医院档案管理工作的现状及创新探讨

邓晓霞

摘 要：作为医院整体管理工作中的基础，档案管理工作在医院发展过程中发挥着不容小觑的作用。本文先对医院档案管理工作的现状及其中的问题进行分析，然后针对各项问题提出相应的创新解决措施，以望能为相关人士提供有价值的参考。

关键字：医院；档案管理；现状；创新

档案是医院开展各项管理的重要参考依据之一，也是医院发展的重要财富，更是医院持续发展的基础。所以，不断加强档案管理对医院的现代化建设来说至关重要。社会主义模式下的市场经济格局不断发生着变革，医院要适应这种变化就必须要从基础性的档案管理入手，积极建立现代化的档案管理制度，并将制度的执行落实到位。此外，相关工作人员必须及时发现档案管理过程中存在的问题，并针对问题采取有效的解决措施，从而保证医院在市场变动中保持稳定的发展。

1 医院档案管理工作的现状

1.1 相关制度不健全

随着社会的快速发展，科技技术日新月异，档案的外延及内涵都在随之发生变化，但是，通过对医院进行走访，发现大多数医院对于内部档案管理的内容没有一套统一的标准及模式，各个医院基本上都是按照自身的实践及理解来进行档案管理，这就促使一些应该进行管理的档案没有得到及时的管理。此外，医院档案管理基本都由各个科室进行分散管理，档案分类不明、档案保存重复等现象时有发生，这样的分散式管理大大降低了档案的利用率，更使得档案缺乏安全性和完整性。总之，缺乏统一管理制度的档案管理模式让部分珍贵材料的收集和管理得不到足够重视，使得档案管理与信息管理的严重脱节，造成缺乏档案管理的完整性和医院信息资源的整合性。

1.2 缺乏专业管理人员

当前，多数医院在发展过程中都只对医疗技术人员专业技能及素质的提升予以关注，而档案管理人员的管理能力和素质涵养尚未被纳入人员培养的要求和计划当中，所以部分医院的档案管理人员并非专业出身，学历相对偏低，自身所掌握的知识层面也较为狭窄。此外，医院档案管理人员少有进修机会，系统化的相关培训也比较匮乏，这就造成多数档案管理人员的管理水平和职业素养与时代发展的需求相脱节，缺乏时代所需的活力与开拓创新。

1.3 现代化档案设施匮乏

信息时代的来临迫切要求医院进行档案管理的信息化建设。但是，当前许多医院尤其是中小型医院的档案管理设施过于陈旧，难以满足时代对档案管理提出的新要求。对于档案管理，计算机、扫描仪、复印机、防磁柜、刻录机、空调、加湿机及灭火器等各种硬件设施必须要具备，且档案的存放保管必须科学合理。此外，医疗用房不足、档案用房狭窄及管理技术落后等也是当前医院档案管理设施方面存在的主要问题，许多医院甚至还在利用手工进行档案收集和检索。这种陈旧落后的管理方式对档案的收集、运用及调研来说非常不利，更为档案管理的发展带来了很大程度的限制。

2 医院档案管理工作的创新点

2.1 建立完善的管理制度，规范管理行为

档案管理工作具有很强的条理性，通过建立健全的管理制度可以改善当前档案管理随意性较为严重的局面，确保档案管理工作的持续发展。医院要根据《医院卫生档案管理办法》、《档案法》等相关法律法规，结合单位自身的实际情况逐步进行档案的收集、保管、借阅、保密、移交及销毁等规章制度的完善，严格管理档案库房，保证档案管理的每一个环节都有据可依，有章可循。此外，还要对医院不同载体及不同门类的档案进行统一管理与考核，使得档案管理能够同步于医疗业务的考核评价及发展。

2.2 明确收集方式和范围，科学进行档案分类

一切能够反映医院发展的重要事项和活动、具有利用及研究价值的声像与影视制品、图片、文档和电子信息等资源以及医院涉及经营的各项记录都属于归档内容。归档的声像与影视制品、图片要保证足够清晰完整，文字档案要保证内容书写工整清晰。医院可将日常收集、定期收集及年终收集三种收集方式相结合进行档案资料的采集。为了进一步确保档案的完整性，医院要在年终时进行各个科室资料文件的统一清查和整理。

按照内容可将档案分为文书档案、财务档案、业务档案、实物、声像及电子档案、基建档案、特体档案及科技档案等；按照保存期限可将档案分为定期档案和永久档案；按照档案性质可将档案分为业务档案、综合档案及政工档案等。档案管理工作人员要熟知档案的各种分类方式，以保证医院能够对档案资料予以有效利用，从而展现出档案管理的重要性。

2.3 配备专业管理人员，加强人员培训

档案管理人员的专业技能及综合素养是档案管理顺利进行及持续发展的重要保障，医院必须要选择德才兼备的人才进行档案管理。档案管理人员要怀着一颗负责任的心来对待工作，落实档案管理的每一个环节和每一个细节。档案管理工作具有一定的复杂性和条理性，这就需要管理人员在具有强烈的责任感的前提下还具备一定程度的基本技能和专业水平。所以，医院档案管理水平与人才培养及提升档案管理人员的综合素质等方面密切相关。当前医院要做的就是将档案管理人才的培养纳入医院人才培养计划当中，通过让档案管理人员参加交流学习、专业培训及进修等方式来提升其业务水平。此外，档案管理人员还要自觉进行自我学习，不断提升自身能力，全面投身于档案管理工作，从而促进档案管理事业的发展。

2.4 抓好档案网络化，加强管理信息化

随着网络化、信息管理及办公自动化的快速普及，传统的档案管理模式显然已经无法满足新时代提出的崭新的管理要求。这些科技技术的发展，在一定程度上使得档案的内涵得以延伸。一方面，医院的医疗业务相对繁忙，所产生的档案多而复杂，每年的影像资料及数万份病案等都需要进行归档，传统的档案储存方式将会占用很大的空间，甚至可能加深医疗用房的紧张程度。这种时候，将档案资料通过计算机存入电脑或刻成光盘，大大节省了档案的存储空间。另一方面，传统的档案存储工作量相对较大，既浪费时间又浪费人力，也不利于使用者进行档案查阅。实现档案信息化管理之后，在很大程度上提升了档案存储的工作效率，减少了人力资源的浪费，使用者也能够通过计算机快速准确的找到所需档案资料，从而顺利开展各项工作。总之，实施档案的网络化管理，实现信息资源的共享，这样不仅能更加方便地保存信息更可以减少存档空间。医院必须实现档案领域的计算机化，将办公自动化、数字化及信息化贯穿于档案的起草、修改、检索、打印、登记及汇总统计等每一个管理环节，只有这样才能让档案管理保持与时俱进的脚步。

3 结束语

档案管理是自古以来就一直在进行的一项工作，社会的快速发展将纸质化的档案管理转变为以电子作为载体的管理模式。虽然无论在模式还是在意识上，无论从工作流程还是从手段上，档案管理工作还在不断地涌现出创新和改革，但是，信息化时代的来临及社会标准化的不断完善迫使医院的发展面临着更大的机遇和挑战。医院必须看清当前社会的发展形式，对医院现阶段档案管理工作中存在的问题予以调查和关注，同时提出有价值的解决措施，以全面促进医院的现代化建设。

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