基于供应链的高校餐饮采购管理研究＊

2014-03-21郝慧娟

河南工学院学报 2014年4期

郝慧娟

（新乡学院商学院，河南新乡 453000）

随着高校改革的深入，高校后勤社会化改革的进程加快，高校餐饮组织将完全走入社会化市场竞争之中，衡量一个营利性组织的市场竞争力的基本标准是成本的控制程度和利润的获得情况［1］。对于高校餐饮组织来说，食品原材料采购是影响高校学生餐厅餐饮管理和服务质量的关键因素，直接关系到餐饮组织的成本、利润乃至整个经营。所以解决高校餐饮采购管理中存在的问题，实现对采购管理的优化，是增加高校餐饮组织的市场竞争力，实现其整体业绩提升的必要手段。

1 高校餐饮采购管理中存在的问题

1.1 餐饮组织结构存在的问题

据调查，目前我国高校餐饮组织存在以下问题。

1.1.1 职权设计存在缺陷

如很多高校的餐饮组织的组织结构从功用性方面考虑，设计简单，一般由计划部、采购部、仓储部、餐厅构成，如图1所示。

图1 高校餐饮组织组织结构图

从组织结构图上可以看到，高校餐饮组织一般采用的是直线型组织结构，几个部门的管理都要由总经理直线管理，这种组织结构是一种集权式组织结构形式，将导致经理事必躬亲，对于部门的长远统筹规划无法投放足够精力，对采购管理工作的开展有不利影响。

1.1.2 部门设计不全面

对于广大师生员工来说，高校餐饮组织的经营及安全关乎学校的正常教学生活。从现代企业管理理念出发，监督和监管是构建组织必不可少的考虑环节，而对高校餐饮组织来说，职能部门有采购部、计划部、仓储部、餐厅，他们都承担着餐饮组织的不同的职责，但没有建立专门的监管部门，缺乏监督监管环节。如：从计划部制订采购计划到采购人员的实施采购以及出入库的管理都没有专门的监督管理部门或人员执行监督工作，监督工作基本由餐饮组织经理和各部门主管来兼顾，另外就是靠各具体操作人员的自身素质来支撑，但是经理或部门主管精力有限，无法顾及各个方面，因此应该在采购管理环节设立监管部门，对采购管理进行监督，保证学校餐饮的正常运营及食品安全。

1.1.3 人员配备不甚合理

首先是人员年龄结构不合理。在各个高校中普遍有一种观念，认为后勤工作对于高校是不重要的，往往将学历层次较低、年龄结构较大的人员配置到后勤行政工作中来，很容易使得后勤管理部门给人一种养老部门的观念。据调查，目前我国高校餐饮组织的管理和服务人员，大多为40岁以上的人，年龄队伍老化。实践已经证明：一个科学而合理的人员群体结构应该是以中青年为主体的［2］。年轻人对新生事物一般比较敏感，有活力，有朝气，年富力强，年长者有经验，深思熟虑。而我国很多高校餐饮组织人员年龄结构老化导致其思想保守，墨守成规，甚至有些人抱着当一天和尚撞一天钟的思想，导致工作没有新气象、新突破。

其次是人员文化素质普遍较低。通过对河南、山西、湖北等地的20所高校的调查，餐饮组织的人员中高中以下学历的占40%，高中学历的也仅占20%，高中以上的才40%，专业人才更为欠缺。这种偏低的学历结构在其他省市的高校中也普遍存在，对采购管理工作造成很大不利。例如：在这个电脑和网络十分普遍的时代，高校餐饮组织中很多人由于年龄和文化原因，不能熟练运用电脑办公软件，有一部分人连最基本的输入法也很难操作，更不会操作采购管理系统等先进电子管理软件。在市场经济时代，企业要获得并维持竞争优势，就必须不断吸收先进的外部知识。

1.2 采购流程的问题

我国高校餐饮组织采购的一般流程如下图2。从采购流程图中我们可以看出目前我国高校的采购流程设计中存在一定缺陷。

图2 采购流程图

1.2.1 缺少监控环节

没有监控，领导只好亲自上阵，作为采购人员凡事都需向领导请示，特别是日常采购业务一旦出现例外情况都必须领导签字后才能办理。而出现问题又容易出现互相推诿的现象。

1.2.2 流程不连贯

在餐饮组织的日常采购业务流程中，采购部直接与供应商联系，造成流程的间断。

1.2.3 质检环节缺失

餐饮组织的采购人员在采购时经常一味地考虑降低采购成本，因此往往价格就成了选择供应商的关键标准。在这种情况下极易造成重价格而忽视食品原料的品质，使食品原料的供应出现品质低劣，以次充好的不良现象。而高校餐饮组织的采购流程往往又不设质检环节，不能对这种情况进行监控，极易出现食品安全问题。

1.2.4 流程操作中电子信息化程度低

在高校餐饮采购计划的制订和实施过程中，计划人员、采购人员、仓储人员、供应商之间的信息沟通几乎全部采用人工方式进行，效率低且容易出现错误。主要表现：采购人员获得的信息不够及时，不能按市场信息变化及时更改需求信息；交货信息的发送要靠采购人员人工操作，由于每日都会产生很多订单，而且交货要求各不相同，导致采购人员每天要投放大量精力和时间才能保证这项工作准确无误，浪费了大量人力、物力、财力。

1.3 采购供应的问题

1.3.1 采购方式单一

餐饮组织的采购部门在采购中对食材分类不够明确，采购没有针对性，采购没有做到合适的时间、以合适的质量和合适的价格满足各餐厅的需求。而是由采购员亲自到厂家或市场上去购买，既不能保证价格优惠，也不能保证质量优良，程序上也做不到公开公平公正清楚透明，会造成很大的食品安全隐患。

1.3.2 供应商选择机制不健全

首先，供应商准入的门槛太低，甚至有时会有采购人员直接到市场上临时采购，这种情况下根本不存在对供应商的资质进行考核的问题。其次，缺乏相应的科学合理的评价指标，仅仅是从价格、质量、服务这几方面进行考察，没有形成科学的供应商评估体系，人为因素占很大比例。再次，餐饮采购部门和供应商的关系还是简单的买卖关系。因此，每次采购活动都需投放大量的人力物力财力在与供应商的价格谈判上。在这种情况下，供需双方没有建立战略合作伙伴关系，无法共享库存数据，不能简化采购程序，不利于降低采购成本。

1.4 采购量的问题

很多高校餐饮组织采购量主要由就餐学生数决定，而就餐学生数又受学生的作息时间影响。通过调查发现，高校在校生中只有一半在学校餐厅就餐。导致这一状况发生的原因主要有：一是在校生一般上午12时下课，下午两点到两点半上课。餐厅的就餐时间一般中午11：00开餐，下午1：30结束。就餐时间比较固定。就餐期间如果所有学生同时涌向餐厅，而学生就餐时间平均为15分钟，客流量太大，太过拥挤。所以高校餐饮组织所属的餐位根本不能在如此集中的时间，满足如此多的顾客同时就餐。导致学生在下课后到餐厅就餐时，人员拥挤，餐位紧张，等待时间很长。为避免遇到这些情况，很多同学选择到学校周边的其他餐馆就餐，而一过固定的就餐时间餐厅基本就是门可罗雀了。二是随着后勤社会化程度的加快，在学校周围出现了大量的个体餐馆，对学校餐厅的运营产生很大压力和竞争力，也对学校餐厅的就餐人数产生影响。就餐人数的不确定导致采购量无法准确预算，给采购工作带来很大不便。

1.5 采购管理其他问题

1.5.1 薪酬激励制度不合理

随着高校后勤社会化改革的深入，社会上的竞争力量不断引入，高校餐饮组织面临的竞争将日趋激烈。而激烈的市场竞争需要有充足的人才保障［3］。从现代企业管理理念来说，我国高校餐饮组织的薪酬激励制度对于员工的激励作用并没有发挥出来，不能吸引人才、留住人才。主要原因在于我国的大多数高校属于事业单位，虽然说提出了后勤服务社会化理念，但其餐饮组织的工作人员大多数还属于事业性质，工资福利等由国家财政统一拨付，工资标准一般是和职称职务、工龄等因素挂钩，而不是和工资绩效相关。导致在某些人心目中干与不干，干多干少一个样，反正工资是会按月发的。

1.5.2 采购观念落后

高校餐饮组织的食材采购不能完全做到公开透明，主要原因在于采购相关人员的采购观念没有做到客观科学。如：对于食品原料的采购取决于少数人；碍于面子进行采购，对采购价格、采购的质量不能做到最优；碍于面子很少对采购员采取轮岗换人，一旦从事采购工作就很难再更换其他岗位；企图从采购中大捞一笔，中饱私囊；不愿意接受新事物，不愿意学习新知识、新技术，从而使先进的管理理念和管理手段难以推广等等。

2 高校餐饮组织采购管理优化措施

针对我国高校餐饮组织在采购管理中存在问题，可以从以下几方面加以改进，以达到改善高校餐饮组织的服务质量、采购管理质量。

2.1 加强采购组织的人力资源建设，培育专业的管理团队

采购管理首先是人的管理，有了一支高素质的采购管理队伍对于采购管理的科学开展有极大作用。目前我国很多高校餐饮一线从业人员文化水平普遍不高，人员素质参差不齐。为了提高整个高校餐饮的服务水平，必须组建一支专业的管理团队，管理团队通过实施有效的培训和监管逐步提高整个行业的服务水平。这个团队必须有专业的餐厅服务管理的意识和知识。能从事中餐厅、西餐厅等各种不同服务种类和餐饮形式的采购服务。具体办法：一是从采购企业招收具有采购工作经验的专门人才；二是从高校引进采购专业的高层次的毕业生，充实采购队伍；三是对现有的采购人员进行业务知识培训。

2.2 实现对供应商的全程管理

2.2.1 加强供应商选择管理

（1）必须建立一个供应商评选的团队，不能由一个人或几个人拍脑袋决定供应商。供应商评选团队成员应来自学校纪检部门、采购部、计划部、餐厅等部门，实行团队管理方法。团队组织在完成供应商选择和实施任务后自行解散，组织成员则回到各自的部门。供应商评选团队首先根据市场调研和数据采集运用供应商选择的可行方式，并通过整理分类汇总，在现有的供应商和潜在供应商中选择最为有利的供应商。

（2）挑选能够长期合作的战略伙伴。供应商对于高校的餐饮服务起到重要作用，所以要挑选能长期合作的战略伙伴。在选择供应商时首先分析高校餐饮所面临的内外部环境，进行认真的市场调研，同时分析现有供应商和潜在供应商的现状，确认建立供应链合作的必要性；然后和供应商在相互信任的基础上树立共同的明确的目标，从而建立一种长期的、互相依赖的、共担风险、共享信息的合作关系［4］。这种关系的建立必须得到采购部门领导甚至餐饮组织总经理的重视和支持。

2.2.2 建立对供应商的日常评价机制

在供应链管理理念下，不仅在选择供应商时需要进行评价，在对选定的供应商进行日常管理时也必须设置这一环节。对供应商的评价，必须建立一套科学有效的供应商评价体系，利用一定的工具和技术对供应商展开评价。对供应商的评估一般主要有以下几个评价准则：质量、交货情况、历史效益、人力资源、生产设施、生产能力、价格、技术能力、财务状况等。在构建供应链的过程中，内外部环境是在不断变化的，也就是说供应商的评价准则和标准是需要随着环境和条件的变化不断调整的。

根据我国高校餐饮组织的现状，如设定评价基本分为100分，可以建立如下的评价准则体系。

表1 供应商评价标准

2.2.3 加强供应基地的扶植、培养和建设

对于高校餐饮组织来说，一些大宗物资采购，如主食类的米、面，食油以及当日菜、肉类、鸡蛋、豆制品等新鲜食材的供应，可以利用自身的优势，扶植、培养、建设一批供应基地，包括生产基地和加工基地。比如可以和本校的生物类专业进行合作，在学校领导的支持下建立试验田，养鸡场，养猪场，既可以为学校的科研和教学提供实验基地，也可以为餐厅提供有保证的物资来源；还可以与周边的农民或养殖户签订供销合同，建立长期合作关系。为了提高供应链的稳定性，提高市场竞争能力和抗市场风险能力，降低成本，还可以采取合资、合作、联营、自营等做法。

2.3 优化采购作业流程

2.3.1 优化采购组织结构

组织结构设置是否合理、职责的划分及人员的分配是否合适，将直接影响到企业运作的顺畅性及效率的高低［2］，对于高校餐饮采购也同样如此。针对高校餐饮组织结构中存在的制约采购管理有效性的不合理环节，可以通过对高校餐饮组织结构进行调整，优化餐饮组织结构。调整后的组织结构图如下：

图3 餐饮组织优化后的组织结构图

在组织结构中，针对原来所有事物均需由总经理决定，容易造成总经理业务繁杂，改进后的组织结构设置了专门的采购物流中心，管理采购物流问题。对缺少监督质检问题，在采购物流中心下设了专门的质检部，负责监管和监督。在采购部下设了供应商评估委员会，加强对供应商的选择和评估、管理。对于计划部的工作进行了明确和细分，提高其工作效率。

2.3.2 重组采购流程

根据高校餐饮组织原有的餐饮采购流程存在的问题，对其进行优化，优化后的采购流程如图4。

图4 优化后的采购流程图

优化后的采购流程图中，计划部在制订采购计划时，要了解现有的库存情况以及客户也即就餐的人员对饮食的意见反馈，然后将在此基础上制定的计划上报给采购物流中心，采购物流中心下达给采购部采购任务，采购部可以通过市场进行采购，也可通过供应商进行采购。通过供应商进货时需制订订货策略和进货策略。采购的物料由专门的质检部验收，验收无误后仓储部入库，在需要时进行发放，并在规定的时间将现有的库存情况报给计划部，质检部要将质检信息和定期收集的客户反馈意见报计划部，如此循环往复，不断流转。

2.3.3 多方式、多渠道采购

（1）可与附近其他高校联手召开食品原材料联合招标大会，进行大宗物资的采购。大宗采购既能解决学生餐厅的原材料采购问题，也能提高采购透明度和效率，拓宽采购渠道。食品原材料进行联合招标，既可以从源头确保高校食品安全，同时也能降低采购成本。厂家直供可以减少中间环节，确保食品安全，切实维护广大师生的身心健康，对于稳定高校饮食饭菜价格也有很大的促进作用。招标大会首先要求参加竞标的供应商提供质量许可证，并对申请参加竞标厂家送来的食品原材料样本进行全方位的安全检验，检验合格之后，授予该厂参加竞标资格。中标之后，各学校还会将供应商送来的食品原材料与先前的样本进行比对，以保证安全合格的食材供应给在校师生。在竞标过程中，各高校纪检部门负责人及在校大学生代表参与到食品原材料样本的质量检验工作中来，全过程、全员化监督确保了食品的源头安全。

（2）为保证食品质量、降低成本，各餐厅采购饮食物资必须纳入学校餐厅大宗物资招标采购的统一管理。对米、面、油、肉等大宗饮食物资实行公开招标采购制度，对零星物资实行集中定点采购。对供应商的选择，要考察其基本资质、生产能力、生产设备、仓储能力、价格等方面。对选定的供货单位及采购的品种应报学校后勤管理机构和饮食服务实体等有关部门备案。严格按国家有关规定验看有关饮食物资经营单位的证照，坚持采购索证制度。采购畜禽肉类原料时，必须验看动物检疫部门出具的检验合格证明。严禁采购“三无”产品，杜绝腐烂变质物资进入餐厅［5］。采购的饮食物资必须有厂名、品名、产地名和出厂日期、保质期、保存期。学校要采取有效措施加强对饮食物资采购全过程的监控，学校有关监督、管理部门和后勤饮食服务实体对采购的饮食物资质量、卫生和安全负责。

2.3.4 严格控制采购业务

严格按照采购管理制度和工作流程，狠抓采购管理，严格控制采购成本，规范审批程序，坚持购前分析比价、购中掌控调节、购后审核检查的采购工作流程［6］，减少流程缺失，同时及时、准确地掌握市场信息，比质、比价、比信誉采购物资，使得采购成本得到有效控制。

所有的采购物品必须按照采购计划报采购部经理签字后方可由采购员实施统一采购。采购人员在采购时要注意所购买物品的商标、品质、有效期、卫生标准等内容，杜绝伪劣产品进入餐厅。

定时进行市场调研，由采购员、经理、厨师、仓管员、会计共同参加。对所有采购物资包括供应商供应、采购员自购物品等进行价格调查。要求供应商、采购员采购物资不能高于市场调查价，如发现有高于市场价的立即整改，并口头警告一次。如供应商连续数次出现价格偏高、质量较次现象的，将取消其供货资格。同时由采购负责人不定时进行价格抽查，凡不按照采购程序，质次价高的物资物品，所造成的损失采购人员要承担相应的责任。对于使用频率高、价格变动较大的物资采购，一般采取两家供货商同时供货，以便比质、比价、比信誉，从而达到降低成本的目的。同时对于日常大宗物资的市场采购，必须由两名采购人员同时参加购置，切实起到相互监督、相互配合的作用。