谈高校离退休教职工电子档案系统建设

2014-03-31王存喜杨玉枫

华北科技学院学报 2014年11期

王存喜，杨玉枫

(华北科技学院，北京东燕郊 101601)

0 引言

随着高校离退休教职工数量和信息量的不断增加，相关档案的整理、查找、数据更新等方面工作效率和效能低下的状况使得离退休人员电子档案管理系统建设迫在眉睫。借助于计算机、网络等现代信息技术为基础的离退休人员电子档案管理系统能克服传统工作方式下存在的不足［1］。利用离退休人员电子档案管理系统，对于分门别类的离退休人员信息进行自动处理，把结果置于信息系统中，学校可以据此进行离退休教职工的服务管理。

1 高校离退休人员电子档案系统的重要性和必要性

1.1 离退休人员电子档案系统建设是高校信息化建设的一个组成部分

随着高校的信息化建设不断推进，高校的信息化工作主要包括教学管理信息化、学生电子档案系统建设、人事管理信息化、办公自动化、电子图书馆等等［2］，属于高校工作中不可或缺的重要部分的离退休工作也同样需要适应信息化的进程。

1.2 离退休人员电子档案系统建设是高校离退休工作发展的必然趋势

离退休人员电子档案建设有利于提高离退休服务管理水平并与高校各项信息管理工作对接。高校各职能部门和离退休人员就可根据自己的权限进行查询和处理各种信息［3］。这样可以大大加快有关离退休服务管理的工作效率，从而显著提高离退休教职工服务管理水平。

1.3 建设和实现离退休人员电子档案管理系统，有利于服务管理工作人员的综合素质提高

将现代信息技术运用到高校离退休服务管理工作中，不仅要求离退休服务管理工作人员具有传统的踏实肯干的工作作风，而且还要掌握现代化信息管理技术的操作技能，促使他们提高信息管理和网络水平。实现离退休人员电子档案管理系统的建设和管理，很多繁琐性的事务性工作可以减少，离退休服务管理工作人员可以静下心来思考和创新服务管理的新方法和新模式，研究一些离退休服务管理工作的课题，提高自身的服务管理水平。

1.4 便于离退休工作人员与服务群体进行有效沟通

在日常服务管理工作中，工作人员应该随时与离退休教职工进行沟通和交流，获取信息、处理信息、反馈信息，从而采用行之有效的服务管理方法进行工作。在传统的服务管理模式下、服务管理工作人员主要通过走访面谈、书信交谈、电话询问、集体座谈、听取子女意见、设置意见箱等方式与离退休人员进行交流与沟通［4］，这些交流方式虽然比较直接，但是有时获得的信息不够准确，会影响信息处理结果。离退休人员信息系统建设后，服务管理人员可以充分利用网络的及时性、灵活性、虚拟性和动态交互性等特点，便于相互间有效沟通，全面了解和掌握离退休人员的生活学习要求、心理需求和精神追求。

2 高校离退休教职工电子档案系统的内容

高校离退休教职工电子档案系统内容应该将离退休教职工的个人基本信息和子女亲属信息全部内容包含其中［5］。根据我校的情况，具体来说应该分成以下几个组成部分。

2.1 离退休教职工基本信息电子档案分系统

设置在册的离退休教职工的基本信息，包括姓名、电子照片、性别、身份证号、年龄、民族、学历、籍贯、参加工作时间、退(离)休的确定及时间、退(离)休前所在单位、职称及职务、去世等自然和在职的基本信息。主要由人事部门登录和管理。

2.2 离退休教职工健康信息电子档案分系统

离退休教职工健康信息档案系统应由校医院来建设、完善和更新。系统包括除个人基础信息外，主要内容有生活习惯、以往病史、诊治情况、家族病史、现病史、体检结果、保健、预防接种、随访登记及疾病的发生、发展、治疗过程等内容［6］。对教职工住院及医药费报销审核情况有详细记录。同时要确保档案资料的完整性、准确性、连续性、科学性和实用性。

2.3 离退休教职工工资信息分系统

该系统主要记录离退休教职工工资、补贴以及慰问金等信息的管理，同时记录每年工资、补贴以及慰问金变动的情况及说明。主要由人事部门和财务部门负责

2.4 离退休教职工住址及亲属情况信息分系统

离退休教职工住址及亲属信息系统也是整个系统组成的重要部分，是与离退休教职工进行相互联系的重要渠道。离退休教职工的及其配偶住址及居住面积、子女的家庭住址、电话、手机号码、电子邮箱以及配偶、子女的工作单位地址和电话、QQ号、微信号等联系方式应详细记录其中。由离退休服务管理部门来进行登录、管理和更新。

2.5 离退休教职工政治面貌信息分系统

离退休教职工的政治面貌信息系统内容要包括参加各党派、协会、团体组织的名称，时间，地点。以及在其组织中所担任的职务等信息。由高校组织部负责管理更新系统。

2.6 离退休教职工走访、困难记录分系统

离退休教职工生病住院需要进行探视、春节前到离休干部家中进行慰问、重阳节慰问全部离退休教职工、教师节看望德高望重的老教授、离退休教职工去世到家中看望遗属等走访工作需要进行安排并记录在案。有些特殊家庭、困难家庭需要得到学校的帮扶、组织的关怀和温暖，学校每年要进行困难教职工走访慰问、大病救助、老党员慰问及困难党员补助等工作同样也需要量化的依据。

2.7 离退休教职工个人情况及事迹分系统

离退休教职工的个人情况及事迹指本人(包括在岗)从事的工作岗位、特长、兴趣爱好、获得的各种荣誉称号，以及退休后发挥余热的岗位，受过的奖励和处分;家庭成员的有军、烈属等等涉及到政治审查需要向组织说明的一些信息。

3 高校离退休教职工电子档案系统建设应注意的问题

高校离退休教职工电子档案系统建设是一项系统性、综合性、创新性的工程。建立完整的高校离退休教职工电子档案系统，不论是决定离退休服务管理宏观决策、还是服务管理方案的具体实施有着不可替代的作用。对促进建设和谐校园、实现信息现代化高校起着十分重要的作用。高校离退休教职工电子档案系统在建设中应注意以下几个问题:

3.1 高校离退休教职工电子档案系统信息采集方式的多样性与信息准确性

离退休教职工信息数据的采集大致可以分为以下几类;一是人事部门确保自然情况及档案中提取所需信息的准确性;二是网络、电话、书信及上门采集信息数据，通过与本人逐一核实，了解亲属情况、健康状况、个人事迹及个人困难等数据信息。尽力保证数据的全面与准确［7］;三是整理相关工作情况材料。汇总走访、慰问情况，个人困难(问题)的解决情况。

3.2 高校离退休教职工电子档案系统的联动性与及时更新

高校离退休教职工电子档案系统建设不是一朝一夕的事情，更不是哪一个部门的事情。为此学校领导要高度重视，要成立高校离退休教职工电子档案系统建设管理小组。离退休人员的数据信息是在不断的变化，所以电子档案系统建设中的几个分系统要及时准确的更新并形成联动。

3.3 高校离退休教职工电子档案系统建设的保密性

离退休教职工的电子信息是离退休人员的档案信息的网络化，是获取、管理和利用档案信息资源的重要手段。然而，由于网络的高分散性和信息的易拷贝性以及信息保密意识的薄弱，导致档案信息网络化管理存在疏漏。在信息网络化建设中，档案信息的采集、存储、编研与资源共享等都存在泄密的可能。为此涉及到离退休信息的工作人员要树立高度的保密意识，同时在电子档案系统中设置保密程序，防止离退休人员信息外泄事件的发生［8］。要采取限制离退休教职工个人和管理人员的权限，实行使用信息的签名负责制。确保离退休教职工信息系统的保密性。