对企业人事档案电子信息化技术管理的思考

□李春志 周亚 董霞

对企业人事档案电子信息化技术管理的思考

□李春志 周亚 董霞

企业人事管理；档案；纸质化管理；信息化技术；管理范畴

一、企业人事档案管理面临的形势及问题

随着企业管理工作的加强，我国人事档案管理制度体系在逐步完善，人事档案管理电子信息技术也被提上议事日程。但是，面对社会的发展、科学技术的进步，企业乃至政府部门对人事档案信息的需求也在不断变化，企业的现状也存在需要重视的问题：首先，企业间管理水平差异较大。大型国企管理水平较高，中小企业管理水平次之，有些企业委托劳动部门人才交流中心托管人事档案但管理不规范、不到位，许多民营企业甚至缺失人事档案的管理。第三，档案管理标准贯彻不力或标准缺失，创新不够，致使有些企业的人事档案管理还停留在传统模式水平上。第四，人事档案管理在企业不被重视，没有与人事管理、人才管理、职业生涯规划管理、员工绩效管理紧密结合起来。最后，人事档案管理范围（内容）及方式方法有待研究探索。在管理范围（内容）上，劳动合同文本或变更记录及员工劳动保险、绩效考核信息资料、技术职称评审资料、教育培训资料等是否纳入人事档案管理范畴？在管理方式方法上，纸质化人事档案管理有待向电子信息化技术人事档案管理的方向发展。

现阶段企业对人事档案管理的认识存在两种问题，一是只重视人事档案中的政审资料，而对包涵个人陈述、他人评语的其他各类资料不够重视，致使人事档案不够真实完整、客观全面。二是对人事档案工作不够重视，资料归档不及时，整理不规范甚至管理混乱，人事档案不能发挥其应有的作用。

二、电子信息技术应用于企业人事档案管理的必要性、局限性及相关思考

1.必要性

目前，我国的“信息高速公路”已经逐步建立健全，企业人事档案管理应积极响应和顺应时代发展的要求，不失时机地抓住这一良好机遇，尽快建立起电子信息技术人事档案管理的知识、网络、制度和业务流程体系，实现人事档案管理电子信息化。

（1）管理现代化的要求。随着人事档案工作的不断发展，档案资料种类、数量急剧增加，新型载体档案（电子文件）数量越来越大，所占比例越来越高。同时，档案利用者也对档案工作的要求更高，档案管理部门一方面应及时无遗漏地向需要者提供所需的档案资料或信息，另一方面还要能够传递到每一个需要的地方。传统的纸质化管理模式已无法适应对人事档案的现实需求。因此，改革传统的工作模式，创新管理思路、方法已迫在眉睫。

（2）管理效率化的要求。档案管理的效率着重体现在检索的效率。档案分类归档后，检索越快越准确就越有助于档案管理效率的提高。目前，很多企业的档案检索效率不高，档案检索仍然以手工检索为主，有的单位虽然已使用计算机进行检索，但其他相关的管理工作仍然靠手工操作。

（3）信息流转共享要求。在采取现代化管理手段促进管理和效能的同时，相应的人事档案管理也应满足信息流转的要求。在社会全面步入信息时代的今天，信息的整合、流转、交换、异地共享显得尤为重要。

（4）管理综合、系统化要求。从整体上看，我国当前大部分企业的人事档案管理工作都存在一些问题，主要表现在档案信息不具有综合性、系统性，仍然是单一资源的人事档案管理。要改变这一现象，必须采取现代化的管理方式，实现人事档案管理的不断创新，以充分发挥人事档案信息支撑人事管理、人才管理的作用。

2.局限性

（1）电子信息化技术也有一定的局限性，如存储介质的不永久性、一次性重要资料的不可复制性、一般性资料信息的不必要性等。服务器、移动硬盘、U盘、光盘等储存介质均难以实现人事档案信息的永久保存，即使定期拷贝也存在较大的风险，因为其毕竟不是实物存储。大学生派遣证、招收新员工登记表、任用干部登记表、处分决定等资料应保存原物，而没有必要扫描后存储电子版。工资晋升登记表、个人履历表、获奖文件、证明资料、学籍资料、组织政审资料等也没必要扫描后存储电子版。

（2）人事档案资料信息管理必须实行纸质化为主、电子信息技术为辅的管理方式，这两种管理方式应该长期并存。纸质化为主，就是必须对主要的人事档案资料实行纸质化管理，确保资料的原始性。电子信息技术为辅，就是必须把实行纸质化管理的部分人事档案资料信息和尚未纳入人事档案纸质化管理的资料信息全部纳入电子信息技术管理范畴，实现人事档案资料信息电子信息化管理。

3.相关思考

（1）健全人事档案管理制度、规范化统一管理。原始性、真实性是人事档案的生命，保证所归档资料的及时性、准确性、原始性、真实性、完整性和规范性。首先，人事档案管理制度应当与人事管理制度、人才管理制度同步，以确保充分发挥人事档案在人员流动、提职晋升、人才管理、人才培训培养、工资调整及职称评定等方面的依据作用。其次，应建立统一的立卷内容和标准及资料收集整理甄别等管理制度。要定期及时归档，杜绝平时各部门分别收集保管资料、待人事档案转出时再突击收集整理人事档案资料的管理方式。再次，严格执行业务流程，从人事档案资料收集、鉴别整理、立卷、归档、查阅利用到转递等各个环节都要制定明确规范的管理制度和流程。

（2）加强专业管理人员队伍建设，实现专业化科学管理。人事档案管理是一项保密性强、政策性强、责任心强的工作。一方面，人事档案管理员必须具备高度的责任心和较强的服务意识，认真、负责、细心管理好每卷档案和每份人事档案资料，严禁损坏或丢失。另一方面，人事档案管理员应具有较高的政治素质和专业素质，认真学习掌握并严格执行有关的政策和制度，熟练掌握专业知识和业务技能。

（3）优化档案管理模式，实现电子信息化高效管理。在互联网技术高速发展的信息时代，人事档案的管理应向信息化、现代化发展，应积极采用信息化现代化管理手段，建立人事档案管理系统。具体管理见表1所列。

（4）丰富人事档案内容，提高利用价值。根据《干部档案工作条例》等规定，人事档案资料分十大类内容：履历资料；自传资料；鉴定、考察、考核资料；学历、培训和专业技术职称资料；政审资料；党团资料；奖励资料；处分资料；工资任免出国等资料。一般来看，有的单位只强调“三龄两历”（年龄、工龄、党龄、学历、简单工作经历）和政审资料，这样做会使人事档案存在一定的片面性，而个人的业务技能和综合能力才是一般用人单位考察和人员管理越来越关注的方面。所以，人事档案资料应随着人事制度改革、用人单位关注点有所侧重，应加大第4类资料（学历、培训和专业技术职称）的比重，适当减少政审资料，增加诚信资料，增加反映个人学识、业务能力和工作经验的资料，使人事档案能更好地为企业和社会服务。

（5）建立规范的符合标准要求的人事档案室、阅档室。人事档案室的库房必须具有完善的防火、防潮湿、防虫蛀、防霉变设施，人事档案必须存放于铁质密码卷柜中，分十大类立卷存放，人事档案立卷必须裱糊不得线缝，规格尺寸必须规范统一。人事档案资料甄别、整理必须在专门的工作室进行，调阅档案必须按流程审批并在阅档室阅档，严禁将人事档案资料带出室外。同时，阅档人应注意保护资料，不得将资料叠角或唾液浸湿资料，阅档时档案管理人员不应离开。需要复印有关资料时必须办理审批手续。

三、人事档案管理电子信息化研究与思考

1.人事档案纸质化管理与电子信息技术管理必须并存

人事档案纸质化管理和人事档案电子信息化技术管理各有利弊，两种管理形式必须并存。人事档案纸质化管理是传统的管理模式，具有永久保存、原始原物、保存真迹、保密性强的特点，但不易传递、不易共享、使用效率较低。人事档案电子信息化技术管理易传递、易共享，不易保密，不易永存，不是原始真迹。笔者认为，人事档案电子信息化技术管理事实上是对人事档案“再制品”的管理，即人事档案资料再加工后的信息管理。按照这一思路开展人事档案电子信息化技术管理，就大大拓展了管理功能范围，不仅企业内部各部门、各单位根据管理权限和等级享有有关人员群体的信息，企业上级乃至政府有关机构和社会相关机构都可享有必要的人事信息，以支持社会经济发展。

表1 研究补充人事档案资料目录及管理分类

2.人事档案纸质化管理与电子信息技术管理必须永久并存

在电子信息技术与纸质化管理的并存的状态下，必然应对两种管理方式分别加以管理，以致形成电子信息技术与纸质化管理两个管理系统的状况。

两个管理系统实现优势互补相互协调。一方面，传统的人事档案纸质化原始书面凭证，仍按照传统规范的收集、甄别、整理、立卷、归档、保存，以及调阅、传递等管理；另一方面，人事档案电子信息化技术人事档案管理以计算机、互联网技术实现信息快捷共享、高效管理。人事档案纸质化管理成为人事档案电子信息化技术管理的前提条件和基础，人事档案电子信息化技术管理则成为人事档案纸质化管理的“再制品”，成为人事档案纸质化管理的延伸和功能加强。因此，企业应加快人事档案电子信息化技术管理步伐，企业上级、政府机构应站在人事信息、人才信息社会化的高度，组织、协调和促进企业人事档案电子信息化技术管理的进程，完善纸质化人事档案管理标准和规范并加以推广和引领，促进两个管理系统的协调发展。

人事档案作为一次性形成、永久保存、不宜流转的信息资料，员工职业生涯过程中可能仅出现一次形成一份档案资料，一般不会出现第二次，具有唯一性和永久保存不宜流转特点的档案资料。这类资料必须纸质化管理，不适宜也不必要实行电子信息技术管理。例如，大学生的派遣证、入党（团）志愿书、入职录用审批表、转正定级审批表、职务晋升审批（登记表、文件）、技术职务评审资料、学籍材料、工资晋升变动审批（登记）表、签订劳动合同文件、各类惩处资料、政治审查资料等。同时，部分派生资料信息也应实行纸质化管理，如岗位职务变动记录卡和劳动合同签订记录卡等。

3.部分资料不宜纳入人事档案管理范畴

人事档案是企业员工信息的重要载体，它历史、全面、真实地记载和反映着员工基本情况、经历、能力和德才的综合情况。

但是，有些资料信息却不宜纳入人事档案管理范畴，例如每年的绩效考核基础资料、工资表单等，这类资料一方面不包含充分有效的信息，另一方面会扰乱人事档案资料的分类和档案管理人员的视角，导致有用的信息不能得到有效利用和规范保存，没有用的资料反倒纳入了管理，造成档案资料容量扩大，降低了档案的质量。

4.人事档案管理范围应扩展，以适应现代化管理发展需要

目前，企业人事档案资料收集过分“行政”化，形式主义的东西多，实质性内容少，反映“德”的资料比较多，反映个人“能”、“绩”等方面的资料比较少，对个人的评价往往流于格式化和公式化，无法体现出个人真实的德、能、勤、绩综合素质情况。为了规避这些问题，使人力资源管理能够提升管理质量和效率，把人才管理提上议程，从而不再仅仅是对人的管理，而是全面全方位地掌握管理人的发展信息。

人事档案应扩充个人职业生涯规划信息资料，工作履历应扩容，应增加工作履历“二级科目”，比如，参加工程项目信息、工作内容信息、职业技能技术能力专长信息、教育培训信息、劳动合同管理履约考核信息、年度绩效档案信息等。充分发挥人事档案的参考与依据作用，为更多的部门和领导全面系统掌握人的发展信息提供服务，以使人事档案信息全面、客观、公正地反映一个人的实际面貌，以满足企业、政府、社会对人事档案管理信息的需求。

5.人事档案管理应满足人事管理需要，人事管理应满足企业和社会经济发展的需要

企业人事档案管理应跟随着企业发展环境的变化，满足企业日益激烈竞争的需要，实时、准确、及时、全面地提供人事信息，更好地为企业的生存发展服务。

随着市场经济体制的不断发展与完善，人事档案管理工作必须不断地更新观念、创新模式，提升人事档案管理效率，为企业的可持续发展提供强有力的支持。

总之，人事档案管理必须坚持“以人为本”的理念，坚持为用人单位和社会提供满足需要的人事信息为目标。在实践中应坚持做到不断拓展管理思路，创新管理模式，充分发挥人事档案信息全面、及时、准确、快捷、共享、高效的作用，具备人事信息统计、分析、输出、传递等功能，以更好地为企业、为社会服务。

（作者单位：中国石油天然气管道第二工程公司；徐州管道医院信息室）

10.3963/j.issn.1006-8864.2014.12.012