网络环境下高校学生档案管理的特征和服务策略

王茂敏　张仲达

摘 要：随着社会的不断进步，高等教育也正在快速的发展。高校学生的档案管理工作也进入到一个新的时期。由于现在大学录取比例越来越高增加了学生人数，不同专业的学科也增加，还有不同种类的毕业生就业情况，都加大了高校学生档案管理工作的难度。但是由于信息化的不断发展，使高校学生档案管理更加的完善起来。

关键词：档案管理；网络环境；特征；服务策略

高校学生档案管理是一项严谨的工作，必须做到细致，认真，准确无误的针对每一位学生。不可漏掉档案中任何一个有效的信息内容。一般都是纸质文件先填写比较多，电子版的文档都很少。但是这种不利于保存，容易丢失的可能性比例很高。网络环境下的高校学生档案管理比较有利于档案的保存。以下针对网络环境下的高校学生档案管理写出了其特征和服务策略。

1 网络环境管理下高校学生档案管理的特征

1.1 创新的管理模式，增强档案管理意识

工作人员首先要从工作上重视档案管理的重要性，提高档案工作的地位和作用，认识档案管理工作给社会给学校带来的无形效益，从而增强各级领导、师生员工提高对档案管理工作的认识，使大家明白档案工作不是可有可无的，而是应该认认真真、扎扎实实、规范完整的做细做好。随着计算机网络技术的广泛应用，保存档案的载体也实现了多元化，如光盘、PDF文档、录像带、图片等等都可以在很好的环境条件下保管档案。网络环境下加大了学校对档案基础设施建设的投入，可以建设多样性、高标准的档案馆和资料室。同时还配备所需要的计算机、照相机、打印机、装订机等办公用品、做到了真正的日常办公有场所、收集整理有工具，存放档案有库房、查阅利用有保证。面对高速发展的新时代，新的技术不断涌现，这就要求档案管理工作人员，不仅要有很好的政治素质以外，还需要掌握各种学科各种领域的知识和技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，可以提高办事效率，能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术；所以当下高校不可或缺的是档案管理工作人才[1]。

1.2 计算机网络下的档案管理避免很多不必要的麻烦

减少了档案管理的不规范。因为以前的档案管理部门没有形成自己的实施方案和制度，而且管档管理工作人员在管理上流于形式，仅仅只是充当档案保管者的角色，对学生档案进行不规范的操作容易导致档案内容匹配错误，档案归档混淆、管理混乱等问题，可以说只是个别现象，而且这类问题一旦发生就不太容易被发现，并给下一步的毕业生档案传递工作留下了严重的定时炸弹。影响了档案管理的严肃性，降低了档案工作效率。最主要的一点是档案管理人员素质有待提高。通过计算机下的网络管理可以减少以上提到的问题。当然前提是首要任务要做的很完善，根据纸质文件来完善档案管理也是很重要的。

1.3 加快工作效益

由于当下高校学生档案管理的工作量很庞大，甚至有很多遗留的大学生档案。可是档案管理工作人员却寥寥无几，很大程度上加大了档案管理工作的难度，也增加了毕业生档案管理工作中问题产生的几率。如果运用计算机管理系统，那么会比较容易的。当然需要的是可以灵活运用计算机和光盘刻录技术，以及拍照整理的工作人员[2]。将其学生档案整理成为电子文档，备案记录。所以各大高校可以把那些政治素质强、作风好、业务精练的人选调到档案管理岗位上，发挥其才智，管理好人事档案。

1.4 老思想影响档案管理

在信息技术快速发展的今天，各大高校因循守旧，档案的观念停留在以前的纸质文件时代。学校领导还没有从传统的纸质档案模式中走出来，从心理上排斥、不接受“信息化”，认为纸质档案更安全，更方便。虽然纸质档案是比较容易读取和容易理解，写好后的和保存好的都是一致的。但是在整个社会信息化潮流的影响下，高校学生档案信息化是不可或缺的[3]。所以各大高校要努力提高学校整体的素质水平，真正做到与时俱进，共同发展。

2 服务策略

2.1 加强档案机构体系的合理设置

建立一支具备掌握各种学科各种领域的知识和技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，是充分开发利用高校学生档案人事管理信息的组织保证。所以，必须要调整、配备相应专业素质的档案人才队伍是很有必要的。提高现有档案管理人员的素质，注重培养业务能力，特别是信息技术的培养，不定期举办考核和岗位培训，邀请专家学者来讲座交流，及时了解现代科学和档案学领域发展的新动态、新成果，不断更新档案工作人员的知识结构，提高档案工作人员的工作能力水平，促进档案人员服务意识的增强。档案部门首先要做好的是自身服务意识能力的提升，这样才能促进全社会档案意识的强化，使整个档案工作才能沿着健康的轨道向前稳步发展档案意识的强化是一项潜移默化的过程，决不是简简单单就可以完成的事情；所以，同志们还需要多多努力。

2.2 提高档案信息动态更新

信息化的内容具有使网络自动更新的特征。网络的自动更新将会引起文件结构的改变；内部内容的更新，会引起信息内容的改变，让我们看到和上一次保存起来不一样的信息内容。以电子文档保存档案是最理想的方式，不仅能保证档案的完整，而且还允许多个用户同时访问，而且要比纸质档案更易检索，并可以提供更有效的存储方式。更为重要的是，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案会随着系统的更新自动更新和迁移，就像现在手机软件自动更新一样，虽然系统升级了，可以内部内容还是存在的[4]。这种方式是发达国家保存档案的主要方式，也是档案保存系统的发展趋势。是我国需要多多学习和借鉴的地方。

3 总结

加强高校学生档案信息化建设管理是高校档案事业适应时代的潮流和社会发展的必然选择，是加快档案管理现代化的客观条件，是提高档案信息服务水平的必经之路。高校学生档案信息化建设还没有现成的经验可供参考，我们应该善于在实践中寻求经验、吸取教训，一步一步形成档案信息化建设的一套理论，不断完善起来。因为实践是检验真理的唯一标准。走出一条先实践、后理论、再次实践、创办新理论的科学建设发展大道之路，理论和实践是与时并进的，将其不断推动高校学生档案信息化建设稳步向前的步伐。希望各大高校共同努力、共同发展，共同完善，共同成长，有越来越多的档案管理型人才为其服务。

参考文献

[1] 梁世承.略谈高校档案信息化建设的现状与对策[J].南宁师范高等专科学校学报，2004（6）

[2] 陈晓虹.浅析高校档案的信息化建设[J].杭州电子工业学院学报，2002（4）

[3] 孙敏.《论高校人事档案管理工作的创新思路》[J].湖北教育学院学报，2005（4）

[4] 杨公之.档案信息化建设实务[J].北京：中国档案出版社，2003

作者简介

王茂敏（1981-），男，汉族，山东济南人，大学，档案助理馆员，研究方向：档案管理、计算机网络，单位：济南工程职业技术学院。

张仲达，男， 齐鲁工业大学，讲师endprint