会计凭证的多视角解读

石河子大学经济与管理学院 邵 露 王伟国 徐晓鹏

一是从会计核算角度看会计凭证。会计核算是对已经发生的经济业务采用一定的载体和方法，根据信息使用者的要求进行反映的过程。在整个会计核算过程中，会计凭证是第一个关口，是会计核算的出发点，并贯穿始终。会计核算中一般将会计凭证分为原始凭证和记账凭证，它们具有不同的特点，对会计核算起着不同的作用。原始凭证又称单据，它是用来记录经济业务发生或完成情况，明确经济责任，并作为记账原始依据的书面证明，按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证。记账凭证由会计人员根据审核后的原始凭证，按照经济业务事项的内容和性质加以归类，并确定会计分录，作为登记会计账簿依据的凭证。记账凭证是记账的直接依据，原始凭证是它的附件和原始依据。凭证提供的数据存储在会计系统之内，其他的会计事项都是由会计人员经过审核、分析、筛选和处理的结果。原始凭证是原始的客观的经济业务活动内容的载体，会计人员依据审核无误的原始凭证，按照内容进行整理归类，据此确定会计分录并编制记账凭证。凭证是主观的会计行为与客观的原始凭证相互协调、相互作用的结果，如果说原始凭证是原始的、感性的起点，则记账凭证就是经加工的、理性的产物。凭证在会计核算中具有重要作用：原始凭证记录经济业务发生或者完成情况，明确各自的经济责任，是会计核算活动的重要依据和原始资料；它是会计工作的起点，是会计核算的第一手材料，将经济业务活动信息转变为会计信息，实现了信息的交换与传递；原始凭证的不同种类在一定程度上实现了对经济业务活动的初步分类。记账凭证是最基本的会计核算形式，它是登记账簿的依据，是业务记录报告的凭证；通过会计凭证的及时传递，对经济业务适时地进行记录，实现原始经济业务信息到会计信息的衔接，在账务处理中传递会计信息；记账凭证按会计要素实现了对原始经济业务活动信息的进一步分类。

二是从法律角度看会计凭证。经济契约的产生与法律制度的产生具有共同的历史渊源，这一点不仅使契约立法一开始便成为法律制度中的重要部分，而且一开始便使簿记凭证具有明确的法定性。凭证是法学中所讲“契约”内容之中重要的一种，《现代汉语词典》对凭证的解释是：证据。《辞海》对会计凭证的解释是：会计中的证据，而这个证据是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，类似于证据中的“书证”。原始凭证是企业发生经济业务时取得的与该项经济相关的原始凭据，如：各类发票、税单、银行票据、入库单、工资表等，这些凭证都具有共同的法律作用，即证明当事人之间建立的一种经济关系。任何企业在处理经济业务时，凭证都必须由执行和完成该项经济业务的有关人员填制，以书面形式记录和证明所发生的经济业务，并在凭证上签名或盖章，以示对经济业务的正确性、真实性负责。会计记账凭证是对经济业务活动的确认与计量过程，每一笔经济业务发生时都需要填制记账凭证，并由有关制单、审核人员签字盖章，明确业务责任人。记账凭证是现行会计体系的核心，无论是企业从原始凭证到账簿、报告，还是注册会计师审计业务，都以记账凭证为核心。法律角度下的原始凭证就是证据、凭据。首先，原始凭证是经济交易原始信息的载体，它能证明经济业务的具体内容和完成情况，为会计核算提供原始资料和主要依据；其次，各职能部门在填制原始凭证时相关业务人员的签字、盖章能够明确经济责任，为落实岗位责任制提供重要文件；最后，原始凭证记载的信息可以反映相关经济利益关系，为维护合法保护权益提供法律证据。记账凭证是登记账簿的书面证明。一方面，它对大量分散的原始凭证进行整理、分类、归集并确认为会计信息，作为登记账簿及后续会计处理的依据；另一方面，记账凭证是日后查账的重要凭证，一旦经济业务出现问题，通过追查记账凭证进而追查到原始凭证就能查实清楚。

三是从信息系统角度看会计凭证。信息系统是能够接收输入数据和指令，按照指令要求对数据进行收集、传递、存储、加工，并输出有用信息的独立完整的系统。会计的各项活动都与信息有关：原始凭证收集原始数据，获取原始信息，是会计信息的源头；记账凭证是业务数据处理起始点，是对原始凭证信息的分类与加工，把会计数据转换成会计信息并进行信息的传递和存储；提供账簿和报表是会计信息的输出和使用。原始凭证是经济业务的直接记录，记账凭证录入相当于原始凭证业务处理是二次录入。根据不同的业务类型，凭证分单项、集成和系统会计凭证三类。单项会计凭证是进行会计核算时，手工录入或导入系统中形成的会计凭证；集成会计凭证主要是信息系统中进行库存管理，业务部门收发货自动生成会计凭证；系统会计凭证是系统自动生成的管理信息凭证。单项会计凭证是财会人员录入的凭证数据，集成会计凭证和系统会计凭证是计算机自动收集来自生产、销售、采购、存货、工资、固定资产子系统传来的机制凭证数据。计算机能够收集各种凭证，产生机制凭证，大大提高了凭证编制的速度和质量。信息系统中，会计凭证是会计主体经济活动的载体，对会计主体持续经营、稳定发展起到链条、纽带、衔接的作用。会计信息是经济信息的重要组成部分，它一般通过数据以凭证、账簿、报表等形式输出。会计凭证是记录经济活动的最原始资料，是经济信息的载体。通过对会计凭证的加工、处理和传递，可以直接取得和传导经济信息，协调会计主体各部门、各单位之间的经济活动，保证生产经营的正常运转，也为会计分析和会计检查提供了基础资料。会计凭证的主要功能就是实现了经济信息的传递、加工与分类，为会计核算与监督提供依据。

四是从事项会计角度看会计凭证。事项会计的核心思想是：提供各种可能与决策模型相关的原始事项信息，会计人员把与事件有关的经济事项信息输入信息数据库中，由使用者自己对这些信息进行加工，以生成其决策模型所需的输入价值。事项会计信息系统也是采用事项凭证收集信息，首先按照企业可能发生的经济业务类型和业务事项的处理规则设计出所有类型的事项凭证模板，要求各部门按此模板收集不同项目的原始事项信息。不同的经济业务类型对应于不同的事项凭证，根据企业经济业务的不同分类，事项凭证可分为采购商品、其他采购、生产产品、销售商品、人事管理、期间费用和税收相关事项凭证七类，代替传统会计中各种各样的原始凭证对业务数据进行记录。在基于事项凭证的账务处理流程中，事项凭证既是经济业务中各项原始信息的记录载体，也是数据处理的起点及信息存储的核心。通过记账凭证和事项凭证的对应关系，记账凭证只反映总账科目，而明细类科目和具体的业务事件及分类，则通过事项凭证来反映。传统意义上的记账凭证只是在财务部门的内部进行传递，而事项凭证则在多个部门之间进行传递，事项凭证本身作为多个部门相互联系的纽带，它实现了财务与业务的协同，信息处理效率增强。事项凭证作为各个部门分工协作完成收集信息的纽带，它的引入不仅加强了各子系统之间的联系、明确了分工，也规范了原始信息的收集，使其不断全面并趋于标准化。从上面的分析中可以清楚地看到，事项凭证作为经济活动中原始信息的记录，经过对事项凭证的设计、分类、储存与管理等一系列过程，使得经济业务活动完整地记录下来。在事项会计信息系统中，事项凭证的主要作用有简化了会计系统收集原始经济事项信息的工作，实现不同子系统在收集事项信息时的分工协作，并且规范了原始信息的收集使之趋于标准化。

五是从Web环境看会计凭证。现代信息技术在会计领域的应用，使得会计系统成为一个全新的利用信息处理技术对会计数据进行收集、加工、处理和存储的会计信息系统。XML是一种允许自定义标记的通用、结构化描述语言，可以使数据通过网络无障碍地进行传输，并显示在用户的浏览器上，已成为描述Web文档和数据的标准化语言。XBRL是XML在财务报告信息交换中一种应用，保证信息在交换过程中的可理解和一致性，实现信息在计算机系统间高度交换，通过网络就能提取特定财务信息。财务报告是会计信息的最终输出方式，而凭证是会计信息的源头，网络环境下的会计凭证也是以XML网页形式展现的财务数据。以XML构造的电子凭证，其内容与表现形式是相互分离的，对于相同的XML文件，用户可以根据自己的需要编写不同的XSL样式表来显示其中的数据。结构化的XML文档发送至Web的数据能够被加密，并且很容易附加上数字签名，为凭证的法律效力提供保障。XML是规范化的“会计语言”的有效载体，其丰富的标注完全可以描述不同类型的原始单据凭证，如各种发票、运输单据、订购单、销售单等，很好的解决了原始单据的标准化问题。并且以XML构造电子凭证，其文档中的每项数据都有清晰的语义，即使原来使用的软件淘汰，该类文档仍然很容易打开和阅读及转换成其他格式的文档，凭证数据可以长期保存。XML构造的会计凭证能准确的表达原始经济信息的真实内容，XML遵循特定规则的文本，它以一组标记语言来定义凭证内容，同时通过“凭证结构类型”的定义使凭证格式成为一种“智能”数据格式。基于XML的标准的财务信息，便于不同系统之间信息的传输，各种不同系统之间可以采用XML作为交流媒介，来源不同的结构化会计数据很容易地结合在一起，各种文本信息、图像信息、数据库查询出的信息都可以很好的处理成XML文件格式，作为各种语言和系统数据交换的平台。基于XML的原始凭证上的各项数据通过网络从税务系统、海关系统、工商部门系统等数据库中自动获取与交换，经济交易数据自动导入会计系统，这极大地改变了会计信息传输方式，也为不同系统与财务核算系统的衔接提供可能，促进会计自动化、智能化的实现。