加强档案现代化管理 积聚发展正能量

丁 琨

（苏州市吴江区公安局，江苏苏州，215200）

科技的高速发展，推动了公安工作的不断创新与提升，一些传统的工作方法在调整，更多全新的工作理念在生成，而与公安战线息息相关的档案工作也面临着机遇与挑战。当前新形式下，如何创新开展档案工作，使其更好地服务公安服务大众，将是一项重要的任务。

2013年以来，苏州市吴江区公安局深度思考公安工作现代化建设，谋求新时期档案管理工作向深度转型发展，为公安档案工作不断积聚“正能量”，以推动档案工作全面加速、提升、增效，努力打造服务型公安形象。

一、档案现代化管理工作的新思考

1.档案工作发展新机遇

回顾这几年的档案工作，经历者无不深有感触：现代科技特别是网络技术的普及为档案工作的发展提供了强大的推动力。档案不再是传统意义上的一本本厚重的卷册。从硬件上来说，我们已经从只拥有装订机、榔头、针线等“冷兵器”的基础配置提升到了电脑、扫描仪、打印机、数码相机等一系列高科技武器；而从软件上来说，简单的word文档、excel表格直至目前的档案信息管理系统，无不彰显着“档案科技时代”的来临。

与此同时，各级领导对档案工作的重视程度也是空前的。自1994年省公安厅在全省部署开展了派出所争创合格档案室活动之后，各级公安机关精心组织、大力推动，经过20年的不断努力，各派出所档案管理工作都达到了一个较高的水平。而随着一系列公安派出所档案工作制度的不断完善，档案工作也逐步从幕后走向前台，纳入派出所年度工作计划与考核。各所都明确了分管领导与责任民警，档案工作的相关规定及本所档案管理工作情况都能了然于心，各项档案管理的规章制度一一予以落实，碰到相关的设备、经费、人员等实际困难也是大力帮助解决。这一系列的改变鼓舞人心，激励档案工作者不断提升工作质量，提高自身的创新能力与服务水平。

2.档案工作面临新调整

发展是主流，创新是必然。档案工作不断前进变革的同时，与传统的一些经验做法形成对峙也是不可避免的。随着形势任务的变化和公安信息化的深入推进，派出所档案工作内容和方式也发生着变化。在实际工作中，我们意识到，一些归档过程中碰到的实际问题，用原先的做法行不通，而新的标准又没有出台，这种让档案工作者备感无力的情形急需引起上级相关部门重视，并及时做出调整。举例来说，我们的重点人口卷、场所行业及企事业单位管理卷等等，按以往惯例，社区民警会将林林总总的相关材料一一收集，每到归档之时，都是满满当当一桌子。而如今社区民警直接将材料录入大平台，通过系统进行操作，更加高效、便捷、科学，基本实现“无纸化”管理。这就让档案材料的收集变得十分“尴尬”。“拿什么归档”是碰到此类情形之后，每一个档案工作者都感到头痛的问题。

而与之相反，一些新增的、能体现公安工作实际情况，有归档价值的材料则需要考虑是否该将之纳入档案管理。光靠一个备查卷，难以应对各种层出不穷的新事物，同时，推进档案信息化建设乃大势所趋，电子档案、实物档案等新兴的抑或冷僻的档案种类也应该得到更多重视。

二、不断挖潜提升档案现代化管理水平

1.探索档案现代化管理的学习方法

档案工作涵盖整个派出所工作的方方面面。户籍、文书、社区、案件都有涉及，新型的科技、视听、电子、实物等档案形式也相继出现，这就要求档案工作者必须对相关部门的工作流程及业务知识都能有个大概了解。这么大的学习范围，光靠坐在办公桌前等材料或是等解决方法是绝对行不通的，只有多问多学、勤记勤练。同时计算机知识与网络运用能力也需要不断提升，基本的打字、制表、录入、查询等都是现代档案工作的必备能力。互联网上刊载的与档案管理相关的知识与技能也可以通过平时的学习积累转化为自身能力，从而运用到实战中去。

2.制定档案现代化管理的业务规范

档案工作的一个明显的特点就在于其时间上的滞后性。一份完整的档案材料的产生，通常是在整个相对应事件告一段落之后才会进入归档序程。传统的户籍类、文书类、视听类以及各类台账等，都是本年度的工作对象，即为上一年的工作内容。即便是时间上相对较短的业务类材料，固然有“随结案、随立卷、随归档”的要求，也总是在案件侦查告一段落之后，材料才出现在档案工作者手中，因此很容易让人对档案工作的重要性缺乏足够的认同。

所幸随着公安档案工作的不断推进，各项制度不断确立，考核内容不断完善，逐步提升了整个档案工作在公安工作中的地位。大环境得到改善的同时，更要求我们在进行档案业务活动中要不断规范自身行为，养成良好的工作习惯。在材料积累、收集方面，传统的纸质材料与现代化的电子文档、数据表格都要齐头并进；在档案的整理、立卷、归档方面，既要重视材料的装订质量与相对应的目录统计，也要及时将档案内容录入公安档案管理系统，并保持高度的正确率与全面性；在档案利用开发方面，不仅要重视对内服务，更要将服务群众的理念深植入心，完善利用效果的反馈、记载工作，从而发挥派出所档案的重要作用。

3.推行档案现代化的服务标准

“身在公安最基层，为群众办好每一件小事就是本分。”这朴实的话语代表的是档案工作者的心声。要围绕如何说群众话、办群众事，摸索总结出行之有效的工作技巧与语言方法，以增强辖区群众对我们的亲切感和认同感。在做好档案工作的同时，不断利用各种宣传渠道进行档案法律法规的宣传教育工作，让档案走近群众、服务群众。

公安窗口是与群众进行接触沟通的最前沿，因此要推行现代化的服务标准，就要对提供户籍查档服务提出更严格的要求。不仅要做到业务熟练、查档快速，更要对群众笑脸相迎、热情服务。老百姓上门求助时心情复杂，有着急上火的，有忐忑不安的，甚至还有心存疑虑、情绪对立的。档案工作者在面对这些负面情绪时，要以真诚感化人、以服务感动人、以材料说服人，做到有凭有据、有情有理，让老百姓怀揣着满意与感动而归。