数字档案馆的知识管理探析

周玉香,智通海

(盐城工学院 档案馆，江苏 盐城 224051)

数字档案馆的知识管理探析

周玉香,智通海

(盐城工学院 档案馆，江苏 盐城 224051)

知识经济时代，知识管理作为现代管理理念与模式的重要创新，对数字档案馆的建设带来了新的启示。数字档案馆的知识管理同时强调档案知识的管理与知识服务的价值，更加注重对人的管理，从而有力地拓展了数字档案馆的管理与服务功能，带动了数字档案馆建设的又一次飞跃。

数字档案馆；知识管理

早在2001年，英国著名档案与文件管理专家迈克尔·库克在“21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛”国际学术研讨会上指出：我们可以宣布自己已经步入知识管理领域，知识管理也是整个档案界未来的重要发展方向[1]。从此，知识管理作为知识经济时代现代管理理念与模式的重要创新，其价值不断地凸显，数字档案馆的知识管理日益成为档案学界的一个全新的关注课题，知识管理理念的引入，将对数字档案馆的建设引发新的启示。数字档案馆的知识管理同时强调档案知识的管理与知识服务的价值，更加注重对人的管理，从而有力地拓展了数字档案馆的管理与服务功能，为数字档案馆的建设开辟了一个全新的境界，本文拟对此作些初步探讨。

一、数字档案馆知识管理的内涵

档案记载了大量的信息和知识，是一种重要的信息和智力资源，具有信息和知识双重属性。当档案馆形态发展到数字档案馆这一高级阶段，数字档案馆不再是单纯拥有或存取档案信息的场所，而是组织档案信息交流的中心，是知识经济时代社会的知识信息中心和重要的知识宝库[2]。那么数字档案馆的知识管理，就是为了适应这种发展，通过把对数字档案资源的单一的信息管理，转变为对包含在数字档案馆里的信息、知识等各种要素进行综合管理，尤其注重对数字档案知识和人力资源的管理，最终实现档案知识信息功能与效益的最大化。简单来说，数字档案馆的知识管理就是更加注重隐性知识的开发、人力资源的发掘和数字档案利用服务的深化，为实现知识的共享和转化提供新的途径。

二、数字档案馆知识管理的意义

首先，知识经济时代要求档案管理必须与时俱进，扩大知识的传播与共享成为数字档案馆的最新职能。面对机遇与挑战，档案馆只有实施知识管理才能促进其新的发展。数字档案馆的知识管理，是在开放式的网络环境下，借助于网络和高科技设备等手段，档案馆开展知识资源的获取、整合和开发利用等服务。它将一改传统的档案工作结构，突破简单的信息管理和信息利用模式，转向知识管理和知识服务。

其次，数字档案馆实质上是一种开放环境下面向用户的网络化数字资源体系，在这个体系里面既有整合的知识，又有参与知识整合的管理者，还有参与整个运作的知识管理模式，它一改简单通过资源管理向用户提供零散、浅层次的一次信息，转向为用户提供有序的、深层次的系统知识服务，这就构成了一种新的知识型实体，而知识管理就是根源于这种体系并被创造出来促进其本身发展的一种最佳模式，这早已在其它多种知识型组织中实践过。

再次，传统的数字档案馆建设已初显成效、循序渐进，但是又很难达到另一个新的高度，服务要深化、资源要共享的设想还是遥不可及。因此，在数字档案馆建设中，迫切需要添加一种新的理念、新的元素，而知识管理作为一种全新的管理理念与模式，它的注入，将突破原先数字档案馆建设中固有的思维，给数字档案馆建设以重要启示，带动数字档案馆的建设上到一个新的水平，实现其生存发展的又一次飞跃。

三、数字档案馆知识管理的策略

1.加强对数字档案馆知识管理的认知

知识经济的快速发展强烈要求档案馆服务层次的提升，真正发挥数字档案馆知识信息中心和知识宝库的强大作用。面对这种机遇与挑战，如何才能使知识更为有效地发挥作用，以满足人们对知识更迫切、更复杂的需要成为档案部门的首要任务，而数字档案馆只有积极实施知识管理的运作模式，通过对包括档案信息在内的所有知识资源进行整合并提供利用才能达到预期效果。档案部门在其必要性和紧迫性上必须统一思想、加强认知、达成共识。

2.创新数字档案馆知识管理的工作机制

数字档案馆的建设，不仅意味着传统意义上的完善，而且是对现有档案管理体制、服务体系的全面优化和深层次改革，建立与之相适应的工作机制才能有效实施数字档案馆的知识管理。数字档案馆的知识管理应强调知识资源管理、知识服务中人文因素的研究和运用，而不是仅仅强调技术。围绕知识管理目标确定工作机制：一是确保档案管理人员能管理好档案知识；二是通过对知识的整合利用，增强对用户需求的快速反应能力；三是开发新的知识产品，以满足更深层次的知识服务，真正实现更大范围的知识共享。

3.获取和转化数字档案馆的隐性知识

知识经济时代，隐性知识是最关键、最具有竞争力的资源，是数字档案馆能否成功实施知识管理的前提条件之一，数字档案馆应更加注重对隐性知识的收集、加工、提炼与服务。隐性知识主要是指档案人员头脑中所包含的直觉、知识、阅历、情感等(如一些重要的传统工艺、技术诀窍、专业知识和丰富经验等)，因此知识管理强调对隐性知识的管理，实际是注重对数字档案馆中人的有效管理，鼓励其头脑中隐性知识的转化与创新。数字档案馆的建设要求档案人员能综合运用各种资源，发挥其主观能动性，突破传统束缚，更新陈旧观念，探索新的信息规律，以新的视角开发档案信息资源，使其隐性知识得到更好地发挥、交流和增值并转化。所以数字档案馆承担着及时将隐性知识获取出来并共享，转化为社会记忆，缩短隐性知识显性化周期的任务。

4.深化数字档案馆的知识服务

档案馆历来把“为利用者服务”作为最高宗旨，但落实到行动上往往只是满足于提供表面的“你查我找”等浅层次服务。进入知识经济时代，这是远远不够的，数字档案馆的发展需要更加强劲的动力支持和更为有力的保障，尤其在数字档案馆中引入并推行知识管理后，只有把知识服务当作数字档案馆的首要目标和最高标准来追求，才能满足用户日益多样化的知识需求。

数字档案馆的知识服务是一种面向知识创新、知识传播与知识应用的服务方式，是传统的“档案利用服务”的高级形式，服务的高知识含量是其优于传统档案馆的主要特征，因为知识服务“是在运用馆藏档案信息的同时，大量吸收并运用馆外各种非档案信息和档案人员头脑中的隐性知识”[3]。 从一定意义上看，数字档案馆的知识管理是通过整合馆藏档案信息等显性知识，综合档案人员的隐性知识，依靠隐性知识与显性知识的互动，发挥数字档案馆强大的知识库作用，为利用者提供更为有效、更广泛的深层次的知识服务，从而充分实现数字档案信息资源价值。同时，数字档案馆在综合利用显性档案信息与隐性知识的过程中，要注重以用户的知识需求为导向，对档案信息资源进行深层组织，揭示并挖掘档案信息资源的潜在价值，形成知识产品，提供知识与价值服务。

5.构建“以人为本”的数字档案馆文化

人力资源是知识经济中最重要的资源，而智力资源又是人力资源管理中的焦点。数字档案馆注重对人的管理，关注人获取和整合档案的能力，对人的管理是数字档案馆知识管理的核心。只有充分调动档案人员智力资源的发挥，才能真正提升数字档案馆的知识管理水平和知识服务能力。

首先，要重视档案馆员的作用。因为档案馆员是把档案资源与利用需求对接起来的桥梁与纽带，只有通过档案馆员的积极努力和对高知识含量信息产品的组织创造，才能满足利用者的档案信息需求，真正实现信息共享。因此，要积极为档案馆员提供有利于实现自我提高的良好环境，支持个性发展，促使其潜能和信心被最大限度地发挥出来，实现自我价值与社会价值的统一。

同时，知识管理以知识共享为目标，通过知识的应用来创新更多的知识，创造更多的效益，数字档案馆应创造一种知识学习、交流与共享的氛围，鼓励每一位档案人员能充分发挥潜能，乐意分享创造性的想法，勇于提出新的建议，通过相互间不断地交流学习、吸收改进，激发档案集体的活力，最终达到群体知识结构的优化，从而增强数字档案馆的整体知识管理水平，提高团队知识服务能力。

[1] 姜之茂.为了21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛学术观点述要[J].北京档案,2001(12):12-15.

[2] 唐艳芳,张冬梅.知识管理与数字档案馆[J].档案学通讯,2003(3):88-90.

[3] 周毅.知识服务:档案管理部门的新目标[J].中国档案,2002(5):48-50.

(责任编辑：沈建新)

Discussion on the Knowledge Management of Digital Archives

ZHOU Yuxiang, ZHI Tonghai

(Archive, Yancheng Institute of Technology, Yancheng Jiangsu 224051, China)

With the coming of the knowledge economy era, knowledge management, as an important innovation of the modern management idea and model, caused a new enlightenment to the digital archives construction.The knowledge management of digital archives also emphasized the management of archives knowledge and the value of knowledge service, and paid more attention to the administration of people, thus has greatly expand the function of management and service of the digital archives, and has led the another leap in the construction of digital archives.

digital archives; knowledge management

2014-07-22

周玉香(1982-)，女，江苏常州人，馆员，研究方向：高校档案管理。

G276

A

1671-5322(2014)04-0090-03