降低彩色办公的成本

张楠

众所周知，彩色文档相比黑白文档可以让阅读者快速找到重点，帮助用户更容易地理解内容，大幅提高工作效率。但是，鱼和熊掌不可兼得，彩色文档的输出成本相比黑白文档要高。如何使彩色办公在效率和成本之间实现完美的平衡，怎样打造既高效又经济的办公体系，就成了摆在用户面前最难解决的问题。

回顾2013年的文印输出市场，彩色数码复合机继续保持了良好的增长势头，彩色设备的快速增长成为拉动整体办公文印市场增长的主要动力。同时，从当前市场上主流销售的彩色数码复合机机型来看，各个品牌的彩机产品线也都有了明显扩充，中高低速都有充裕的选择空间。彩色输出可以大幅提高工作效率这一理念已经逐渐被用户所接受。但是用户还是担心彩色输出的成本是否可以接受。

控制总体拥有成本是关键

想要控制输出成本，最先要做的就是要搞清楚成本的组成。值得一提的是，很多企业现在还停留在成本核算的初级阶段——只看到初期采购办公设备以及纸张硒鼓等耗材的支出。虽然这些成本在整个成本构成中占有很大的比例，但它们不是全部。

在实际工作中，很多企业的办公成本增加是由于不合理的打印造成的时间和人员成本支出。所以，现在很多办公设备厂商都在推广一个新的理念——总体拥有成本（TCO，Total Cost of Ownership）概念，即在考虑设备、耗材采购支出的同时，同样要兼顾设备维护、人力甚至信息安全等因素产生的隐形成本。TCO才是真正科学的办公成本核算方法。

彩色输出在办公室普及最大的难点就在于彩色耗材的成本较高，虽然包括佳能、富士施乐、理光在内的诸多厂商，都在为降低用户彩打成本而不懈努力，其中的一项有效方法便是通过权限设定来最合理地进行彩色打印。

很多公司由于办公设备没有打印权限设定能力，迫于无奈通常要部署多部打印机，为市场、设计等彩打需求高的部门单独购买彩色打印机，而其他部门则配备黑白机。这种做法的弊端显而易见：第一，导致办公设备增加，采购成本上升；第二，为后期设备维护和管理带来更大的负担；第三，如产生一些临时的彩打需求，经常要跨部门才能完成彩色打印，时间和人力成本也都不可忽视。而如果将设备精简优化，并通过合理的权限部署来进行彩色打印的约束，这无疑会降低TCO。

文印解决方案便可以帮助企业IT及采购人员轻松实现打印权限的合理部署。无论是针对部门、小组还是员工个体，佳能都可以按照企业内的实际彩色打印需求以及自身在办公领域的丰富经验，为企业进行彩色打印权限的最优化部署。与此同时，在管理层面，文印解决方案也可以对每一次彩色打印作业进行追踪和统计，并按月制作成统计分析报表，以帮助管理人员进行长期的成本监控和优化工作。

减少不必要的输出

彩色打印成本居高不下的另一个重要原因，就是员工的打印行为无法被有效地控制。放眼望去，复印室那一叠叠打印文档，或是无人认领，或是被丢弃在一旁，这样的浪费有没有办法解决呢？

在文印解决方案的帮助下，如今越来越多的企业开始建立完善的绿色打印流程。通过文印解决方案，管理人员统一将员工的默认打印方式设为双面打印、并通过刷卡方式来进行第二次确认打印。员工在电脑端点击打印按钮后，彩色打印作业会保留在服务器上，员工只有在彩色数码复合机上端刷一下自己的电子认证卡，系统验证身份后，文档才会打印出来。如果是误打印的文档，员工便可以在刷卡后，在操作面板上将其取消，避免不必要的指着墨粉浪费。

文印解决方案对整个公司的打印量都会有实时统计。以实施佳能文印解决方案的腾讯公司为例，在实施之初，双面打印量仅为13%，而如今已经达到49%，一年下来可以节约近百万张打印纸，同时彩色打印成本也有了明显下降。

从技术上减少成本

除了软件上的全面保障外，优化硬件性能，也可以帮助用户降低彩色输出的成本。例如在佳能彩色智简数码复合机C5200/2200系列以及佳能5S彩色智能激光机上采用的佳能独家纯黑文本输出技术，可自动识别文档中的黑色文字部分，并仅使用黑色墨粉打印。而彩色部分，该技术也能智能判断使用三色或四色打印，在保正一流输出色彩的同时，最大程度减少墨粉用量。

富士施乐的专利，乳化聚合碳粉技术（EA，Emulsion Aggregation）也可以帮助用户降低使用成本。EA碳粉直径仅为5.8微米，碳粉颗粒比传统彩色和黑白墨粉分别小12%和32%。同时，EA拥有更好的碳粉转印能力和平滑的转印功能也确保实现清晰锐利的文字和平滑的图形及照片。

更重要的是，EA碳粉可提升碳粉的转印效率，碳粉消耗相比之前的产品减少了37%，碳粉耗损率降低了68%，保证98%以上的墨粉被传输到介质上。由于转印效率的提高，EA碳粉的使用还能将二氧化碳的排放降低35%，节约能源。

借助文印解决方案实现彩色打印成本有效把控，以便让企业能放心从容地展开彩色打印部署，同时通过彩色文档提升信息沟通的效率和企业的专业形象，为企业创造更多收益和价值。endprint