义务教育学校会计档案收集与管理

白丽梅

会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算中直接形成的并按照统一规律保存起来备考的会计账簿、会计凭证、会计报表等会计核算资料，以及实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、光盘和计算机打印出来的的会计账簿、记账凭证、会计报表等。长期以来，中小学财务管理工作越来越成为社会普遍关注的热点问题，已影响到了义务教育的发展。本文试图通过对义务教育阶段学校会计档案的管理作粗浅的探讨，并针对当前工作中存在的问题及产生问题的原因提出对策，以期通过本文的阐述有效提高义务教育经费保障机制的健康发展。

（一）加强会计档案管理的必要性和重要性

会计档案管理是中小学财务管理的重要内容之一，它与教师队伍的管理，教育教学的管理有着非常密切的联系。决定着学校的经济命脉，关乎学校的存在、稳定和发展，关系到广大教职工的切身利益，其管理的成败涉及到能否全面贯彻教育方针，提高教育质量。因此，加强对义务教育中小学校会计档案进行科学合理的管理，可以极大地增强广大教职工的主人翁意识，调动工作积极性，减轻政府和社会的负担，提高办学活力，为学校的可持续发展提供坚实的物质保证。同时，规范的会计档案管理还可以在密切干群关系，防止腐败，保护学校领导和财务管理人员不犯错误，防止国有资产流失，执行国家财经纪律，维护社会团结稳定的大局等方面发挥积极的作用。

（二）当前会计档案管理存在的问题

从2006年以来，随着义务教育经费保障机制改革的实施，我县的中小学全部实行“校财局管、分校核算”的财务管理模式，采用金蝶财务软件进行日常财务核算工作。虽然在一定程度上加强和规范档案管理水平，但是在计算机技术不断发展，手工记账已被财务处理系统及会计电算化所代替的今天，传统的会计档案管理已不能适应时代的要求。当前，学校会计档案管理存在以下突出问题：

档案收集不全。据笔者调查，由于财务管理不规范，会计档案收集的范围不明确、制度不健全，本县多数学校会计档案收集工作混乱。重核算、轻管理，重纸质、轻电子，在会计档案管理中仅收集纸质记账凭证、账本、报表立卷归档，对其他会计核算资料，如预（决）算报表、会计报表编制说明、存储在磁盘上及会计软件中的会计核算资料、会计软件程序等未进行归档，档案收集不全，从而影响了会计档案的完整性；

档案管理不规范。由于缺乏相应的档案管理约束力，工作中在装订时不规范，不整齐、不牢固，有的将摘要压进去，有的未对不规则的原始单据进行粘贴、折压处理，导致装订不结实，掉页、散失情况时有发生；多数学校会计档案采用手工编写档案检索工具，有的编写不符合要求，有的甚至没有编写；在保存方面没有专业的档案装具及库房，多数为木柜，有的用纸箱存放，有的随意放在某个角落，受潮、发霉、虫蛀受损严重，达不到规定的会计档案保管年限，特别是存储在磁盘、光盘上的会计电子档案的保管问题更是突出；在移交方面，财务部门有的为了查询方便，会计人员自行管理会计档案，有的由于不及时装订归档，常常将会计档案长期保存在财务部门，不按期移交档案管理部门；在销毁方面许多保管期限满、已失去保存价值的会计档案仍然长年占据着库房和设备。据笔者调查，很多单位自会计档案建立以来，从未组织过鉴定销毁工作，究其原因，其一是缺乏专业的档案管理人员，其二是一些人怕麻烦、怕负责任，担心会计档案销毁之后，今后一旦有什么经济问题，无凭无据，到时说不清楚。这不仅增加了国家的经济负担，也影响了会计档案资源的开发利用。

管理意识淡薄，利用率不高。长期以来，人们对会计档案管理工作意识不强，领导的重视度不够，没能正确认识到会计档案管理的重要性。一些学校领导片面地把精力和眼光投入到学校教学管理上，认为会计工作就是简单的报账、算账、记账，致使大量有价值的会计档案得不到正确的利用。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第535期2014年第03期-----转载须注名来源甚至个别档案工作人员责任心不强，工作懒散，安全意识淡薄，随意存放会计资料，致使许多有价值的会计档案遗失；同时由于财务软件的升级换代很快，有的学校没有把财务软件的版式及软件系统很好的保存，从而造成会计电子档案无法调阅。

管理人员业务素质不高。本地区学校一般有专职会计但没有专职档案管理岗位， 大多数学校的会计档案由财务人员兼管，有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的；同时，这些管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，缺乏专业知识，缺乏计算机维护、网络安全方面的知识；少数管理人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，甚至违法乱纪，工作开展面临重重困难。

电子档案管理制度有待加强完善。 电子会计档案便于日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换、便于会计档案信息的资源共享，易于修正，便于携带和传递，大大提高了会计档案的利用效率，但在实际工作中由于没有完善的、具有针对性会计电子档案的制度规范，会计电子档案的管理处于无序状态。有的学校将会计信息存入磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，有的对存储大量会计信息的财务软件及磁性介质未作收集和备份，造成许多重要的电子会计档案丢失。

（三）加强会计档案管理工作的对策

转变观念，加强宣传，争取得到领导的重视。首先，要改变传统管理理念，对会计档案有一个正确的认识。学校会计档案是本单位最丰富、最有实用价值的信息资源库，只有它们们才能对学校的资金周转活动进行连续、系统、全面的反映和监督。通过会计档案，可以了解每项经济业务的详细情况及来龙去脉，可以监督一个单位是否遵守财经纪律，在会计工作中有无弄虚作假、违法乱纪等行为，还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供依据。

其次，要加强对会计档案工作的宣传。作为档案工作人员，要揭开会计档案的神密的面纱，结合校务公开、财务公开，吸引教职工到档案室参观，向教职工宣传会计档案在学校发展中的重要作用，传递档案信息，突出会计档案在社会发展中的服务价值，增强学校领导和广大教职工的档案意识；争取得到领导的关心、支持，加大资金、设备的投入，帮助解决实际困难。

完善会计档案管理制度。笔者建议，各级部门领导要重视档案管理工作，要自上而下形成完善的档案管理体系，并落实到位，每年至少开展一次对基层单位的档案工作检查，也可以采用抽查的方式进行，督察下级单位的按时、按质完成档案管理工作。学校领导应高度重视会计档案管理工作， 按照《会计法》、《会计档案管理办法》，结合本校实际制定会计档案管理制度。在笔者工作的学校制定了《档案室工作人员职责》、《会计档案收集、保管和查阅制度》、《会计档案保密制度》、《会计档案移交、销毁制度》等，规范会计档案的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使档案管理工作有章可循，保证会计档案管理工作的顺利进行。

立足实际，加强培训及自主学习，提高专业素养。在当前形式下，要树立“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”的理念，在工作中做到“学、细、定、勤”， 学，即要加强档案管理专业知识的学习，积极参加档案业务知识培训，努力提高自已的工作能力和水平。2012年笔者有幸分别参加省、县两级组织的档案基础知识培训班，比较系统的掌握了档案专业知识。作为档案管理人员应抓住培训的锲机，利用网络、自学等途径努力学习业务知识，优化知识结构，学习和掌握现代信息技术运用于档案收集管理过程，不断提高自身的工作能力和水平。细，对于档案来说，哪怕是一张不起眼的破纸，难说它的价值是相当大的。哪怕是一名普通员工的工资表，如果管理不好，将给本人带来一辈子的损失或遗憾；定，即要有定性，耐心。有了专业知识和细心，不等于说就有了定性和耐心。档案工作有连续性，要做好这项工作，我们必须要有足够的耐心，默默无闻，与世无争；勤即勤快：一是要及时收集、整理、立卷、归档、入库保管，以免形成积压，工作量增大。二是要经常打扫库房卫生，做到勤整理勤清扫，以免灰尘侵蚀档案，防潮、防蛀，不乱放乱丢东西，消除安全和火灾隐患，确保会计档案的系统性和完整性。

规范完善档案管理工作。2012年通过参加省级和县级的档案基础知识培训后，笔者按规范的管理方法对会计档案进行重新整理、组卷、编号。记账凭证的案卷倒推15年即从1996年进行编号，月报倒推5年进行归档；对于保管期限满的会计档案编制销毁清册，严格按照销毁程序要求进行销毁。历时三个月，共组卷15年期记账凭证255卷，总账明细账67卷，25年期现金、银行存款日记账38卷，永久卷78卷；清理已到期会计档案300余卷，并报县级财政部门核销，其中工资花名册、移交清册、销毁清册、预（决）算、年报等抽出分类组成永久卷存档。在县级档案部门对二级立档单位工作检查中获得一致好评。

加强和完善电子档案管理。随着经济的发展和网络信息技术的进步，会计档案的管理呈现出自动化、电子化、无纸化和及时化的特点。目前，结合我们国家大力倡导的低碳生活，现代信息技术大发展的时代背景下，笔者工作的学校根据《中华人民共和国电子文件归档与管理规范》，结合实际，制定了《电子档案管理办法》、《电子档案安全保密制度》、《财务软件和数据管理安全制度》等，投入了计算机、打印机、扫描仪、电子档案装具等设备，大力开展无纸化办公。由于会计档案要在财务部门保管一年方移交档案管理部门，笔者建议应同时加强档案管理和财务人员计算机应用技能、信息技术、网络技术培训，使其能熟练应用现代化技术管理财务软件和电子数据。在安全上要警钟长鸣，定期进行财务软件系统维护，严防通过网络或其他传播方式侵入的电脑病毒感染，严防电子档案毁损、泄密；在保存上要保证存储介质存放环境良好，注意双数据备份，注明形成档案的时间及操作者姓名，异地存放，防潮、防热、防磁、防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失。

会计档案管理是学校管理工作中的一个重要组成部分，它代表着未来学校管理的现代化、规范化的发展方向，任重而道远。因此，档案管理人员必须主动跟上时代的节拍，积极探索新的管理方法、升华和创新管理理念，切实做好学校会计档案管理工作，使会计档案的潜在价值充分转化为经济效益，对于有效提高义务教育经费保障机制，增强学校办学活力，推动教育教学事业的健康、有序的发展，具有重要意义。