扫描图像数据库。由于单位办公自动化系统不能与档案管理系统相衔接，管理人员无法实现在网络环境下对本单位各类电子文件的收集、整合、控制和传递，其他人员也不能通过局域网或互联网查询资料，无法提供网络化服务。

2.开展档案信息化涉及的问题

2.1 管理软件缺乏通用性

由于各档案部门使用的计算机规格、型号、系统各异，致使档案管理软件很难适应档案管理与办公自动化系统、电子政务系统一体化的工作要求，严重制约了档案管理现代化的发展进程，阻碍了档案信息共享范畴。

2.2 档案管理人员素质欠缺

档案管理人员是实现档案信息化管理的主导力量，对推进档案信息化进程起着重要作用。现阶段，尽管档案管理员有专业的档案管理知识，却不能满足信息时代的需求，更有甚者从未接触过计算机和网络。加之档案管理部门缺乏既懂专业知识，又掌握网络、计算机、通讯技术的全能人才，致使档案管理人员整体综合素质缺乏，阻碍了档案信息化管理的快速发展。

2.3 档案信息化的服务观念和方式滞后

随着社会经济的迅猛发展，档案信息化的服务对象在迅速扩展着，不同行业、不同阶层都有越来越多的需求。但由于涉及到档案信息化服务的保密和安全等多方制约，仍然还有很大的障碍。

2.4 标准化、规范化程度偏低

档案工作的标准化、规范化，是信息化的前提和必要条件。由于标准化、规范化程度低，致使分类编码标准不完善、不统一，档案著录细则相容性差，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准等，使得多元的档案信息资源不能顺利存储、管理、使用，制约了信息交流的范围和程度，影响了档案信息化建设的步伐。

3.强化档案信息化工作的举措

3.1 加强档案信息化基础设施建设

计算机网络、数据库系统及应用是档案信息化建设的基础。随着档案信息量的剧增，档案管理员需采用先进的计算机技术、多媒体技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，将传统的纸质载体材料转化为全文、全图、全声的电子信息，并实现自动检索。这就需要投入大的财力，提升软硬件的配置，满足档案信息化管理的基本要求。

3.2 提升档案信息化管理队伍素质

由于档案涉及的门类众多，知识面宽泛，需要构建一个复合型、多层次人才群体，以便推进档案工作的开展。一是要具备足够的档案管理理论、档案编研、档案管理技术等。二是要有一定的计算机、网络、高科技应用水平以及档案信息资源开发能力。三是要加强档案信息化管理人才、技术应用型人才和青年人才的培养，保证档案管理队伍与时俱进，适应数字化时代需求，更加高效的完成档案管理工作。

3.3 完善档案信息化保障措施

完善的档案信息化保障体系，是适应新时期档案工作发展的新形势，推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。一是要健全与档案信息化相关的政策法规体系。有完善的政策、法规体系的支撑，档案信息化的应用和发展才能有章可循。二是要制定档案信息化标准体系。在统一规划的基础上，研究制定完备的数据格式、软件程序、技术标准、工作规程，为档案信息化奠定基础。三是要加强档案信息化安全保障体系建设。确保档案信息管理系统和数据安全、可靠，防止失密、泄密现象发生。

3.4 推进档案信息管理标准化建设

档案信息的标准化建设主要包括档案信息采集、档案信息存贮、档案信息管理、档案信息网络和档案信息管理软件标准化等。这需要档案管理人员树立强烈的标准化意识，彻底改变传统档案工作中各自为政、标准各异的档案管理状况。按照已经出台的国家或行业标准，加强档案管理人员培训，不断提高档案信息化建设方面的标准化知识水平和实际应用能力，加大标准的实际推广应用。以确保档案数据信息的通用、共享与交换，确保软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效利用，推进档案信息化建设的良性发展。