浅谈住房公积金业务档案收集中存在的问题与对策

滕玮

摘 要：档案收集并不是简单的收资料，档案收集是档案管理工作的基础，收集工作的完整性、真实性、原始性都直接关系到后续档案管理的质量与价值。本文从住房公积金业务档案收集环节入手，浅述住房公积金业务档案收集的特殊性与重要性以及在收集中存在的问题并提出相应的解决对策。

关键词：住房公积金业务档案；收集管理

随着城镇住房保障制度的不断完善，住房公积金的惠民、利民政策帮助许多中低收入家庭职工圆了住房梦，增强了广大职工缴存、使用住房公积金的意识。随着公积金业务的不断拓展，近年来形成了大量的业务档案，住房公积金业务档案指住房公积金缴存、转移、支取、计息、个人贷款等相关业务办理中形成的文件材料。作为专业档案目前国家尚未出台相应的住房公积金专业档案管理标准及办法，在实际工作中，业务档案管理暴露出许多问题，现就住房公积金业务档案在收集环节上存在的问题与解决对策作一简单探讨。

住房公积金业务档案收集的特殊性与重要性

住房公积金业务档案的收集不等同与一般文书档案的收集，都在次年的年初有个固定的收集结点，有按年度接收的如公积金缴存、支取档案；也有按年度结合随时接收的，如住房公积金个人贷款档案。住房公积金个人贷款档案存在着贷前审核收集与贷后跟踪收集的特殊性，一份贷款档案在完全办结前始终处于动态管理，特别是贷后跟踪要经过多次材料的收集和整合，根据贷款人的不同贷款期限各不相同，办理周期长的可达30年，在这漫长的动态管理中，收集环节凸显重要，贷前审核的各类申请资料以及贷后跟踪的担保变更、撤保、抵押材料料等，只要少收一份材料都将直接影响到个人贷款档案的完整与真实性，给日后作为法律依据的贷款凭证造成不可估量的后果。住房公积金个人贷款档案保留的是当事人的历史真迹，具有原始性和法律凭证验证性，在当事人发生违约，不能履行贷款权利与义务，致使住房公积金存在风险时，当事各方均可以贷款档案为凭据，采取相应的法律行为，使风险降到最低限度。对于住房公积金管理中心，贷款档案的真实、完整程度直接决定着对逾期还款的催收力度。而业务档案收集的完整性决定着贷款档案的凭证价值与参考价值。

1 住房公积金业务档案收集中存在的问题

1.1 缺乏统一的管理制度

对住房公积金业务档案的管理，全国至今没有统一规范的管理办法，国务院《住房公积金管理条例》对公积金档案管理没有明确规定，而作为国家民生档案之一，档案部门也没有制定专门的管理办法，致使住房公积金业务档案处于各地自行管理的混乱状态，甚至同一系统下各县（市）住房公积金管理分中心的管理方式都各不同，各行其是的做法不可避免会出现收集管理上的不规范与缺失，直接影响了业务档案的质量。

1.2 缺乏规范的管理标准

对业务档案管理缺乏标准、规范性。就收集环节而言，住房公积金业务档案至今没有标准、统一的归档范围和明确的分类方案。各住房公积金管理中心根据自身业务的开展情况收集业务档案，致使业务档案的组成内容各不相同，哪些是应该收集归档的材料、归入哪个业务类别都没有清晰明确的标准，收集基础不扎实自然影响后续的整理归档工作。

1.3 缺乏高素质的专职档案管理人员

住房公积金管理中心大多没有专职档案员，缺乏档案专业知识，业务技能普遍不高。多数档案员兼职机关文秘、办公室内勤等事务，本身工作就十分繁忙，档案人员平时根本无暇顾及档案工作，更无法了解业务档案的形成特点，对于业务档案的收集总是处于被动接收状态，无论从接收数量还是质量上都缺乏鉴别能力，没有好原料哪来好产品，收集环节的好坏直接影响到业务档案的完整性以及住房公积金民生档案数据库的建立。

2 有效解决业务档案收集问题的具体对策

2.1 加强制度建设，实现统一管理

针对目前住房公积金业务档案管理不规范，标准不统一的现象，住房公积金主管部门应加强重视，积极会同档案部门，依据《住房公积金管理条例》及《档案法》规定，制定住房公积金民生档案的管理办法，推行一套操作性强、科学统一的住房公积金民生档案管理标准，只有制度规范，标准统一，才可能实现住房公积金业务档案的科学化、规范化、标准化

2.2 加强领导重视，强化档案意识

住房公积金业务档案的收集仅仅靠档案员微薄的力量是难以做好的，必须得到单位领导的大力支持与帮助。一是加强领导重视，一把手领导亲自挂帅，成立档案管理工作领导小组。二是健全档案管理网络，配置专职档案员，分层逐级明确责任人，各业务处室确定业务档案联络员，定期向档案室移交办结业务资料。三是开展业务档案专题知识讲座，强化全员档案意识，避免职能部门为方便工作私自收藏应交未交档案。全方位、多层次强化业务档案收集意识，提高业务档案收集率。

2.3 拓展创新思想，拓宽收集渠道

住房公积金业务档案的特殊性要求档案员在收集环节要结合实际，拓展思路，采取多种形式，以灵活多样的方式争取档案资源。档案员要熟悉掌握业务归档范围，细心观察，通过单位年度、月度工作计划、专项业务开展计划、总结等材料随时收集业务档案资料。同时，要开动脑筋，走出档案室，深入业务部门变被动接收为主动出击，在岁末年初之际与各业务科室主动对接，收集补充上一年度“帐内账外”业务资料。对于特殊业务档案要及时对接前台业务，做到随时收集，不缺不漏。

2.4 加强档案管理人员素质建设

档案工作者的综合素质直接关系到档案管理工作的质量，住房公积金业务档案关系到广大职工权益的保障，也是化解资金放贷风险的重要凭证，因此档案工作者不仅要熟悉档案管理业务，更要了解住房公积金相关业务流程，在收集工作中才能具备甄别档案材料的能力。同时，在收集工作中要求档案员具备热心、专心、细心、耐心的工作态度和不怕烦琐、敢于“厚脸皮”向各职能科室收集资料的责任意识。同时，积极参与各类档案培训，思想上不断与时俱进，业务上不断精益求精，努力扩展知识层面，提升档案业务技能。endprint