电网物资结算手续不健全引发的风险探讨

石孝华　周轶

摘要：本文阐述了物资集中采购有关资金结算办理过程中可能出现银行承兑汇票背书支付审核不严、质保金提前支付和ERP系统出现的合同与采购发票不一一对应导致资金多付的现象，针对存在的问题提出了增加审核手续等相关对策，以确保财务管理适应物资管理。

关键词：电网物资采购 结算手续 资金安全风险

一、 电网物资集中采购有关资金结算手续办理的现状

省级电网公司的物资集中采购管理分为物资计划管理、物资招投标管理、合同管理（含供应商关系管理）、仓储及物资配送管理、质量监督管理、废旧物资管理、物资资金收付管理等7个环节。物资集中采购有关资金的结算主要伴随物资合同管理环节与质量监督管理环节同时办理。如果这两个环节出现问题，将引发电网物资结算资金不安全的隐患。

（一）合同管理与资金结算手续办理的现状

物资采购到货款的结算、物资预付款的支付、质保金的支付均是依据合同履行，因此合同管理质量的好坏，在一定程度上影响物资结算资金支付的质量。对于到货款的核算，首先各地市物资公司各项目单位为供应商办理进度支付证明，办理验收、入库等手续，出具质保期满合格证明，然后由供应商提供这些证明票据到省级电网公司所属的物资公司的供应商大厅办理核算程序，由省级电网公司所属的物资公司收集汇总付款凭证、进行发票效验、制作付款申请，通过ERP系统，完成基本的核算流程，由省电网公司物资部审核付款计划，然后由省级电网公司财务部审批物资资金预算，最后由省级电网公司所属的物资公司的财务部门支付集中采购物资的货款。对于预付物资款的核算，在合同签订后，供应商依采购合同进行保函登记，并进行预付款申请，由省级电网公司物资公司审核预付款申请，并报省电网公司物资部和财务部审核预付款资金预算，由省级电网公司物资公司支付。如果合同管理按这两个流程进行，合同管理是适应资金结算支付预算需求的。但是，目前合同管理存在不适应物资结算资金管理工作的方面，如ERP系统中采购订单与合同要求一一对应，但在实际的集中采购物资环节，会出现一张发票对应多个采购订单与多个采购合同，如合同管理部门与财务部门不认真，就可能导致集中采购资金重复支付的可能。

（二）质量监督管理与资金结算手续办理的现状

省级电网公司所属的物资公司在进行集中采购物资监督管理的各项工作时，会发生各种质量检测费用与监督管理费用，这些均由省级电网公司所属的物资公司财务部门支付，各地市物资公司的财务部门负责本地市公司管辖范围内的质量检测费用报销。对于集中采购物资的质保金结算，是供应商在走完质保金期满验收流程后，填写质保单，由地市物资公司各项目单位签字，供应商进行质保款的申请，省电网公司所属的物资公司审核质保款申请，并报省级电网公司物资部和财务部审核质保款资金预算，由省级电网公司所属的物资公司支付。

在质量检测各环节中，如发现物资质量问题应及时督促供应商进行消除；如果物资质量问题已发生，又无法协调供应商解决，各地市物资公司的管理部门应将质保单妥善保管，不能提前交到供应商手中。但在实际工作中，地市物资公司各项目单位在进行签发投运单时不核对合同的质保期限，凭经验和与供应商的关系，存在提前签发投运单的情况，而省级电网公司所属的物资公司财务部门又无法在ERP系统中核查投运记录，只能凭纸质的手续办理支付质保金，这将会造成质保金提前支付的财务风险。

二、电网物资采购结算手续不健全引发的风险

（一）银行承兑汇票授权书的真实性难以判断，存在资金安全风险

根据某省电网公司2012年末的统计资料，2012年支付集中采购物资款约46亿元，其中银行承兑汇票支付达16亿元，占支付集中采购物资款的34%。目前省级物资供应公司用于支付集中采购物资款的银行承兑汇票来源于各市电网公司电费口径收取的银行承兑汇票，收取电费款的这些银行承兑汇票由地市电网公司的财务部门交给省电网公司财务部，省电网公司财务部进行背书登记交给省物资公司财务部，省物资公司财务部办理银行承兑汇票的二次背书手续，用于支付各供应商的集中采购物资款。

目前这种财务管理模式存在以下资金安全风险：（1）市级电网公司在ERP财务管控系统中对收取的银行承兑汇票票面信息审核不严，增加复核工作量。（2）财务公司实行银行承兑汇票不过夜的管理方式，导致省物资供应公司没有时间行使审核职能，增加银行承兑汇票在途的保管风险。（3）由省级物资供应公司审核供应商领用银行承兑汇票手续，因业务水平有限，未能高质量地审核供应商授权书等资料的真实性，增加票据管理的风险。（4）银行承兑汇票电子流转和纸质流转不同步，往往电子流转晚于纸质流转，影响票面信息真实性的审核。

（二）质保金申请单审核不严，存在质保金提前支付风险

质保金是省级电网公司与供应商对采购物资进行质量保证的最后一道防线。有些项目物资主管部门，在实际工作中未严格审批质保金支付申请单，存在物资的投运时间还没有达到质保期限，就在质保金支付申请单上签章的情况；另外还存在部分供应商业务员伪造物资需求单位的相关物资主管部门和人员的签章，自行修改设备投运时间的现象。由于项目多、合同多，涉及的物资需求单位业务部门和人员也多，且物资需求单位的签字人员未预留印鉴章，无法全面、严格审查合同，在相关手续齐全的情况下，办理了质保金的支付，导致提前支付供应商质保金，给公司物资质量保证增加了风险，也给财务部门带来了较大的资金风险。

（三）ERP系统资金支付“取数”有缺陷，存在合同款多付的隐患

目前电网ERP财务子系统中资金支付申请单中所支付的物资集中采购到货款，是通过ERP财务子系统后台抓取发票校验金额的一定比例作为集中采购物资货款的申请。供应商在开具增值税发票时，如果两个合同金额开在同一张发票上，物资管理部门在ERP物资管理子系统中完成发票校验后，发起其中一个合同到货款支付申请时，ERP物资管理系统抓取本张发票的全部金额，但这个合同到货款支付金额是两个合同金额之和，存在财务管理ERP系统对此合同到货款多支付的隐患。endprint

三、增加资金安全的审核手续以确保财务管理适应物资管理

（一）增加项目单位与财务部在ERP中对银行承兑汇票的审验手续

用于支付供应商货款的银行承兑汇票经过市物资供应分公司、省财务公司、省物资供应公司、物资供应商等多个单位，在项目单位取得银行承兑汇票时，其授权委托书的真实性难以判断，会造成省物资供应公司支付资金的安全性问题。因此，其一，增加市公司在ERP财务管控系统中对收取的银行承兑汇票信息进行审核的责任。在收取银行承兑汇票时，市公司财务部门应配备相关人员进行详细审验，并在审验处盖章签字，其银行承兑汇票原始凭据的真实性由市公司财务部门负责；然后再将审验结果录入财务管控系统，以供省财务公司与省物资供应公司核对银行承兑汇票的票面信息。其二，在省财务公司背书给省物资供应公司的银行承兑汇票时，应在ERP系统中预留其审核的时间，实行其再审职能。其三，在省物资供应公司将省财务公司背书的银行承兑汇票进行第二次背书给供应商时，应在供应商大厅配备专职的人员审核物资采购供应商授权书的真实性，以确保第二次背书的银行承兑汇票支付给了真正的物资供应者，降低票据管理的风险。其四，各业务部门要在收到银行承兑汇票的当日及时办理电子流转手续，使电子流转手续早于或同时于纸质流转，另一方面，如果ERP系统中无电子审核流转手续，其纸质流转不能往下一程序进行，确保银行承兑汇票的背书、转让真实有效，增加资金支付的安全性。

（二）规范物资与基建部门对纸质质保单与ERP系统的审核手续

为防止质保金的提前支付，应规定物资与基建部门在纸质的质保单上签字时，查核安装运行的记录，在纸质质保单上的付款单据上明确签署：“投运一年，无违反合同规定的质量问题”等规范性语言，并附签字人的名字与签字日期，且在省物资供应公司要预留有权在质保单签字人员的印鉴，以查核其质保单上签字的真实性。另外还应在ERP系统中对质保单上所签署的投运时间通过相应的关键字段查找，物资与基建部门的电子签字也应通过ERP系统走质保单的审核流程，以保证质保单从最基层运行单位传递至省物资供应公司时，纸质的质保单与ERP系统的电子签字记录能进行适时比对，省物资供应公司的财务部要认真审核原始签字的真实性及与预留的印鉴比对，并与ERP系统质保单电子手续进行第二次审核程序，在确认无误后，才能开具质保金的支付凭单，确保质保金的支付安全。

（三）完善ERP物资与财务子系统，以优化采购合同、发票的对应关系

针对多支付合同到货款的情况，在ERP财务子系统中应设置预警功能，当一张发票对应多个合同时，在进行发票校验时，设为“不通过”，由财务部门相关人员在ERP系统中采取人工（手动）核对措施，在ERP财务子系统中将发起付款的合同不按发票金额进行到货款申请，而按发起付款合同上的金额进行到货款资金的处理，将另一个合同的取值金额在ERP系统中约定为零。这样集中采购物资到货款的申请就与支付的合同金额达成了一一对应，防范了资金重复支付的风险。X

参考文献：

1.高路. 电力企业基于ERP系统财务集约化管理成效的评价[J].科技创业家，2012，（11）.

2.何永芳，何永珍，刘同和.浅谈电力企业如何进一步提高物资集约化管理效能[J].时代报告，2012，（09）.

3.刘丛言.ERP在某电网公司物资管理中的思考和探讨[J].知识经济，2011，（20）.endprint