浅谈地铁工程施工单位档案管理

王素娟WANG Su-juan

（中铁十二局集团第七工程有限公司，长沙 410004）

（The 7th Engineering Co.，Ltd.of China Railway 12th Bureau Group，Changsha 410004，China）

0 引言

随着我国城市建设的快速发展，地铁成为一种城优化城市布局，解决城市交通问题的有效手段和必然趋势。

地铁，狭义上专指在地下运行为主的城市轨道交通系统，但广义上通常涵盖了都会地区各种地下与地面上的高密度交通运输系统。本文讲的地铁主要是指狭义的地铁。地铁工程是一项复杂、系统、投资力度大、技术密集的工程，主要涉及到城市规划、交通规划、消防和安全等多个行业。地铁档案主要包括地铁从项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理和竣工验收等全过程，从而产生具有保存价值的文件档案。地铁档案是各建设、勘察、设计、施工、监理、质检等单位工作的真实体现，是工程建设不可分割的重要组成部分，是工程改建、扩建、维护、管理和交付使用的重要依据。

1 施工档案的重要意义

地铁工程档案作为工程验收和工程运行保证的重要文件，不仅在地铁建设过程中具有重要作用（质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程验收等），而且在地铁建成后的运行、管理工作中也是不可缺少的依据。借助档案，人们可以查询、了解、掌握工程过去的状况资料，尤其是在建立工程质量终生制的今天，档案的凭证作用尤为重要，如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。因此，施工单位务必提高对各阶段档案资料的原始记录、保存及管理，保证施工档案的及时性、准确、完整性、真实、规范、美观。

2 地铁工程施工档案主要内容

地铁工程施工单位竣工档案主要包括以下部分：

2.1 施工技术管理文件 包括：中标通知书、施工合同、工程概况、施工组织设计及审批文件、施工方案及相关的技术措施、技术交底、施工技术总结、图纸会审记录、设计变更及工程洽商记录、质量监督登记卡、工程测量记录文件、工程质量事故记录文件、竣工验收文件等。

2.2 质量控制资料 质量控制资料主要包括进场原材料、构配件、器具及设备等的质量证明文件、试块的见证送检、隐蔽工程检查记录、工序交接检查记录等。

2.3 质量验收资料 质量验收资料是对施工项目进行单位工程、分部工程、分项工程及检验批的划分，再逐级对工程质量做出评定的资料。主要包括：竣工图、工程管理资料质量保证资料、单位（子单位）工程质量验收记录、分部（子分部）工程质量验收记录、分项工程质量验收记录、检验批质量验收记录等。

3 工程档案的编制、收集、整理及移交

3.1 工程档案的编制 ①填写要规范。施工单位在项目成立初期就应该备齐与工程相关的各类规范、验收标准，使文件从项目开始规范化、标准化，在施工过程中严格按照标准来编写材料。工程资料中的编制单位、日期和页码标准要准确，文件题目表述要完整，包括清晰的工程名称、专业名称和文件内容等必备要素。而且要使用耐久性强的碳素墨水、蓝黑墨水的钢笔进行书写材料，这样才能保证字迹清楚。避免因为使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等造成字迹模糊。②签字盖章符合要求。责任人签字部位必须由责任人本来按照身份证上的名字签名，不准使用化名更不准代签，需盖章部位必须签章都齐全，不能使用印章代替签名。需要盖章的归档文件，就要公章清晰，盖章时避免盖在没有正文、只有编制单位和日期的页码上。③改错要符合要求。资料原则上禁止涂改，但是在施工中难免会出现一些错误，正确的涂改方法是将错误用斜线划掉，再在其右上方填写正确的文字或数字，禁止使用修正液、胶带、刀片等工具涂改。

3.2 工程档案的收集 工程项目形成的所有文件须在工程档案归档前进行收集整理，收集要及时，对于有缺漏的文件须在档案归档前及时补齐。

3.3 工程档案的整理 竣工档案资料收集完整后就是分类、排序。第一是分类，档案资料在收集过程中应按不同的工程部位、时间顺序、资料内容分类收集。如车站和区间分开，车站还应分主体工程和附属工程及通道出入口和风道口，并按编号等分类。二是按资料形成内容排序，就是不同的资料内容按施工次序排列。如基坑开挖、基坑支撑、基坑围护、桩基础、基坑垫石层、钢筋焊接、隐蔽记录等。三是有文字又有图表的资料，应将文字排前、图表在后排列。四是报告和批复资料。同一个报告批复应将报告排前、批复在后的原则排列。

4 地铁施工中档案资料存在的主要问题

①工程划分不规范。施工文件主要是根据单位、分部、分项工程形成的，一个准确的工程划分是整个项目的龙头，每个项目在开工前最好准备，就可以为后续的工程质量打好基础。由于一些施工单位对工程划分的重要性认识不够，所以就造成各施工单位、监理单位之间，分部、分项工程划分不统一，从而使形成的资料混乱，施工、监理资料没有很好的整合在一起，不能有效印证，甚至一定程度上影响评定。②施工资料相对现场施工进度滞后。施工资料是施工现场进度及质量的重要体现，能够及时的反应工程施工进度及质量情况。因此，只有保证施工资料与施工现场进度同步，才能保证施工资料的真实性、可预控性以及可追溯性，在过程中达到质量控制的目的。很多时候一个工程完成后由于没有对现场原材料进行报验或者是没有对某个已经完工的项目进行及时整理和收集资料，所以只能以“回忆录”的方式进行收集整理，这样严重影响了资料的真实性，从而也造成了施工资料与现场进度严重脱节的现象。③缺少照片及声像资料。声像档案是对施工档案的有力补充，是施工档案必不可少的组成部分，能够更加直观的反映施工过程，但是由于施工单位档案的信息资料比较薄弱，所以很多施工过程中的影像能够保存的单位是少之又少。按照国家规定的要求，单位在进行工程验收、上级领导观察、关键工序、隐蔽工程、质量事故等场景的照片和录音录像均需要作为声像档案及时形成、收集和整理归档由各施工单位存放。同时我们在进行照片拍摄的时候要注意以下技巧：如全景照与局部照相结合，照片中要有结构名称、位置的标识，与数据有关的照片中最好有参照的主要尺寸标尺等等，并及时根据“六要素”写好文字说明，到时一起归档。④资料表格中签字不齐全，意见签署不完整。有些资料表格栏目中要求勘察、设计、监理等多方签字的未签字完整，或者是未签署意见。资料随意涂改，甚至存在严重刮痕，施工单位未赶进度，造成资料积压未及时签字，以致存在代签等现象。以上种种行为严重影响了档案的真实性、准确性及可靠性。⑤档案无计划、规范、标准的管理。在施工过程中，档案资料未按规范标准进行管理，造成资料管理不规范，组卷不合要求，严重影响了工程档案的质量。⑥竣工图未按要求编制。在原施工图基础上做的竣工图没有根据设计变更通知单在修改部位附近注明变更依据，且未加盖印章；重新绘制的竣工图图签栏中无原设计单位名称和设计人员的签证。上述现象使施工后的工程全部情况及特征不能完整、准确的反映出来，以致出现不合格档案，给今后地铁运营管理、维修带来隐患。

5 造成工程档案资料不规范的原因

①地铁工程档案管理部门对施工单位管理、约束、要求不严格。②施工单位对资料重视不足。由于很多施工单位只重视施工进度及质量，对资料管理大多是可有可无，只有在工程需要检查或者验收的时候才加班加点突击应付，以致工程完工后竣工资料都未上交，从而影响竣工验收。③施工单位人员调动频繁，资料交接不及时。由于施工单位本身具有流动性，工程管理人员、技术人员、监理人员、施工单位领导人调动频繁，未及时对资料的收集管理标准规范进行交接，归档资料质量不高。④监理单位缺乏管理地铁工程档案的要求及经验，对现场签认把关不严。⑤验收制度落实不到位。各参建单位对地铁验收中有效收集、整理工程资料的过程不是很重视，就造成竣工档案资料的不完善。

6 解决工程档案问题的方法

①提高施工单位档案管理意识。组织工程资料相关人员（项目经理、技术员、质检员、资料员等）进行档案管理培训，使他们认识到档案资料对工程的重要性，从而提高对档案管理的意识。②提高员工的业务能力及综合素质。档案管理是一项机械重复的琐碎的枯燥的工作，只有具备足够的专业知识、经验及责任心，才能严谨科学有效的从深层次抓住问题的本源，才能及早的预防和发现问题，才能做好档案管理的工作。所以，施工单位应注重对员工的素质的培训。③建立地铁工程档案的管理制度。施工单位应根据工程档案管理规范及标准，建立一套完善有效的管理制度，明确工作内容，责任到人。对工程档案的收集、整理、查阅、保管、归档都应该以制度的方式明确下来，且对各个环节作出明确的规定。④实行“三同步、三参加制”制度。“三同步”管理制度，主要是在工程即将开始竣工的时候开始进行资料收集工作；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。“三参加”制度主要是指档案管理部门在参加工程进度和质量分析会后，需要通过设备和技术资料准备开箱验收会，参加单位、单项工程的交工验收会。通过一整套标准化制度的实施，从而较好地保证工程档案的质量。⑤档案管理部门提早加强对地铁工程档案工作的过程监督与指导。为了明确各参建单位工程档案管理部门的职责，就需要完善地铁参建单位档案人员的培训，还要对档案的形成过程进行全面监控、指导，做到严格完成竣工验收制度。⑥加强人员培训，提高素质。人是各类社会活动的主体，人的各种素质的高低决定着其所从事的各类社会活动的成功与否，要想提高施工档案的质量，减少上各种档案问题发生，就必须提高从业人员的业务能力及综合素质。施工单位除了应经常组织技术员、质检员、资料员等与施工资料收集整理相关人员进行资料管理方面的培训，使他们明确施工资料的范围、标准及操作过程，还应该请档案管理部门提早介入，组织相关施工档案业务培训，通过多种途径、方法提高他们的档案业务水平和综合素质。要做好施工档案的管理工作，不仅需要加强对档案管理人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同的努力来健全和完善档案管理体系，我们应该学习以他人之长补自己之短，不断总结档案管理经验，使建筑档案更好的发挥其本身的作用。

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[2]李博楠.我国地铁工程全生命周期投保险种研究[J].黑龙江交通科技，2008(06).

[3]楚好伟.浅议地铁工程施工档案管理[J].城建档案,2013(04).