注重科技期刊编后工作努力提高期刊影响力

2014-03-24卢圣芳

长江大学学报（社会科学版） 2014年8期

卢圣芳

(《中国舰船研究》编辑部，湖北武汉 430064)

现在大多数的期刊编辑部都非常注重期刊的质量，在稿件的审理、编辑加工和校对等方面下了很大的工夫，花费了不少的心思，而往往忽略了编后的一系列工作，例如：刊物出版后对一期文章的自我检查；编辑部对期刊的集体审读；定期对所出版文章的引用率、影响因子、基金论文比及论文的地区分布情况等进行分析；文章录用和发表后，对文章录用证明以及刊物和稿费的邮寄等。而这些工作则恰恰能反映一个编辑部的工作状态，体现编辑的认真负责与严谨细致的工作作风[1]，更是可以从另一个途径来提高期刊质量。在如今的市场经济环境下，编辑们也需要有竞争意识，要推动期刊稳步向前发展，除了执行严格的编校规范外，定期对期刊文章进行检查、分析与总结，做好面向读者、作者的各项服务工作也是非常重要且必不可少的一个方面。

一、编后工作内容

期刊的编后工作与编辑加工同等重要，其主要包含4个方面的内容：一是责任编辑的自我检查；二是编辑部的集体审读；三是经常对期刊评价指标的统计、分析与评价；四是编后对读者、作者的服务工作。

(一)责任编辑的自我检查

编辑工作是一项遗憾的工作，每一期期刊的完成并不意味着此项工作告一段落[2]，因为编辑工作注定是不完美的，也正因此才有万分之五的差错范围。责任编辑在编辑一期刊物的过程中，由于自身的习惯和思维定势等各方面的原因，使得期刊不可能尽善尽美，其或多或少都会存在一些错误和不足。由此，要提高刊物的编辑质量，责任编辑的自我检查就显得非常重要。

对质量的追求是永无止境的，在每期刊物出版后，责任编辑有必要从各个方面对一期文章进行认真的审读，用发现问题的态度去阅读，而不是将其弃之不顾。可以从期刊的整体质量是否达到要求、文章的编辑加工是否有疏忽和错漏处等方面进行检查。人的认识水平会随着时间的推移而不断提高，有些原先认为很完美的东西，等过段时间再去看就觉得未必如当初那么完美了，会发现有这样或那样的问题存在。更何况世界上完美的东西根本不存在，只是因为时空的限制和各种主、客观因素的影响暂时没发现而已。当责任编辑过后从另外一个角度去翻看的时候，或多或少会发现一些问题，将这些问题记录下来，并进行分析与归纳整理，优点继续发扬光大，缺点则及时纠正，避免下一期重蹈覆辙，从而不断提高期刊质量，提高期刊影响力。

(二)编辑部的集体审读

在责任编辑进行自我检查的基础上，编辑部可每季度或是每半年对当年所出期刊进行集体审读，本着以大局为重、不断改进的态度查找问题。刊物的审读可主要从以下几个方面进行：1)从整体来看一期中文章的整体安排是否谐调、统一，文章的上转下接是否得当。2)从局部看每篇文章中的语句和文字是否恰当、准确和流畅，是否存在前后矛盾和图文、表文不一致之处。3)看文章的编辑加工是否符合规范，包括：标点符号的使用是否参照标准；计量单位是否为法定的国际统一单位；数字的用法是否准确以及是否采用了三位分节；外文字符的大小写、正斜体和上下标使用是否恰当；参考文献的格式和标注是否符合规范等。

审读完成后，写出详细的审读报告，然后把该报告和之前的报告进行比较，看哪些改进了，哪些还存在不足，又有哪些新的问题出现等。这样坚持下去，必将使每位编辑的编辑业务水平不断得到提高，期刊质量也会日渐提高。

(三)编后的统计、评价与分析

学术文章在社会和学术界的影响力,主要看其在全社会的转引情况，即在有关的权威引文分析数据库的他引率、影响因子等，而这些工作都需要编辑们在编后工作中去进行[3]。编辑部应定期对所出版期刊的主要评价指标进行统计与分析，并与同类期刊进行比较分析，以明确本刊的主要优势和存在的不足，以便采取有效的措施来提高期刊质量[4]。

首先，分析期刊的影响因子。一般来说，期刊的影响因子越大，期刊在科学发展和学术交流过程中的影响和作用也就越大，由此可大致看出期刊在所属行业和所属学科的影响力。同时，也能大致看出与其他相关期刊的差距，然后分析具体的原因，从而有针对性地提出期刊发展的具体措施。

其次，分析期刊文章的他引率。他引率是反映期刊被引性质的重要指标，他引率越高，说明期刊受关注的程度越高。当然，一定、合理的自引也是可以的，说明期刊载文有一定的连续性和继承性，但不可过高，因为期刊自引率过高会导致期刊学术地位的下降。通过此项分析，找出引用率较高的文章主要是哪些专业的，都是哪些地区的哪些人在做此项研究，从而大致掌握当前的研究热点以及进行这些热点研究的单位与人员。

再次，分析期刊的基金论文比。基金论文比是衡量期刊论文学术质量的一项重要指标，因为基金项目都经过了严格的评审，选题具有科学性、创新性，其研究背景、技术手段以及研究人员的构成和研究能力都有保障，因此相对来说产出的论文水平也会较高，可以在一定程度上反映期刊的学术质量。

最后，分析期刊中论文的地区分布情况。该项指标可以表明期刊论文稿源的分布情况，涉及地区越广、单位越多，说明期刊的开放性越强，影响力越大；但若只是局限于某几个地区和单位，说明期刊的影响力还远远不够，需要想办法提高期刊质量，加强宣传，增强期刊的关注度，吸引更多地区、单位的投稿。

(四)编后服务

现在，大多数的科技学术期刊编辑部都采用了网络采编系统，笔者所在期刊也一样，实现了远程投稿、审稿和无纸化的编辑、排版、校对等，减少了许多编辑工作环节，提高了编辑工作效率，缩短了出版时滞；但同时编辑部与邮局的关系却并未因科技的发展而有所改变，仍在延续着，作者论文的版面费发票、录用通知、稿费以及样刊的邮寄等均离不开邮局。而在平时的编辑工作中，大多数的编辑部都曾遇到过这样的情况：作者打电话来说样刊或是版面费发票等没收到，或是寄出去的期刊或发票等被退回。由此，编辑部就不得不查询、补开发票、补寄等，既给编辑带来不小的麻烦，作者也会极为不满。

出现这一问题的原因主要表现如下：1)目前期刊的第一作者大多为在校的硕士和博士，往往等到文章刊载出来时，他们已经离校到工作单位，地址发生变化而导致其收不到。2)作者工作调动，单位发生改变导致地址发生变化而无法收到。3)作者的单位太大，部门比较多，甚至有不少同名同姓的，使得其不易收到邮件。4)对于有些大专院校的作者，在邮寄时没有避开寒、暑假，致使邮件因放置时间过长而去向不明。

针对这些问题，结合笔者所在编辑部的做法，可采取以下措施：1)对网站的投稿系统进行设置，要求作者在网站上在线投稿的同时，必须将其具体的通信地址、邮编、手机、E-mail等填写清楚，对有些投稿时没填写完整的，可在稿件退修的时候要求作者补全其个人信息。2)在编辑稿件的过程中，若发现作者是在校学生，则询问他们具体的毕业时间，推算文章刊载出来后要邮寄样刊等时他们是否已经离校，若是的话，叮嘱他们一定要将新的地址和联系方式告知编辑部，并在他们离校前予以提醒。3)在邮寄前认真核查作者的地址信息，对于地址不完整或是有疑问的，应通过电话或是E-mail联系作者予以确认。4)对邮寄给大专院校的东西，要注意避开寒、暑假。5)作者大多是一线的科研人员，平时都特别忙，为体现编辑部对他们的人文关怀，避免其为取稿费而跑邮局，在财务做账允许的情况下可采用银行转账的方式发放。这既方便了作者，同时对编辑部来说也避免了退回补寄的麻烦，一举两得。

在编后工作中对作者到位的服务，想作者之所想，急作者之所急，作者是能体会、感受到的，能赢得作者的信任，给作者留下良好的印象，当其后期有好的稿件时，自然便会第一时间想到该编辑部，会很乐意将稿件投过来。这对于稳定期刊作者队伍，网罗高质量的稿件，进而提高期刊质量具有重要的意义。

二、编后工作的重要性

质量是科技期刊生存的前提[5],所以科技期刊编辑必须要注重稿件的审理、编辑加工与校对工作，把好期刊的编辑排版质量关，但同时，也要注意对期刊的分析与总结，以及期刊出版后的一系列服务工作，这是科技期刊生存的保障。

编后工作的重要性主要体现在：1)可逐步减少错误出现的几率。期刊出版后责任编辑的自查和编辑部对刊物的集体审读体现了编辑和编辑部对待工作的态度，体现的是编辑部的一种工作作风。经常开展自查与审读，能在提高编辑的编辑能力的同时，提高期刊质量，进而提高期刊的影响力。2)可以抓住当前研究的热点，有针对性地约稿。对所出版文章经常进行分析，分析文章的影响因子、论文的引用情况、期刊中的基金论文比，以及论文的地区分布情况等，便可大致判断出当前的研究热点，有哪些地区、哪些单位的哪些人在做这方面的研究，从而有针对性地进行宣传与约稿。3)能体现编辑部“以人为本”的精神。“以人为本”是科学发展观的核心内容，期刊印刷出版后，编辑部及时、到位的服务能体现期刊编辑部良好的形象，体现编辑严谨、认真的工作作风，从而给读者、作者留下良好的印象。4)增进编辑与作者之间的感情。编辑为作者服务是天经地义的事情，只有时时处处为他们着想，及时、准确地做好编后的各种服务工作，方可赢得他们的信任，营造良好的氛围，从而增进作者与编辑部和编辑之间的感情。5)稳定和扩大作者队伍。人都是有感情的，对于时时处处为作者着想、为作者服务的编辑部，一般来说，作者也乐于将自己好的文章投往该编辑部，并愿意与编辑部保持长久的合作关系。