浅谈人口计生档案信息化管理

张馨月

人口计生档案是根据人口及计划生育相关工作结合起来形成的一种具有保存和查询能利用到的各类图表、文字、音像等不同方式的真实历史记载，是制定人口和计划生育措施的参考依据之一。人民生活发展过程中最重要的基础性工作是人口计生档案管理。随着人口和计划生育工作向制度、规模、法制等方面发展，对人口计生档案管理工作也提出了更加严格的要求。下面就本人对人口计生档案信息化管理谈几点看法。

一、人口计生档案信息化管理的必要性

（一）人口计生档案信息化是人口计生工作信息化发展的必然结果。国家人口计生委主任李斌在讲话中明确提出“要把信息化作为人口计生事业发展的优先领域，推动人口计生信息化实现新的跨越”。我们要充分利用信息科技手段即时、便捷、高效的特点，为人口计生管理工作服务。使人口和计划生育工作由管理型向服务型、由被动型向主动型转化。“提升档案管理档次，将档案交给计算机系统管理”正成为一种必然趋势。

（二）传统方式档案管理已不能适应计生管理需要。传统管理在管理成本的费用非常高并且还需要占用大量的库存面积。由于档案长时间的管理，容易出现内容所在的纸张脆弱、枯黄等损害现象，尤其是在兑现独生子女奖励和生育审批时需长期高频繁的调用相关档案资料，既费时，又费力。原始的育龄妇女信息都是由手工完成，这种现状只是满足了日常的查询档案的需要，而并不能满足随时随地的收集数据，计生业务档案已不能适应目前计生管理要求。

（三）人口计生档案信息化可以给计生部门带来显而易见的效果。通过引进先进的信息技术，改造原有的档案管理模式，其中省点了一些以前在档案方面的一系列问题，如收集、移交、管理和归档等不必要的时间，提升了工作效率。不但能管理日益庞大的档案信息，满足快速查询的需要，而且能有效地保护档案原件，实现数字化副本异地存放。通过利用计算机进行日常的统计、检索工作，就能很快地查找到計划生育家庭的档案信息，在兑现计生奖励，生育审核等工作中，可以为群众提供方便快捷的服务。

二、人口计生档案信息化管理的主要内容

（一）信息化管理的基础是建立和完善档案信息化管理机构。包括有网络系统的设计建造、信息化建设的组织管理、网络信息管理服务等各种机构。其中起着档案信息网络的规划、技术设计和工程建造作用的机构是网络系统设计建造；而它的决策指挥者和组织实施者是组织管理机构，起着策动力的作用，也决定着网络建设的组织效率；但是它的实际运作者的是网络信息管理服务机构，起着运行维护和档案信息的组织发布与更新的重要作用。各级人口计生部门成立档案信息化工作领导小组，建立档案工作人员网络，各内设机构兼职档案员既掌握档案管理知识，又通晓计算机和网络技术，以满足档案信息化建设的需要，形成纵横关系协调的档案信息化管理工作组织和人员体系。

（二）建设人口计生档案管理的网络平台是核心。加强基础设施建设可以通过应用系统、数据中心、网络通道等方式，从而形成系统档案管理网络。档案管理对资料采集、管理、分类以及总结、存储等形成了一套系统的管理模式，用于对实现人口计划生育档案的科学化、智能化、信息化。在引进先进的技术、网络软件对对人口计划生育的现状进行明确性的分析及管理处理方法，网络计生系统也应该链接到相关的政法办公网络及相邻县镇的计生办公系统等，人口计生数据和生育审批，干部提职计生审核等需要接受群众监督的信息公布于众，达到信息数据合理化、透明化。目的是实现人民在享有信息的公平的权益，加强人口计生档案的促进作用、考核作用。所以在此，建设人口计生档案的管理网络平台，用与对加强人口计生档案信息化建设具有及其的重要作用。

（三）人口计生档案信息化管理的关键是对相关数据库的规范化管理。各项统计数据是人口计生决策和方案制定的基础。如果没有真实的档案资料或者人口数据，对于整个决策过程将会产生极大的影响，甚至影响到可持续发展。人口计生档案数据库管理系统正好未解决这一问题提供了有效的方案，运用该系统可以科学的计算从采集和分析数据、得出结论到制定政策等环节，从而保障采集到准确的数据。同时，人口计生数据调查中运用计算机的运算功能，有助于规范人口数据调查工作，将平面化的数据变得立体，从而提升人口计生工作和调查工作的效率。除此之外，大容量以及分类齐全等也是人口计生数据库的优势，可以统一处理人口计生工作的所有数据资料，从而避免丢失或者损坏数据，使得人为失误极大程度上得到降级。

三、人口计生档案信息化管理的保障措施

（一）健全和完善工作制度。根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定《计算机档案信息服务管理规范》、《工作日志制度》、《档案信息收集分析运用共享制度》、《系统检查和维护制度》等一系列适应现代信息化建设的档案管理制度，进一步建立健全和完善档案管理流程和技术规范，细化电子档案工作的环节和步骤，进一步规范管理。

（二）保障资金投入。各级人口计生部门要积极争取各级发改委、财政部门信息化项目的立项工作，要将信息化建设的硬件投入、设备运行维护、应用推广和人员培训经费纳入年度人口和计划生育事业费预算，通过设立信息化专项经费，建立稳定的信息化建设财政投入机制，保证信息化建设的健康发展。

（三）保障电子档案的完整性及安全性。在档案管理过程中，一定是要对计生档案管理的相关制度进行认真的分析研究，在对各类信息资料的保密要进行严格界定的基础上，正确运用计算机的加密作用，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。保证网络系统安全性，防止黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏，系统时刻保持正常运转，确保档案信息的安全性和完整性。（作者单位：唐山市人口计生委）