新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考

甘秋歌

(杨凌职业技术学院， 陕西 杨凌 712100)

0 引 言

人事档案的管理工作不仅是考评公司的人事管理工作有效开展与否的一项重要指标，而且也是人事管理的一个重要组成部分。从人事档案管理工作中，能检验公司职员与单位整体的工作质量和效率，同时也能加深公司员工对新时期人事档案管理意义的认识和理解。因此，深入分析公司人事档案管理的现状，切实把握具体工作细节，做好档案管理工作，能够充分调动员工的工作积极性，提高工作效率，进而帮助其更好地完成任务与目标，提升企业的综合竞争力。

1 人事档案管理的重要性

人事档案作为一个人历史的凭证，同时又是其相关工作经历的依据，对个人在单位的发展都有极为深远的意义，其表现有以下几个方面：

1.1 为人才的选拔提供有效凭证

为能选拔合适的人才，首先应做到知人善任。为此，档案管理部门要对实用人才进行全面深入的考察和充分客观的了解，同时要及时更新与维护人才个人隐私与信息，确保信息真实性和可靠性，为单位准确用人提供有效依据。此外，人事档案管理部门还能为企事业单位做出重大决策提供重要参考资料，如业绩考核等，此类考核事关员工的职业发展前途与潜力，在某种程度上也决定着员工的命运前途等。另一方面，业绩考核又需要依据大量真实原始的考核记录，帮助人力资源部门充分利用员工档案，对员工能力、业绩与素质、能力等进行全面客观的评价，并采取相应措施，保证公司决策科学合理化。

1.2 实现人力资源最佳配置

人事档案不仅是对个人的一个较为公正的历史评价资料，同时也结合人与物，提高人力资源的使用价值和利用效率的一个重要方法。然而，人力资源不是静止不变的，随着时间的推移、环境的改变，出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等现象，也是发展的必然趋势。但必须承认，人事档案管理在对人才进行科学评价及预测、实现人力资源信息的共享，促进人才在各组织、各地区及行业间的合理流动，最终实现人力资源最佳配置上发挥着重要作用。

1.3 提供信息资料真实可靠

ST人事档案作为个人历史的真实记录，是做好人事工作必备的第一手资源。然而在我们的实际工作中，经常面临待遇、学历、工龄、年龄等各方面的冲突与问题，大都非常棘手。此时，管档部门就有了充分的用武之地，在原始档案的基础上，参考历史材料与参照当前的相关政策规定，仔细核对查实，及时高效地为有关工作部门提供所需信息，帮助其正确解决问题。另一方面，企事业单位若想做到任人唯贤与知人善任，首先应该掌握有关员工的所有真实全面的个人信息资料，包括个人素养、思想品德、个人经历、工作经历及业务水平等。通过详细查阅员工档案，了解其真实的人生履历，并为今后的选人用人提供有价值的信息与经验。

2 当前人事档案管理的主要现状

随着我国市场经济的深入推进，传统档案管理制度固有体制的各种弊端已凸显出来。有些人认为人事档案几乎已变为一块“鸡肋”，不知将要何去何从。而根据全国人才工作的会议精神，为更好地促进人才流动，应进一步解除对人才流动的各项限制，诸如城乡、区域、部门、行业、身份及所有制等方面的限制，鼓励发展和推广人事档案代理业务，进行工作试点，放宽户籍准入标准，推广以人才引进为主要导向的工作居住制度，摸索并完善新时期的社会人才档案公共管理服务系统。新时期的人事档案管理，无疑面临众多严峻挑战，但始终会沿着社会化、契约化、法制化与电子化的方向发展，而这一规律，正体现了制度创新与进步的一种必然趋势。

3 新时期档案管理工作的主要特点

3.1 服务对象、管理对象与管理机构的社会性

我国社会主义市场经济体制的不断发展与健全，使多种与之相适应的经济组织形式应用而生，同时也促进了人才吸纳和流动，紧随其后，新型的人事管理制度也出现在市场中。而人事档案管理工作，无疑是人事管理不可或缺的重要组成部分，理所当然被赋予了更能体现社会化的性质。再有从管理机构上看，相比于计划经济时期单位人事档案分开管理，只负责收集、保存本单位人事档案的模式，新时期的档案管理工作与之具有很大的不同。在市场经济环境下，我们建立了更加具有社会性的档案管理制度，此机制不再局限于管理本单位的人事档案范围内，而要面向全社会，服务对象也会涵盖该社区内所有流动人员，负责为其提供档案管理服务，因而也更具社会性。

3.2 对人事档案要求的多样性

市场经济的不断发展，对社会各个方面无疑都提出了新的要求，为确保公司在激烈的市场竞争中立于不败之地，紧跟时代发展的脚步，就应该积极引进各类专业人才。同时由于引进人才来源的不确定性，这就要涉及到档案管理工作。另一方面，档案使用者类型不同，使用途径差异性，导致对档案载体、内容及传递方式等使用要求的多样性；同时也会拓宽人事档案的利用范围，使之不再局限于某个单位，而是为更多的组织与个人提供便捷和帮助。

3.3 档案来源之广泛复杂性

由于档案管理工作自身在服务与管理对象上的社会属性，赋予了档案内容之复杂性和来源之广泛性。传统的档案管理工作，只是单一履行其归档、档案收集和整理、加工与提供使用的职能，因为仅限在单位内部使用，因此这类档案来源相对单一，内容也较为简单粗糙；而新时期的社会化人事档案，来源则更加广泛，通常是由其所在区域内的相关人员提供，由于这些人身份自身的不确定性，汇集起来就更为复杂，内容也是千差万别的。

4 新时期对档案管理工作的创新模式的几点建议

科学有效的管理方法是档案管理工作高质量的必要保证。众所周知，从前的档案管理在一定时期内发挥了很大的作用，但时代在进步，社会在发展，先前的档案管理工作已经日益凸显其局限性，而新的时期也赋予了档案管理工作新的任务与要求，因此，档案管理工作要想发挥其应有的作用，必须紧跟时代发展要求，及时总结与改进，满足工作实际需要，进一步实现档案管理工作的信息化和规范化。

为了更好地适应形势发展的需求，我们应对档案管理的具体工作细节内容进行科学合理优化及补充。在继承传统管理工作精华部分的基础上，选择性保留真实体现个人经历、职业发展以及社会关系等有关重要信息；同时还要做到以人为本，适当增加反映个人知识水平、道德素质、业务能力和职业修养等有针对性的记录。

(1)工作业绩上，及时记录个人的工作业绩及其重大工作与重大活动中的杰出表现，同时补充其完成任务的实际情况以归入档案保存，以此作为今后评选的重要的依据。

(2)积极引进档案管理的数字化建设，作为珍贵的人才信息库。人事档案无论是对集体还是个人都有着重要的意义。将先进高效的科技手段整合到人事档案管理工作中，充分挖掘资源的最大利用价值与潜力，进而提高档案管理工作效率与价值，使人事档案资源更长久地发挥作用。常用的科技手段与技术主要有计算机网络协助管理，借助计算机等现代技术，将人事档案资料整理归类保存到计算机，应用相应的技术，将声像、文字、图片等感官信息转变为更加直观的数据信息，最后采用档案的电子与纸质两种形式进行双备份保存。

(3)从诚信方面看，为规范对个人诚信行为的管理与监督，应重点记载个人在职业领域、技术水平，以及个人公共道德行为等方面的资料，并进行推广与应用。建议结合现代管理方法，不断掌握档案管理新技术，鼓励创新，对人事档案实行动态化管理，建立数字档案及多媒体存档，通过数字化手段完善对人才档案信息的跟踪、收集及反馈机制体系。

此外，要充分利用网络手段，对档案管理工作不断创新。结合网络的便捷迅速等特征，开展不影响工作保密性的档案资源信息共享，为公司及各用人单位录取优秀员工提供高效全面的人才信息，实现资源的有效共享。

5 结 语

新时期，人事档案管理工作无论是对集体还是个人，都是极为重要的。为更好地应对时代的发展与变化，我们应做到与时俱进，对现存人事档案进行及时更新与补充，使人事档案更加具有时效性，提升所存档案的使用价值。通过使有关部门记载并保存人事档案，选择合适的人才进行选拔培养，也会让人们认识到人事档案的重要性，这在一定程度上也能够减少“弃档”现象的发生。

综上所述，我们要学会不断突破与创新、牢记与时俱进，注重提升档案管理工作的服务性能，最大限度地提升档案实际价值。科学改革档案管理工作与各项制度，建立诚信业绩记载档案，必将使人事档案拥有新的生机和活力，必将为社会经济的健康快速发展提供强有力保障。

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