基于计算机的文书档案科学化管理探索途径

王玉秀

摘 要：文书档案管理在单位工作中的重要性是不可替代的，进行文书档案科学管理十分必要，其重点在于收集、保存资料，文书档案管的管理对象主要是文件、书报、物品存档等，是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。本文就文书档案管理中存在的一些问题以及相应的对策做出一些探讨。

关键词：文书档案管理；对策；探讨；机密性

文书档案在企业档案管理工作中占有非常重要的作用，是单企业档案管理水平的重要体现，是单企业档案的资源发生地，对文书档案进行规范化、标准化的科学管理，才能够提高文书档案的利用率，为企业的其他工作打下基础，做好服务。下面分析一下文书档案管理的特征，探讨目前文书档案管理存在的问题和加强管理的措施。

1 文书档案管理的特征

文书档案是对历史的一种记录，是相关时间段内机关、企业和事业单位、社会团体及其他社会组织在领导与行政管理活动的综合，主要包括了党委、组织、纪委、纪检、工会、办公室等部门的活动，又被称之为管理性档案。文书档案管理的手段主要是以纸质为载体来记录，并按照相关要求分类后存放在档案室中。文书档案是对单位工作各方面的真实记录，它主要涉及党群管理、行政管理、财务管理、人事管理、业务管理等方面，内容丰富。形成了文书档案资料的丰富性。文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据。只有实现文书档案的科学化管理和规范化管理，才能发挥出文书档案的作用，体现出文书档案所具有的价值。

2 文书档案管理工作中存在的问题

2.1 档案的收集不够及时

企业档案收集工作是档案管理工作的基础，是企业档案信息资源实现集中统一管理的重要环节，它既为档案整理工作提供了物质基础，又是实现档案利用的前提条件，文件材料收集的齐全与否，与档案的完整性有着密不可分的关系。当前一些企业文书档案收集工作中存在的问题，分析其原因，主要是，社会经济的发展和信息化技术的应用对企业档案管理工作有着积极的推动作用，例如通过企业OA软件的运用，很大程度提高了各类红头文件收集的齐全完整性，但总体而言，文书档案收集工作仍存在诸多突出问题。主要包括：一是档案材料收集不齐全，部分企业在文书档案收集过程中只收集红头文件，对于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如党组会会议记录、公司简报、各类非生产性合同、工作计划和工作总结、统计报表以及其他具有原始凭证性材料的收集缺乏重视，致使许多重要文件材料逐渐丢失，而这些文件材料对今后的查考编研等工作起着不可替代的作用。文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的，但是由于各种原因，有些部门未能及时的将文件交给档案管理员，这就造成了档案的收集工作的难度。这种状况是由于各部门的配合工作没有做好，时常使档案管理员不能按时完成工作，不得不常常催要，但是有些文件个别部门确实工作需要，所以导致档案管理人员只得妥协，等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料，另一方面这些文件资料在部门中很有可能没有得到很好的保存，甚至丢失，使重要的资料不能够有效的保存，这是文书管理工作的疏漏。

2.2 文书工作与档案管理脱节

文书工作与档案管理脱节是我国的文档一体化管理体制没有理顺，从我国现行的档案管理体制来看，挡案的管理只能通过企业档案室与企业文书部门连接，这种联系途径比较单一，而且职权不明，很难发挥文书工作和档案工作的整体优势。造成文书工作与档案工作脱节。二是标准化、自动化水平不高，很大程度上影响了档案自动化系统的工作，特别是电子文件的鉴定、分类、组卷等基本上还是以手工为主。三是由于标准化准备工作不足，给软件推广和档案信息的传递带来困难，造成档案管理系统中的工作流程脱节。文书工作是开展档案管理工作的前提，档案管理工作则是文书工作的延续，两者之间既有联系，又有区别，既有相互统一又分工明确，关系密不可分。但是在实际的工作中文书工作和档案管理实行是分块管理体系，虽然在工作中取得良好的成效，但是在某种程度上这种管理体制却拉大了文书工作和档案工作之间的距离。就现实情况来说，文书工作者的档案意识较为淡薄，而档案管理人员也极少涉及文书工作，这就导致了工作之问的脱节，在衔接上十分不协调。目前，许多单位的文书工作和档案管理工作在公文的格式和处理办法上存在较多的分歧和不规范的现象。比如，文件用纸不规范、格式不统一、版记不全、附件不规范、办理程序先妥、编号不准确等等。

2.3 上级领导对档案管理工作不够重视

在企业单位中，有很多上级领导对文书档案工作的认识不够全面，不够透彻。争取领导重视是做好文书档案工作的前提，发挥作用，争取领导的重视。领导是否重视文书档案工作，在很大程度上取决于对文书档案人员工作的满足度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，必须做好档案的管理，使之充分发挥作用，为本单位工作提供支持和保障。只有让单位领导知道了档案工作在单位全局工作中的地位和作用才能够得到领导的重视和支持。加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文书档案工作不够重视，大多都是因为对档案工作的不了解，认为文书档案工作可有可无。这就需要文书档案人员经常向领导宣传文书档案工作。首先，要勤向领导汇报文书档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐熟悉文书档案工作，利用档案促进工作。实施文书档案管理现代化是加强文书档案管理工作的必由之路。在一部分领导看来，档案管路工作极为简单，尽管投入了大量人力物力，但是难以见到效果，也无法创造可观的经济效益。只要求相关工作人员保存好文件，以备不时之需即可。所以档案管理工作尽管在口头上得到了重视，却没有将具体工作落实到位。这就直接影响了包括文书档案管理人员在内的档案管理工作者的积极性。除此以外，单位不同领导和部门负责人对文书档案工作重要性的认知不一致，也会导致文书档案管理工作的不完善。

2.4 文书档案管理人员的素质不高

文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成，因此人员的素质直接影响着管理工作，一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，没有掌握其关键，管理工作者的个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求。在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能，即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训。经常导致文书立卷不符合规范、收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、档案保管期限的划分混乱、文书档案收集缺失等问题。随着互联网时代的来临，利用计算机进行文书档案管理，从而达到管理的电子化、网络化已经成为当前的发展潮流。档案管理工作者应该重视和加强知识技能的培训和更新，进一步促进文书档案管理工作的标准化和制度化。接受新的档案管理知识和方法，特别是现在计算机技术的发展，给档案的管理带来了一次革命，管理人员只有掌握好新的专业知识，才能不被时代淘汰。

3 提高文书档案管理水平的对策

3.1 及时全面地收集文书材料

档案的收集工作，是档案工作的首要环节和实际起点。它不仅为档案工作提供了实际的管理对象，还为国家积累了完整系统的档案史料。文书材料的收集，是平时归卷和来年初调整定卷的前提和基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量，既是一项繁琐的业务工作，也是一项细致的政治工作。文书材料的收集工作一是“账内”文件要经常查对、清点，做到一份不漏地收集起来；二是“账外”文件要留心收集，把应该收的都收集起来；三是严格规章制度，使工作人员自觉地把文书材料交上来；四是做好思想工作，把容易被忽视的文书材料收集起来。总之，文书材料的收集工作是一项政策性强、艰苦细致的工作，档案管理人员必须熟悉业务、信息灵通、坚持执行有关制度，使收集到的文书材料的数量充分、门类齐全、结构合理，并做到手勤、口勤、腿勤，脑勤，充分发挥自己的主观能动性，才能及时全面地做好文书材料的收集工作。

3.2 做好文书工作与档案管理的衔接

根据义书处理、档案管理、数据库维护、打印原始数据等功能的相互问联系，可把文书处理与档案管理分为两个系统、两个库。这样既可以实行一体化管理，又能单独使用，分段管理。两个库既前后连贯，又相对独立，互不干扰。将档案文件的著录项目放在公文处理的登录项目中，使揭示档案外部特征和内部特征的信息尽量在公文处理中形成，并达到标准化，使文书库的数据转换到档案库，这样信息库的数据既叮供文书处理中反复使用，又可免去档案部门立卷、归档数据的重复集中录人之苦，充分发挥现代管理的优势，达到了文书处理与档案管理的一致性。文档一体化管理的特点是文档一体化管理具有灵活方便的自动组卷、对档案题名自动标引、多功能检索等功能。按照国家档案局颁布的《档案著录规则》要求，可将文书处理的收发、登记、承办、催办、组卷、注销和档案管理的检索、编目、统计、借阅、销毁等管理于一体，使文件从形成即由计算机实施全过程管理，即文书立卷人员把归档文件在计算机上逐件打上归档标识、组卷标识和保管期限标识，应用计算机组卷功能，直接拟写标题及有关案卷著录内容并由档案人员进行核校，调整卷内文件排列顺序，打印出卷内文件目录。立卷人员根据案卷卷内目录及排列顺序，将相关的文件与护封、目录、备考表一并装订成卷。这样既避免了重劳动，又提高了管理效率与质量。文书工作与档案工作有效衔接的途径是文书档案工作一体化。所谓文书、档案一体化管理，就是将文书处理与档案工作密切联系起来，实现双方互补、互助，相互沟通，相互渗透，从而形成一个有机整体，达到有效管理。根据工作单位类型不同，可以采用下列几种模式：一是由文书工作人员兼管档案工作。或由档案人员兼管文书工作的方法。由一人兼管，能熟悉工作，方便工作，提高工作效率。这种方法实用于中小型单位。二是文书人员与档案工作人员彼此互相合作，共同完成工作。这种方法适用于大企业。由于单位大，形成的文件自然多，文件有条件地转化为档案也必然多。文书人员与档案工作人员共同完成立卷归档工作，有利于档案的利用与开发。三是领导统一负责协调。由一名领导统一负责文书与档案工作的协调。加强统一领导.经常互通情报。交流工作，建立咨询会议制度和联系网络，协商解决有关问题，共同承担某些科研课题。这种方法适应于各类机关。明确部门职责。明确两部门职责，前移档案立卷工作，使文书部门成为档案保存的一个基本单位。文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文。计算机辅助管理是实现文书档案工作一体化的有效途径。文书与档案管理实行计算机辅助管理后，二者能有效地结合起来，使之真正达到前文后档“一次输入，多次采用”的目的，这也是档案工作者多年为之努力的方向。文书档案工作一体化计算机管理系统是办公自动化系统的一项子系统，它是一项系统工程，通过采取必要的措施和手段，可使一体化计算机管理系统具有较强的操作性。首先，计算机局域网络是实现档案文件信息快捷、高速传输运转的必经途径。可将文书档案中相同性质相互联系的工作联为一体，完成数据共享，数据转储。其次，随着多媒体技术的发展，将多媒体技术引人一体化计算机管理系统后，图、文、声并茂，具有可视性、直观性之特点，使文书档案工作真正“活”起来。一体化计算机管理系统实施后，文书档案工作中除了个别环节尚需人工完成外，其它绝大部分工作如分类、整理、鉴定、立卷、著录、标引、统计、打印均可实现自动化，使档案人员从传统的手工劳作中彻底解脱出来，减少重复劳动，提高工作效率。

3.3 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持

在实际工作中，领导的重视程度，在很大程度上会影响文书档案管理工作者的工作积极性。所以，为了提高单位文书档案管理工作的工作的水平，工作人员一定要落实好文书档案的管理工作，使其充分发挥作用，从而才能为本单位的工作足够的支持和保障。文书档案管理人员通过自己的努力，在本单位的文书档案管理工作取得长足的进步后，才能得到单位领导的重视和支持。同时，还要通过自己的积极工作，争得各部门负责人对档案工作的理解和支持。

3.4 强化档案管理工作者培训，全面提高档案管理工作者的综合素质

单位领导要加强对档案管理工作者的培训，深入学习档案专业知识，不断更新档案工作理念，掌握运用计算机管理档案的能力，努力提高自身的业务水平，提高档案管理工作者的综合素质，只有不断对档案管理工作进行培训，才能提高其综合素质，适应现代档案管理的要求。加强学习与档案工作相关的法律法规，从而不断提高自己的政治理论及政策水平。新时期干部档案管理工作者要具备优良的专业技术素质。促使管档人员不断改进工作方法，提高自身业务能力素质，进而更高效高质量的完成档案管理工作。

总之，文书档案实行全面科学化管理，加强部门间的协调与合作，对相关工作者迸行职业培训，强化文书工作与档案管理中作的有效衔接，都将有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平充分发挥档案的功能，真正实现其应有的价值。

参考文献

[1]顾爱怡，顾贤凯，从工作实践浅谈文书档案管理，科技资讯，2007

[2]李道逸，浅析文书档案管理中存在的问题及对策，经济与社会发展，2008（I）

[3]胡志觐，做好文书工作是档案工作的基础，机电兵船档案，2008