新形势下农业科技档案管理的现状与思考

湖北省农业科学院粮食作物研究所 黄钺

新形势下农业科技档案管理的现状与思考

湖北省农业科学院粮食作物研究所 黄钺

农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案，农业科技档案种类繁多，综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等，其档案的形成分布在每个学科的科研过程中，包括研究准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报及推广应用阶段等。农业科研档案具有可塑性、复杂性、成套性和周期性长等主要特点，因此，农业科研档案的收集整理编研要求科技人员和档案管理人员相互协作形成统一整体，完成科技档案全面、完整、系统、规范的管理，为科技档案综合开放利用提供坚实的技术基础。

1 新形势下农业科技档案管理的现状

1.1 农业科技档案管理重视力度薄弱

档案学科本身在社会认知层面就存在“先天不足”的问题，过低的社会关注度与相对“冷门”的学科定位使档案学科在整个社会实践领域的影响力不足。一些农业科研单位重点关注项目的立项验收报奖，对后续科研资料系统化归档、科学编研不够重视；多数档案人员身兼数职或非专业出身，部分档案人员本身也因档案工作的“零关注度”，往往希望能有更多的精力和时间投入到其他能受到重视和体现个人价值的工作中去，导致农业科技档案管理边缘化。

1.2 农业科研材料分散化、完整性差

近年来，我国科研体制发生了一系列变化，尤其在科研资源配置上，相当一部分科研院所把科研工作者对外争取到科研立项数量和科研经费多少作为科研工作评价与年底各项绩效考核的硬性指标，并将此与个人利益和职称晋升挂钩。在这种大形势下，每年立项和结题的课题数量越来越多，项目经费数量越来越大，与此同时结题项目档案质量却滑坡明显。

（1）目前科研体制下课题组为自身生存往往拥有多个项目同时在研，项目周期长，人员组成多，形成的原始材料数量繁多，种类繁杂而且分散于各个项目组成员间。部分科技人员缺少档案意识，在工作中产生的第一手技术资料没有交到档案人员手中，档案人员也没有及时催交，导致部分技术资料流失，造成档案资料收集不全。

（2）作为农业科研档案形成中的关键技术材料，也就是第一手材料,都发生在田间地头，如杂交配组、各种类型的试验记载本等，这些原始的记录真实地反映了某成果的家族史及其来龙去脉，是成果重要的见证，因各人分管各人试验，各人手持一本，没有专人管理，发生损坏或丢失现象，失去了凭证作用，十分可惜。

（3）有些科技档案中项目申报的请示、报告或上级的批复等重要文件都没有放在科技档案中，而是存放在文书档案中，这样也不利于科研档案的连续性和完整性。

（4）随着国家对农业的高度重视，农业单位被定性为公益性事业单位,国家不断加大对农业科研项目的投入力度；同时提倡大项目、大协作的背景下，鼓励校企合作、产学研结合、院企合作等，共同申报项目，转化科技成果，这些项目涉及学科多、领域多、单位多、人员多，要形成完整性强、质量高的档案难度非常大。

1.3 归档材料中复印件增多

现在，由于成果申报、课题报奖时必须向有关部门上交原件，而原件数量有限；几家单位或企业共同申报大项目或成果时，往往都只有牵头或主持单位才保存有完整的档案，而其他协作单位的档案是不完整的或只有复印件的，这也不符合科技档案管理的规范和要求。

1.4 科研档案管理缺乏办公设备

目前，随着国家对农业科研投入增加，农业科研环境有了极大改善，经费充裕，各农业研究单位通过政府采购都购买了科研所需的大型设备，也配有计算机、打印机、扫描仪等现代化办公设备，但这些先进仪器设备并没有运用到科研档案的管理工作中。

1.5 农业科技档案综合开发利用深度不够

大多数单位的农业科技档案只限本课题内部查找使用,各课题之间都是保密的,加上档案自身具有一定程度的保密性,从而形成一个个“信息孤岛”。科学技术的发展是连续的社会活动，科学研究需要对已有的科研成果进行参考、借鉴，避免重复性、相似性研究，以期在同类科研活动中减少人力、财力、物力的极大浪费，档案人员往往忽视了这一点，没有对农业科技档案进行开发利用，更没有走出门去为社会提供服务。

2 信息化时代下农业科技档案管理的思考

互联网和其他介质的有效互相融合贯通是科研人员和科技档案管理者收集开发利用档案信息的主要技术手段，以此为基础重构农业科技档案管理新模式。

2.1 健全科研档案管理机制，完善农业科技档案内容，实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

（1）明确综合档案室、科研管理部门及各课题组兼职档案人员的职责，自上而下的形成档案管理网络。

(2）提高各课题组兼职档案人员专业素质。现阶段，兼职档案员都由学历高、科研业务能力强的科研人员担任，他们熟悉网络技术、计算机技术而忽视了档案的专业培训，采取“请进来”（专家讲课）、“走出去”（外省或外单位进修交流）等多种方式，提高他们档案基础知识的学习和交流，开阔视野，使他们尽快成为复合型人才，以适应即将到来的档案信息化建设。

（3）规范并完善科研档案的管理制度，考核实施情况。科研档案管理包括归档范围、保管期限、档案接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁相关环节，年终将档案质量检查情况、归档完整率等纳入课题组绩效考核、个人考核、年度奖金发放等挂钩，从而确保制度的有效落实。

2.2 农业科技档案的数字化建设

目前，我国传统科技档案管理的标准规范相对健全，但数字环境中，这些标准规范需要重新审视，相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。同时，实时归档、技术览定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容，都需要新的标准规范进行支撑。虽然我国已经制定和正在制定一些档案信息化标准规范，但是从总体上讲，标准制定相对滞后，数量偏少，分布分散，核心标准规范的研发相对薄弱。此外，有些标准由于宣传贯彻力度不够等原因，其实施情况参差不齐。尽管如此，档案信息化仍是发展趋势，我们仍应根据农业科研的条件和特点做些准备，适应未来档案事业发展需要。

（1）农业科学研究有其自身的特点，它的大部分科研活动都是在田间地头手工或实验室里完成的，它们都是用铅笔写在专门设计好的记载本上的，所产生的大量原始数据都有着重要的凭证作用，这部分原始材料必须是纸质版和案卷形式来保存的，但也应按照不同类型的记载本进行著录，通过电脑来进行检索。

(2）其他在农业生产和研究中产生的科技材料应该实行归档内容的“两套制”，电子文件与纸质文件的“双轨制”。即纸介质与磁、光介质2种文件一起归档，形成内容相同的2套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

(3）编制农业科技档案检索工具。其一，以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件。

2014-09-07）