高速公路建设项目竣工档案文件的整理要点初探

2014-03-20金峥

卷宗 2014年1期

关键词：档案文件案卷整理

金峥

摘要：介绍了高速公路建设项目竣工档案文件的特点，并分析了其整理原则和要求，以及建设单位、施工单位和监理单位的具体工作，最后对其案卷编目进行了分析。

关键词：竣工档案整理；案卷编目

0 引言

竣工档案是对整个工程建设过程的如实记录，为工程的维护、扩建等提供了重要依据，也是鉴定工程质量的保障，必须对其进行科学地整理。

1 高速公路建设项目竣工档案文件及其特点

1.1 资料数量多

高速公路竣工档案记录和反映的是整个建设过程，涉及到各个岗位，对多个专业的知识都有所运用，而且所有资料信息均是随着建设实时产生的，既包括原设计资料，也包括修改后的资料，数量庞大、种类繁多。

1.2 流转复杂

工程周期较长，且存在有诸多不确定因素，资料可能会随时改动，所以在竣工之前，资料大都比较分散，加上数量较多，在分类时有很大的难度，从资料产生，到鉴定收集，再到分类归档，需要经过多个部门。

1.3 载体多样

纸质档案一直以来占据着很大比例，十分方便，但存在着易损等缺陷。电子档案是当前较为流行的，不仅储存量大，而且便于查阅，但容易被网络盗窃。另外，还有声像档案和实体档案等。

2 高速公路建设项目竣工档案文件的整理

2.1 整理原则和要求

由于资料繁多复杂，是对工程的实时反映，所以必须在第一时间完成资料的收集整理，并形成档案保存；在整理时，需保证资料信息的原始性，尽量保存原始文件；内容应完整真实，尤其是一些关键信息，决不能漏掉，而且资料要具有绝对的真实性，能够反映工程各个环节的实际状况；档案整理过程要规范化，严格按照规定的程序进行，保证合理办理各项手续，每一步操作都符合要求。

具体而言，首先要做到字迹清晰工整、图表规范整洁，针对需永久保存的文件，如热敏纸等，应及时复印，确保字迹清晰、图片完整，并将原件和复印件共同保存。纸质文件容易破损，或者大小不合要求，通过裱糊、折叠等形式使其满足要求。

其次，在书写时，应认真选择材料，尽量避免使用容易褪色的材料，在签名、原始记录等手写处，多用黑色墨水。除了传真，其他的档案文件都应有原始文件，为保证产品和材料质量，如果供货商提供的是复印件，需加盖销售单位的印章。

此外，在组卷时，需严格控制其厚度，保持在20mm左右，同时将大头针、订书针等金属物去除，以免引起锈蚀。竣工图由施工单位绘制，确保其能够真实地反映当地地理条件及建设工程的每一个细节。绘制完竣工图，需加盖竣工图章，并送至监理处，尤其进行审核许可。照片、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应采用不可擦除型DVD光盘进行刻录。

2.2 建设单位的整理工作

信息资料数量较大，为方便整理，需对其进行分类归档，通常包括设计、施工、验收、监理、竣工图表、科研技术、资金管理等，分别由不同的单位进行整理。

建设单位主要负综合文件、责科研技术、工程设计及竣工验收方面，工程前期准备到竣工验收期间的综合文件大都属于管理范围，主要由市高速公路建设指挥部按照形成时间或其他方式进行收集分类，并确保在竣工验收前结束整理工作。

2.3 施工单位的整理工作

施工单位主要负责具体施工以及竣工图绘制的工作，施工过程最为关键，也最容易出现问题，务必要认真对待。

①综合管理文件

比较繁杂，涉及诸多方面，如施工日志、合同管理、计量支付、音像材料等；施工进度控制类包括阶段计划、调整计划、进度保证、巡查通知、施工月报等；工程管理类包括各个岗位职责、规章制度、总结报告、奖惩措施、绩效结果、会议纪要、质量责任登记卡等；工程质量类包括技术交底、仪器检定证书、专项技术方案、图纸会审纪要、质量保证、水准点复测的报批文件、阶段性检测结果、机械设备校验证书、以及质量巡查通知等。

②材料工序文件

工序资料主要包括工程开工报告、检验认可书、现场质量检验单、检测记录表等，质量检测文件则有桥梁基础汇总资料、荷载实验报告等；材料文件包括原材料的购置记录、合格证书、混凝土的配合比实验报告、各项设备的调试记录等。

③竣工图的编制

竣工图必须清晰完整规范，且真实反映竣工验收过程。确定无误后，应加盖竣工图章，图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处或图纸反面。编制单位、编制人、监理单位、监理负责人、技术负责人几项图章内容必须齐全。若原施工图无需变更或变更较少，则可直接作为竣工图；若涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更面积在10%以上，应重新绘制竣工图，采用计算机出新图，使用统一的竣工图框，并认真填写相关内容，主要增加了校核人员、制图人员、更改日期等内容。

2.4 监理单位的整理工作

主要负责工程监理、资金管理方面的资料整理，包括基本管理、安全管理、质量管理、会议记录、进度控制、资金管理等，如监理计划、监理制度、监理日志月报、安全监理细则、工程师指令、重要会议记录，对工程量清单的审查意见；对中间计量、支付的审查意见；施工过程中对计量支付提出的要求、意见等。

3 关于竣工档案的案卷编目

3.1 卷内文件页号

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写的文件材料在右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号；监理日记页号编写同文件材料；图样的页号编写在标题栏外右上角。页号编写统一使用铅笔。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。每卷文件材料从“1”起编页号，各卷之间页号互不连续。

3.2 卷内目录填写

①序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号。

②文件编号填写文件的文号或图样的图号，无文号或图号可空白。

③文件材料题名：填写文件材料标题的全称。

例：

（1）××监理组××监理工程师×年×月—×年×月监理日记

（2）××监理组关于×××的工地指示、现场指令

（3）××监理组×××年××月沥青抽检试验

④日期填写文件材料或图纸形成最后日期，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2004年1月1日，标注为20040101。

3.3 案卷封面的填写

①案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容。

例：