高校档案信息化建设研究

（淮安信息职业技术学院，江苏淮安，223003）

作为重要的信息资源，档案的价值历来受到人们的重视。随着信息技术的不断进步与发展，高校档案工作也应该重视自身的信息化建设，并把它作为重要的建设目标与方向。应该说，高校档案信息化建设过程中的信息资源是非常重要的，居于核心地位。它促使高校档案建设工作努力实现纸质档案的数字化转变，然后再充分利用现代化的计算机网络技术来提供技术支持与保障，从而切实开发并充分利用好档案信息资源。从本质上来说，高校档案信息化就是转变传统的档案管理模式，使得其从以面向档案实体保管为重点，转向以档案实体的数字化形式为中心。在当今这个时代，高校档案管理的现代化水平基本上是以信息化水平为衡量标准的。但是，我国高校档案信息化建设并不完善，仍然处于探索时期，尤其是对于信息资源的开发与利用的研究工作尚需进一步加强。

一、高校档案信息化建设的不足之处

高校档案信息化建设包含对馆藏档案进行数字化与网络化转化，还要让档案工作处于一体化的管理模式之下，让档案信息资源能够实现高度共享。这就要求高校在进行档案信息化建设进程中重视相关的档案依据标准与具体管理方式，并藉此来重新构建高校档案信息化的架构与方法，最终切实地提升高校档案的信息化建设质量。事实上，当前高校档案信息化建设的核心内容就是开发更有价值的档案资源，而档案基础工作的良性循环可以真正为档案信息资源开发与实际利用提供坚实的基础[1]。一般来说，开发档案信息资源要坚持长期效益与近期效益相结合的原则。由于我国高校档案信息化建设工作起步较晚，还存在着一些与时代发展要求不符的地方。表现如下：

一是高校对于档案信息化建设认识不够准确。我国高校的档案信息化建设还没有形成一套较为完善的理论，使得高校对于档案信息化建设有一定的认识误区存在。具体来说，很多高校对于档案信息化建设没有制定明确的实施细则和指标体系，过于追求表面的现代化和信息化，忽视了其本质内涵，从而让不少人错误地认为档案信息化建设就是把档案文献进行简单的电子化和数字化转换，没有切实体会到档案信息化由内及外的建设过程，在一定程度上忽视了对于电子文件的收集和管理工作。此外，认为档案信息化建设就是高校档案部门或者其他几个部门的信息化过程，这缺乏整体观念，是一种片面的档案信息化建设观点。

二是高校对于档案信息化建设管理效果不佳。这主要是因为我国高校对于档案信息化工作的重视程度还不够，整体的建设进程有待进一步明确与推进。一些高校主管部门对于档案信息化建设工作并没有做足准备工作，缺乏全面的管理规划和管理组织，不能把它放到宏观调控的范围中去，从而使得档案信息化建设缺乏足够的政策、资金、技术等方面的支持。此外，高校档案信息化建设还存在着盲目性和重复性，目标体系混乱，信息流通不畅，导致信息失真和不平衡，从而造成了不必要的浪费。

三是高校对于档案信息化建设目标不够明确。这就造成了高校档案信息化建设过程中的各种多元化的信息需求无法得到及时充分的满足。由于相关的建设没有实现标准化目标，不能采用较为成熟的信息技术和成果为信息化建设服务，也没有充分考虑到信息技术的不断发展，使得高校的档案信息化建设工作不具应有的先进特性与延伸特点。加之高校档案信息化建设，不能很好地立足于现实需求，没有重视技术标准的不断更新，从而使得高校档案信息化建设的安全性不够高。

二、高校档案信息化建设的意义

首先，这是现实发展的迫切需要。当前，社会发展越来越快，科技进步使得办公自动化日益成为社会的宠儿[2]。在这样的大背景下，高校档案必须通过信息化建设来实现网络化的管理。因为原先的档案管理模式已经远远落后于时代发展的实际需要，档案的种类、载体以及利用等方面都发生了巨大的变化。这些都迫切需要高校改革原来的档案管理方式，转而采取更为先进的管理模式。

其次，这是资源优化配置的重要手段。换句话说，档案信息化建设可以让各种散乱的信息资源实现最优化配置并真正实现资源共享。高校档案信息化建设过程，离不开计算机技术与网络技术的支持，这是高校档案向着信息化目标迈进的必需条件，能够促进档案信息资源实现科学化的管理与优化配置，还可以让它们脱离时空的界限来更好地满足全社会的档案信息需求。在当今时代，信息资源共享已经是发展趋势，档案是信息资源中的一种特殊形式。它的本质要求就是要建立一个丰富、完备的档案信息资源库，并做好相应的数据库维护工作，开发多种应用系统，从而使得档案信息资源库的共享程度进一步提高。

最后，这是工作效率提升的内在要求。随着信息化时代的到来，高校各种类型的档案文件都要在新的管理模式下高效、有序的运行，使得原有的档案管理量大大减少，从而极大地提高了档案管理的工作效率。还能够拓展档案工作的服务领域，能够与高校办公自动化系统接轨。这是弥补档案信息化标准不足的需要，也能够最大化发挥档案信息化的功能。

三、高校档案信息化建设的强化策略

鉴于高校档案信息化建设中的问题颇多，诸如资源较为分散，档案管理系统还不完善，缺乏统一的标准，安全保障体系还不健全，馆藏档案信息数字化步伐进展缓慢等，我们要认真分析高校档案信息化建设的影响因素。应该来说，这些影响因素既有技术方面的，也有非技术方面的，他们之间是共同作用、相互支撑的关系。从技术方面来说，即硬环境对于资源建设具有举足轻重的作用。从非技术方面来说，即软环境包含了机制完善、政策健全、规范制定、人才培养以及资金投入等多个方面的内容[3]。

首先，高校档案信息化要建设好信息资源体系。我国高校应该在自身档案管理工作的信息化建设过程中，从资源数字化建设的目标出发，强化数据库建设与网络建设工作等。其中，档案信息资源数字化建设就是要求高校集中采集并处理好相关的档案信息资源，然后对各类档案资源进行整合，并切实加强对于电子文件的归档和管理，然后利用数字模拟技术对档案进行数字化转化。在纸质档案建设的基础之上，做好电子档案的数据库建设工作，对这些电子文件进行分门别类的目录制定与管理，尤其要加强重点档案文件的数字化建设工作。这样，才能给利用者提供一个高质量、高水平的全文信息数据库。就网络建设来说，高校要能够以档案馆为中心构建一个覆盖全校的档案信息网络，让它成为信息接收和发布的重要窗口。

其次，高校档案信息化要建设信息管理与利用体系。高校应该投入更多的人力、物力与财力于档案信息化建设的基础设施方面，自行研制或引入信息管理软件，建立以学校档案馆为中心，覆盖学校归档单位的应用系统，认真做好系统的日常维护工作，从而建立统一的管理平台。此外，高校还应该建立档案信息社会化的服务体系，不断创新服务模式，以计算机和网络技术为新的工作平台，切实提高工作效率，并建设互联互通的信息发布与查询利用系统，让档案馆为社会提供更好更及时的服务。高校还需要让档案信息实现社会化的共享功能。这就需要高校尽快建立一套资源共享系统，积极主动地与社会开展协作，打造一个完整的服务体系，联合各高校构建档案信息集成系统，建成一个全国高校档案目录中心，并尽可能保证系统的安全性能。

再次，高校档案信息化要建设档案人才管理体系。作为一项较为复杂的系统性工程，高校档案信息化建设的过程本身就与新知识和新技术紧密相连。其中，人才队伍建设是一个非常关键的环节。高校应该改变传统的“重藏轻用”的档案管理思想，加快档案信息化建设步伐，增强档案工作者的责任心和主动性，为他们投入到服务和网络共享中去创造有利的条件，并开展多种形式的档案信息化建设培训班或继续教育班，让高校档案信息化建设的管理人员能够通过各种学习来提升管理水平。档案馆也需要主动投入到管理改革工作中去，并制定实施促进自我发展与自我激励的机制，努力培养出复合型档案管理人才[4]。此外，高校还应该让各方力量统一思想，协调行动，建立健全相关的档案管理制度，充分保证人的安全、信息数据的安全、系统的安全以及环境的安全，从而建立一个高校档案信息化安全保障体系。

四、结语

总之，高校要推进与提高档案信息化建设工作的进程与质量，严格遵循高校档案信息化体系构建的基本原则，即适度超前原则、开放性原则、动态性原则以及系统性原则，提高对于档案信息化建设的认识与定位。尤其要加强其基础设施建设，并进一步规范其安全建设工作，让档案信息化建设有一定的标准可循。还要对纸质档案进行鉴定并销毁。根据实际需求，确定明确的信息化目标，构建高素质的信息化管理团队，做好信息化标准和规范建设工作，整合各个方面的资源，开发综合应用平台，努力把档案馆建设成为高校的信息资源中心，更好地为高校信息化建设工作作出应有的贡献。

[1]李秀华.我国档案信息化建设的现状、问题及对策[J].大学图书情报学刊，2007(6).

[2]吴慧红.数字化时代对高校档案信息化建设的思考[J].云南档案，2008(5)：40-41.

[3]杨明萍.高校档案信息化建设要把握的几个问题[J].档案与建设，2006(8)：22-23.

[4]智通海.高校档案信息化建设中的问题与对策思考[J].盐城工学院学报，2011(2)：90.