研究单位质量管理中质量目标实现与“职责、权限”

●陈敏洁

研究单位质量管理中质量目标实现与“职责、权限”

●陈敏洁

文章通过质量管理体系的建立和运行实现产品研制开发的质量目标，明确和落实负责和参与研制和管理的全体人员的职责和权限。具体针对研究所所承担的产品（项目）研制的特点及负责和参与研制任务的人员特点，介绍研究所以研究部（室）承担产品研制任务时，对制定有关“职责和权限”与研究部质量目标实现的措施，从职责和权限及责权利统一、履行岗位责任制要点、研究部内岗位之间的“接口”和“界面”关系等所进行了思考。

质量管理 质量目标 职责和权限

根据《GB/T 9001-2008质量管理体系要求》和《GJB9001B-2009质量管理体系要求》，针对研究所所承担的产品（项目）研制的特点如产品的研制性质、多样性和单件，及负责和参与研制任务的人员特点如一个研制人员可能同时参与多项产品研制等，参考相关企业与研究所制定的质量管理目标实现措施等，为实现质量管理中的最核心主题即质量目标的实现，有针对性的提出和落实质量管理体系中的职责和权限，这也是实现质量目标的关键。笔者介绍了所在研究所大功率电力电子与直线驱动技术研究部（室）对制定有关“职责和权限”与研究部质量目标实现所进行的思考，以期与同行交流，共同提高质量管理水平。

一、质量管理体系的要求

《GB/T 9001-2008质量管理体系要求》和《GJB9001B-2009质量管理体系要求》第5.5.1条款中的第一项都是“最高管理者应确保组织内的职责、权限得到规定和沟通”，这实际上是首先要求，是对于一项产品的研制开发，要求最高管理者根据参与产品研制和管理的所有人员在研制过程中所承担的任务，即职责，明确并赋予在本项产品研制中的真正权限。我们主要从如下两方面进行理解、规定和沟通落实。

1.职责、权限得到明确规定并充分沟通，是质量管理体系建立、实施有效运行的基本要求。最高管理者应确保组织内各部门和各类人员的职责、权限得到明确规定，并确保以适当的方式或方法，依据任务分工对职责、权限进行充分沟通，使各部门、各类人员都明确自己的职责及权限，以便在工作中，既能各司其职，各负其责，又能密切配合。

2.组织机构是否合理，职责、权限规定是否明确并得到充分及时沟通，直接影响质量管理体系运行的有效性和研制的产品质量。职责、权限应以文件形式明确规定。

研究部一般是由多个研究组组成，并进行日常研制工作的基本管理，但在承担具体项目的产品研制任务时，实际是多个研究组的相关人员共同参与承担和完成。因此，在所长的领导和所质量管理部门的监督管理之下，研究部第一把手负责整个产品的研制，不受研究组的形式约束而依据参与研制任务的人员所承担的职责进行沟通和明确权限。但研究组长有协助负责人对参与人员所承担的职责进行监督的义务。

二、产品研制过程中的职责和权限

1.以事定岗，以岗定人。研究部首先根据课题任务、性质和目标，进行实际的任务分解和设置若干不同职能的岗位，以事定岗；根据该岗位标明的、固定的、明确的工作任务配备合适人选，以岗定人。

对于科研人员来所，他所承担的工作可能不只是一个产品研制中的一部份，而是多个项目的不同产品研制中的工作，工作内容可能是相近的，也可能差别很大，在同时开展多个产品研制的情况下也即存在一人多岗的情况。为了确保完成好他所承担的每一项所研制产品中的工作，这里也包括与其他参研人员的必要的配合工作。在研究部所承担的每一项产品研制开始，都与每一位参与研制的人员签订相应的岗位责任书，使其明确他在每一项产品的研制任务中所对应的岗位和具体任务。岗位的名称可以是相同的，但工作内容或者说任务是与所研制的产品有明确的对应关系。

2.岗位责任制。职责就是职务责任，它是工作时必须做的，并且要求承担人负应负的责。岗位责任制也就是意味所在岗位的研制人员对他所承担的任务是必须要完成的义务。而权限就是为了保证职责的有效履行，任职者工作时，在其权限范围内可以命令、使用的资源。

在与研究部成员签订岗位责任书后，就明确了各个岗位的工作性质、任务和义务人。在具备义务人开展他所承担工作的条件后，工作的压力首先不是来自研究组负责人，这是为完成此岗位的工作发自内心产生，从而转变为完成任务的动力，研究负责人要做的是激励参研人员实现其为完成任务实现目标。每个研究人员认识到这个任务中所发生的任何问题都要由自己尽力解决掉，研究部负责人起联络辅助他的作用，他在项目中的任务是为他自己做的，而不是为研究部负责人做的。在产品的研制过程中他个人的学术水平和价值能得到展现，其研究设计制造能力体现在各阶段工作任务的执行情况上，项目任务中遇到的问题应该由其主动发挥和激发创新能力去解决，这个过程也将提高研制人员必要的协调能力。

研究部的项目负责人是每一个产品的直接责任人，他有协助研制人员解决在研制工作中遇到的各种新的技术问题、部内外和所外的必要协调等问题的义务。

于12月中旬和3月下旬分别喷灌1次，灌水量大于每亩60立方米。2月中旬和3月中旬人工锄草各1次，5月中旬人工拔草1次。3月底结合喷灌用人力单行施肥机每亩追施尿素8公斤。为防治麦蚜、麦吸浆虫、麦红蜘蛛等害虫以及小麦条锈病、白粉病等病害，5月中旬，每亩用红太阳高效氯氰菊酯40克加入三唑酮100克对水15公斤进行机动喷雾器喷雾。因受当地地理位置及气候条件影响，小麦条锈病、白粉病发病偏重，生产期间进行综合防治，降低感病品种的发病率和严重度。

3.责权利统一。研究部各类人员的职责、权限及相互关系主要以岗位责任制形式出现。在制定研究岗位职责时，研究部负责人考虑尽可能一个岗位包含多项工作内容，充分发挥岗位上的研究人员来自于其长期从事同类或相关研制工作而积累的知识、经验、发展起来的能力和创造力，发掘研究人员在项目（产品）的任务完成上发挥各种技能和能力，由此而激励其主动积极承担更艰巨研制工作的愿望。研究岗位责任制要形成一种管理制度，研究人员按其各类工作任务具备相应的条件，每个人的研究项目、任务、权限、完成任务的标准，以及履行岗位职责的考核，相应的奖惩应当做出的规定。研究人员完成产品研制中分配的任务是其行使权力的本质，行使权利是为其研究完成所承担任务而尽责的手段，利益是激励员工做好本职工作的动力。

如果产品研制负责人向研制人员分配了任务，但承担相应具体任务的研究人员有责无权，他必然有规避责任或无法履行责任的情况出现，即他处于“有责无权活地狱”的状态。与之相反，直接负责产品研制任务的负责人如果有权无责，也会导致权力使用不当，不了解产品研制中的各项具体任务和研制情况，处于“有权无责活神仙”的境地。这两种情况都无法保证完成所承担的产品研制任务，当然，也谈不上实现产品的质量目标了。

三、履行岗位责任制的要点

履行好岗位责任的要点就是研究部人人做好份内的工作，同时注意以下原则：

1.在岗位职责研究组实行分层管理，从研制人员到研究组长再到研究部负责人逐级负责的原则。在课题任务分工后，研究部负责人只对具体研究人员进行管理，听取课题任务重要节点汇报，研究人员对其所领受的课题任务负责。防止越级管理，越俎代庖的现象。

2.具体事务实行管理例外原则。研究部有多个研究组，同时承担着多项不同类型的项目和产品研制任务，纷杂忙乱的具体事务也很多，为了防止出现诸多事务纷争不清的困扰，研究部负责人从两方面着手抓工作：一方面要善于授权，把处理各方面辅助性事务的具体工作的权力授予科研辅助人员，使其各司其职，各尽其职；另一方面，遵循例外原则。负责人处理项目任务和文件等没有规定的例外事务。

只有这样，负责人在具体工作中才能避免事必躬亲，大事小事一人管，长期以往，使具体工作人员无所适从，不知所为，影响工作积极性和效率。

3.谁分管谁负责的原则。在每个研究人员所承担分管的产品研制任务范围内，不贸然干涉代替自己周围人员的工作，而应创造一种和谐而认真的工作氛围、风气，鼓励并促使其在自己分管工作范围内恪尽职守。

四、研究部内岗位之间的“接口”和“界面”关系

对于研究部里同时由多人承担的多个项目和任务分工及相互间的合作，研究部在明确职责、权限以后，要实现项目任务的目标，就要明确并规定研究任务的相互关系——即“接口”控制，此为确保按时和保质完成产品研制任务；多人承担同一项产品研制任务时的分工要明确各自的“界面”，此为明确各自的责任范围及各个研究人员及其岗位之间的关系。

研制任务分工的几种“接口”和“界面”状态分析如下。

一个产品研制过程中研制任务分工的“接口”着重于其关联性、进和出的对应性，“界面”则着重于明确责任范围。

相切状态：这种状态的任务分工相关因素分工明确，界面明确，是最理想状态，但通常一个高科技产品研制的各项具体工作关联性很强，分工中很难实现如此的状态和界面。

相交状态：这种状态的任务分工相关因素虽有分工，但部分界面难以具体界定，易引起推诿、扯皮，这是需要优化的状态。在具体研究项目中对于重要关键研究点的分配上研究负责人有时也要加派力量，避免由于单人负责某部分因某种意外而影响整体研究目标的实现。

相含状态：一部分人员工作完全可以取代了另一个部分人员工作，这样就会在完成项目任务过程中，如果目的不明和必要，相互间含糊不清有重复、推诿与抵触，则必定造成浪费。这是一种无界面重叠状态需要尽可能避免，除非被含部分是研究负责人标定的关键研究点，从性能优化和可靠性设计等方面考虑才需要两部分人重复研制。

相离状态：对于项目任务有分工但没有联系，存在脱节、真空、死角与盲点，是导致质量体系薄弱环节的主因，这种状态是大课题任务分配中最常见的状态，项目负责人在项目具体执行过程中要使任务分工相切，对于真空、死角和盲点做出识别，形成接口并同时理好界面。

五、结束语

针对研究所内以研究部承担项目研制过程中质量管理的“职责和权限”，提出以事定岗和一人多岗管理模式下，如何实现责、权、利相统一，确保质量目标实现的思路。一方面，在实行分层管理和逐级负责的原则下，要赋予具体岗位人员在承担责任的同时，必须赋予相应的权限，采用考核和奖励的方式鼓励岗位人员挖掘创新潜能，罚不是目的而在于及时纠错、警戒未来。另一方面，对每一项产品的研制，使每一个岗位的人员清楚自己所承担任务的接口和界面，合作工作中职责的主与辅。这两方面都是明确职责和权限所不可或缺的。

[1] 郝渊晓.商业银行营销管理学.北京：科学出版社，2004

[2] 王虹.国企改革面临的新挑战及对策[j].时代金融，2013（6）

（作者单位：中国科学院电工研究所 北京 100190）

（责编：吕尚）

F224.3

A

1004-4914（2014）02-243-02