业务视角下的办公室职责定位探析<br/>——以高校科学技术研究院综合处为例

业务视角下的办公室职责定位探析
——以高校科学技术研究院综合处为例

2014-03-17王发银

办公室业务 2014年21期

业务视角下的办公室职责定位探析
——以高校科学技术研究院综合处为例

办公室作为“协调内外、联系左右”枢纽，办公室人员除要求责任心强、业务精通和管理沟通能力强等基本素质外，还应具有基于业务管理和综合协调的战略思路。通过综合业务管理、规章制度管理等办公室人员树立以业务和管理文化为核心的民间权威形象，进而为树立单位一把手的领导权威形象和形成单位文化做好支撑。最终形成以文化为引领，以制度为核心，以综合为纽带的管理体系。

办公室；职责定位；业务视角

作为一个单位的办公室，综合国内相关文献对办公室的定位，可总结为处于“枢纽“地位的高度认可，是“上传下达”的中枢，也是“协调内外、联系左右”核心。可以说，办公室运行状况可以直接反映一个单位管理水平和可持续发展的未来。因此，加强办公室业务能力、管理能力和沟通协调能力建设显得尤为重要，但泛泛提及各类能力的提升显得空泛和很难让人信服。本文结合高校科学技术研究院综合处的实际情况，试图以业务为视角，进一步阐述高校科研管理部门办公室的职责定位。

高校的科学技术研究院作为高等学校科学技术管理和战略研究的重要部门，承担着高校三大重要职责中“科学研究”和“社会服务”的两大重要职责，确切的说是“科学研究”和“社会服务”中以科技服务社会的职责。随着现今高等学校，特别是研究型大学承担的科研任务越来越多，再加上以高校为核心的协同创新模式的推广，使得科学研究在高等学校中的地位越来越重要。科学研究的成败已经成为一所高校向高水平大学发展的决定性因素，因此，高校科学研究的管理显得尤为重要。作为科学技术研究院的综合管理部门如何以业务为主线，通过制度建设和管理流程制定等，使各项管理业务审批流程简化，信息沟通顺畅，成为科学技术研究院综合管理部门面临的重要难题。

一、以文化为引领的管理理念

按照管理学上的说法，管理的最高境界是“有所为、有所不为，最终实现无为而治”，而对于高校科学技术研究院的综合管理部门来说，可以定位为“有所多为、有所少为，最终实现全面介入”，也就说综合管理部门应该所有事项均了解，所有事项均有可能介入。所以作为综合管理部门人员，要具备业务精通、责任心强和协调管理能力强等基本素质，才能从战略的角度以业务管理为主线，以制度管理为手段，形成单位文化，最终实现文化引领单位发展，以文化促进运行机制的良性循环。具体如图1所示。

由图1可知，作为高校科研管理的综合部门，科研业务管理水平是核心，通过民间权威、业务文化、管理文化等，最终形成领导权威和单位积极创新的文化。办公室管理人员的基本素质为战略思考高度奠定基础，而战略思考高度又为包含综合协调管理、后勤保障和综合业务管理等内容的业务管理，及包含职责分工清晰、制度规范和人事管理等内容的规章制度管理提供支撑，通过业务管理和规章制度管理自然形成的业务文化和管理文化为单位文化的形成提供保障。而业务管理和规章制度管理水平为民间权威的树立提供支撑，树立民间权威的最终目的是实现领导权威的树立和单位文化的形成。为全面深入剖析科学技术研究院综合管理部门的职责定位，下面将从精通各项业务，参与战略规划；主导职责分工，树立民间权威；制定规章制度，督促实施反馈；协助人事管理，树立领导权威等四个方面具体论述。

图1

二、精通各项业务，参与战略规划

作为高校科研管理的部门具有较强的业务性，业务能力的强弱直接影响着学校科学技术研究的发展水平。因此，作为综合管理部门应精通各项业务。为精通各项业务，办公室管理人员应加强自身管理能力锻炼的同时，并将所有科学研究管理办法和流程做到精通掌握的基础上，掌握学校主体发展学科，围绕学科做科研才是大学发展之道。同时，还应熟悉学校所有的校字文件，包括人才培养、人事管理、资产管理、招生就业等。人才培养水平在一定程度上受到科学研究的约束，没有高水平的科学研究，很难培养高素质技术创新人才。而人事管理是汇集高水平科技创新人才进行科学研究的前提，同时人事考核评价制度是充分释放科学技术创新人员潜力的重要保障。资产管理则是科研项目日常管理的重要事项，在确保国有资产不流失的前提下，为科学研究的一次性试验做好策划和管理。

高校科研管理的综合管理部门人员应全面了解学校发展状况和所有学校的政策，并牢牢把握学校的主体学科发展方向，通过精通各项业务，为科技管理流程的简化和信息通畅，及各项科研政策的制定奠定坚实的基础。通过业务精通、责任心强和协调管理能力强等基本素质，并以对待事业的态度对待工作，最终达到从战略的角度思考学校科技发展战略问题，进而为学校科技发展规划、科技发展指导思想的提出、科技发展的转型等，奠定基本的业务水平和管理能力等。通过全程参与各项战略规划的制定，更加熟悉学校科研发展，实现以战略规划指导科技发展和管理策略的实施，进而促进战略规划的实现。

三、主导职责分工，树立民间权威

综合管理部门最重要的职责就是做好分工管理，即做到分工明确。综合管理人员通过对业务和人员的全面了解，协助领导做好职责分工，以业务特征和管理人员能力的有机结合为依托，在业务分工中综合办主任应争取主导地位。由于工作性质、内容，管理职位的不同，为使政令更加通畅，必须构建一个核心的民间权威，该民间权威为科研管理的日常运行和创新理念宣传贯彻的核心，同时也是上传下达的信息中心，其传达的任何事项其他人员均应无条件信任和服从。因此，职责分工主导地位的争取，能够进一步树立民间权威形象。民间权威一般为科研管理部门综合办主任，如何选择一个以科技事业为己任的办公室主任成为决定性因素。

民间权威的梳理对综合业务的协调管理、单位的后勤保障及各项制度的制定，奠定了坚实的基础。但权威的树立是通过日常的综合业务管理水平高、协调沟通能力强等管理能力和对待事业的态度的人品综合反映，而不是硬性的任命。因此，权威的树立和日常管理是相辅相成的，也就是所谓的“先有为、才有位”，即先有所作为，才能树立权威，反过来权威形象的树立又为更大的作为提供了广阔的空间。

四、制定规章制度，督促实施反馈

通过综合管理能力的提升，首先制定内部管理办法，包括材料报送、数据报表、人事管理、采购、重大事项办公会制度等，做到部门内部人员办事有章可循、有法可依。由于高校科研管理事项较多，涉及的上级主管部门、企事业单位等较多，因此，应在建立科学的事项审批流程的基础上，做好备案，时刻监督主管处室科研事项的落实情况，做到“件件有落实、事事有回音”。

精通的业务水平，在充分调研和论证的基础上，通过制定科研管理流程再造、科研管理办法的修订等，进一步指导学校的科技管理工作，使管理水平得到明显提升，信息沟通更加顺畅。在制定科研管理办法时，在遵从科学发展规律的基础上，要从学校整体学科发展的角度去思考，并综合考虑是否有利于高水平科技创新人才的培养，是否有利于形成高水平科技创新团队的形成，是否有利于拔尖人才的快速成长等因素。同时，应做好各项管理办法、管理事项的监督落实，通过走访反馈，加强政令的贯彻落实。

五、协助人事管理，树立领导权威

所谓科研管理部门的人事管理主要是指部门内部人员结构、晋升制度和科研评价体制等，人员结构是指作为高校科研管理部门应结合科研管理的特征做好科研管理人员的年龄、学历、职称等结构分布。而晋升制度是通过多渠道内部自身提拔、外部输送人才等方式使能力突出者得到快速发展。科研管理评价机制则直接影响着科研管理人员和科技创新人员的积极性，合理的科研管理评价机制能够充分释放一切科技创新潜力，做到“人尽其能、物尽其用”。

作为综合管理部门应建立部门人员职业生涯规划档案，对每位人员的在科研日常管理中的重要表现记录下来，通过剖析进一步找出每位人员的需求点，为后期人员的安排奠定坚实的基础。科研管理团队需要各种类型的管理人员，因此在职位晋升或职称评定时，综合办主管人员应为领导提供翔实的分析材料。高水平科研管理团队的构建和管理水平的提高，需要在科研管理团队中树立一个权威，而科研主管部门领导应通过内部人事的合理安排，进一步树立领导权威，一般最好是主管科研处长（院长）。其权威主要体现在人品道德、工作能力、创新思路、管理公平等方面，通过在日常管理中逐步树立权威，进而使科研管理团队成员统一思想，目标一致，以权威为中心。通过权威的树立，使政令达到无条件的贯彻执行，思想和行动的高度统一。