浅谈如何结合我校实际做好科研课题档案管理工作

弓春菊，王学娟，杨 阳，姚大明

(承德医学院，河北承德 067000)

浅谈如何结合我校实际做好科研课题档案管理工作

弓春菊，王学娟，杨 阳，姚大明

(承德医学院，河北承德 067000)

科研课题档案;档案管理;案卷;文件

科研课题档案是在教学和科研过程中形成的、具有保存价值的各种形式载体的文件材料，是教学和科研活动的真实记录和原始凭证[1]。科研课题档案是我校档案的重要组成部分。我们根据科研课题档案专业性和阶段性等特点，遵循《科学技术档案工作条例》规定的完整、准确、系统、安全，以利开发利用的要求，在科研课题档案管理的具体工作中，结合我校实际做了一些改进。

1 科研课题档案以结题年度为准编制案卷序号

我校的科研课题档案包括科研准备阶段的开题报告与课题调研论证材料、任务书、合同书、协议书、课题研究计划、课题执行情况、计划调整或撤销报告、课题投资和预算材料等;研究实验阶段的测试、调查、考察的各种原始记录、数据处理材料、设计的文字说明和图纸、研究工作阶段小结、专题报告、配套的音像材料、照片及目录等;总结鉴定阶段的研究报告、技术报告、技术说明、工作总结、论文专著、技术鉴定材料、科研课题投资情况等;成果奖励和申报阶段的科研成果登记表、报告单、奖励申报与审批材料、获奖证书、推广应用的社会经济效益证明材料等。科研课题档案转化形成的周期长短不一，同一年度立项的科研课题项目，结题时间不同。过去以科研课题立项的时间为依据归档编号，造成大部分结题时间短的科研课题文件不能及时归档，有积压、滞后现象。现改为不考虑立项时间，均以科研课题的结题时间为依据编制案卷号，改进后更加科学、准确。

2 科研课题档案同一保管期限内每年度按时间顺序编号

我校的科研课题档案，以前同一保管期限的档案按年度序采用大流水编号方法。过去因按立项时间归档编号，有的已立项科研课题因特殊情况取消或中断了研究，预留的案卷号就成了空号;有时有的科研课题已经归档编号很长一段时间了，又交来一部分科研课题文件，无法编入其相应的顺序内，经常改动编号，造成了编号无序、混乱现象。现以结题年度为依据归档，划分保管期限后，同一保管期限内每年都从“1”开始编小流水号，简单明了。对因各种原因未及时归档的文件，可随时编入其结题年度内，不影响其它顺序号的准确性。采用新的编号方法后，使科研课题档案便于统计和利用。

3 科研课题档案卷内文件以件为单位装订整理

科研课题档案的立卷原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，进行系统整理，便于保管和利用[2]从档案的原始性特点看，保持档案的原有形态，更便于利用。科研课题档案分阶段形成的文件载体不同，纸质文件规格大小、薄厚不一，也有许多是成册成套的文件。以前每个科研阶段的文件订在一起，有的过厚，遮挡文字，影响查阅需要复制时还得拆卷，对档案的损坏非常严重;另外，档案装订也不够规范。

装订方法是否合理直接影响案卷的质量。现卷内文件按件为单位装订整理，采用传统的线装方法，统一了打孔位置。装订孔位于页面左侧距边线15mm处，上下位置按页面长度取中，每针固定80mm。以A4纸为例:上下长度297mm取中点在150mm，这样打孔点分别在70mm、150mm、230m处，每件在装订时都用尺量，不允许有重份、倒翻现象，线结系活扣，便于拆开复印，利用方便。这样卷内所有文件都整齐划一，结实美观;对成册成套的文件保持其原有自然形态，避免再装订时打孔裁剪造成损伤。以件为单位装订整理便于卷内文件的补充和调整，利用时只需提供所需部分，安全、保密，且复制方便。

4 科研课题档案卷内文件以件为单位编写页号

以前每卷内各阶段形成的所有文件，均编写大流水号，有的文件原来有页号，又重新编写，破坏了原貌。我校的科研课题档案每卷都有五六百页，最多可达一千八百余页，如果重新编写页码，工作量很大。改进后，卷内文件以件为单位编写页号，成册成套的文件原有页号的不再重新编号，每件文件在右上角盖归档章，标明件号、页数，累加后是该卷的总件数、页数，简单方便，减少了工作量。

对立卷归档后又形成的文件材料可随时加入相应的案卷中，只需在备考表中注明，量多的可装盒排列其后。按老方法已归档的科研课题档案，现在因报奖和推广应用形成的新材料，不能加入原卷的，可根据形成的年度单独组卷，只需在备考表和案卷目录上注明，形成互见号，以便利用时查找。

科研课题档案是检验科研质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要凭证和依据[3]。我校的科研课题档案是教职人员在科研实践和教学管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等。我校的科研工作的开展情况，从科研经费、人员投入、科研成果等各方面都能从科研课题档案中予以体现，从而作出客观、公正的评价。科研课题档案也是我校科研人员辛勤劳动的成果，在晋升职务职称、调整工资、表彰奖励的考核中起到了真凭实据的作用。我校是教育和培养医学领域专门人才的基地，科研课题档案可为教师编写教案提供大量素材，科研课题档案与教学实践紧密结合，把新论点、新技术、新经验充实到教材中，传授给学生，是造就高质量人才，提高我校教学质量的重要保证。

我校的科研课题档案经改进后较为科学规范，为今后的工作打下了良好基础。在科研课题档案管理工作中，要严格按照《高等学校档案管理办法》和《科学技术档案管理规定》的要求，结合我校实际，运用档案理论知识，解决工作中的新问题，创造有我校特色的管理方法，使科研课题档案为我校各项工作的开展和进步，发挥更大的作用。

[1]涂立超，梅方竹.试论高校科研管理中的科研档案规范化建设问题[J].科技管理研究，2006，(5):115-117.

[2]许庆亮.新时期高校档案规范化管理工作实用手册[M].第1版.北京:中国档案出版社，2007.390-392.

[3]姜梅，韩妍妍.整合科研档案资源给力高校学科发展[J].北京电子科技学院学报，2012，20(1):91-95，90.

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