综合性医院档案管理的现状与发展对策

韦群慧 广西南宁市第六人民医院 530003

医院档案是医院在从事医疗以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文件、簿册、图表、录音、录像以及其他不同载体、不同形式的历史记录［1］。档案管理作为医院管理工作中的重要组成之一，随着当前医疗体制改革不断地深入，其也顺应时代发展需求，由以往的边缘化管理逐渐向管理的内核靠近。作为综合性医院档案管理者在新时期应在注重全面了解医院的发展动态以及档案管理现状的基础上，针对医院档案管理工作中出现的问题进行分析并找出解决问题的良策，促使医院档案管理走向良性发展的道路。现将笔者所在医院当前的档案管理现状以及如何发展浅谈如下。

1 档案管理工作的现状

1.1 院方领导重视度不够，档案管理质量偏低 医院档案

管理水平的高低可以折射出医院领导对档案管理工作的重视程度。当前，各医院领导普遍存在仅注重医疗质量与技术的发展、医疗技术人才的培养与学科建设的发展以及医院的经济效益，忽视了档案管理在医院管理工作中所起的积累经验与规划未来等价值，对档案管理在医院管理中的指导作用认识不足，抱着走过场、应付检查的心态对待医院档案管理工作，因此，不能充分调动档案管理人员的工作积极性，使得部分档案出现遗失、不完整、利用率低等问题，医院档案管理工作处于停滞不前、水平偏低的阶段。

1.2 工作制度尚不完善，档案实用价值未能充分发挥 医院管理中，大部分的医院都是按照国家卫生部门所制定的要求来确立医院的管理制度以及各部门工作人员的相关职责，但涉及档案管理的制度、职责和标准却比较少，部分医院甚至没有将档案管理质量纳入医院对档案管理人员的目标考核之中，加上医院内部部分档案管理人员对档案管理的重要性认识不足，导致部分重要档案存在归档不及时、存档率偏低等现象。这样无法高效率地对医疗管理、科学研究等工作提供借鉴和利用［2］。档案的实用价值在医院的管理工作中未能得到体现。

1.3 档案管理人员个人能力不高，档案管理整体水平受到制约 当前各医院在日常工作中普遍存在仅重视医疗技术人才的培养与继续教育，而档案管理人员较少有获得继续教育学习的机会，因此导致其不能及时获取最新的档案管理理念与方法，档案管理仅停滞在传统手工操作阶段，档案质量较低。同时档案管理人员中也存在认为档案管理工作不重要的思想误区，工作积极性不高，因此很难将医院档案按照要求做到规范化与细致化，这样使得整个医院档案管理水平的发展都受到了制约。

1.4 现代化配套设施跟不上，档案管理模式还处于传统手工操作阶段 随着科学技术的突飞猛进，计算机网络技术也开始广泛应用于人们生活与工作中，医院管理模式也实现了信息化，但很多医院档案管理还处于传统手工档案阶段，未进行电子化管理，没有建立独立的医院内部档案管理局域网，医院内部各科室间不能通过局域网实现资源共享。而繁杂的档案资料通过传统手工操作，常出现统计与抄写错误，反复调用原件也会使得档案原件纸张受损等问题出现，这些都将直接影响档案的安全性、完整性。

2 提高医院档案管理水平的几点策略

2.1 管理阶层提高思想认识，更新档案管理理念 理念是行动的先导、行为的准则，它将直接影响医院开展实际工作的成效［3］。医院领导作为档案管理决策与督促者，其重视与支持是做好档案工作的关键［4］。首先，医院领导应从思想上认识到档案管理的重要性，并把档案管理纳入医院日常管理工作之中，学习与借鉴其他医院先进的档案管理经验，并根据本院实际情况制定行之有效的档案管理制度，将档案管理工作做到规范化、科学化与明细化。制定详细的档案管理细则，关心医院档案管理中存在的问题，并做到明确奖惩制度，责任到人。医院领导还应加强档案管理人才的培养，组织档案管理人员进行定期学习与培训，将档案管理质量与绩效工资挂钩，让档案管理人员能切身感受到高质量的档案管理对其的收益，从而充分调动工作激情，实现医院档案管理质量的全面提升。其次，医院领导要改变以往只重视医疗技术而轻档案管理的思想，将医疗技术管理与医院档案管理放到同等重要的地位，努力做到两手抓与共同进步，让医疗技术与档案管理工作共同成为医院日常管理工作中不可或缺的组成部分。

2.2 合理开发利用档案资源，发挥医院档案的实用价值

医院档案记录了医院的发展历史，是医院文化建设的重要组成，是医院精神形成的基础［5］。医院档案管理是一个连续、动态、长期的管理过程，内容与形式需要不断地更新与改进。在不涉及单位机密与个人隐私的前提下，医院可积极地有针对性的向医院内部开放档案资料，通过更深层次地开发与利用档案资源，提高档案的利用率，同时也有利于医院内部信息流通与管理，从而提高医院服务质量和办事效率，更有利于医院整体的形象。

如何合理开发与利用医院档案资源，实现其在医院管理中的重要作用，笔者认为可以从两个方面入手：（1）积极开展医疗档案创效工作。医院档案管理专职人员应通过对档案信息数据的采集、加工与分析等技术手段，对医院医疗活动进行跟踪与超前服务，从而有效促进档案资料为医院发挥高效能。（2）医院档案管理人员应对医院各种档案资料进行总结与汇编，并建立电子档案与医院内部局域网站，实现资源共享，为医院的科研机构改革、人事变动和职称评定等提供准确而详实的第一手资料。

2.3 建立健全档案管理制度，提高档案管理人员自身素质

医院领导应依据《档案法》等有关法律法规，结合本院实际情况，逐步健全与完善档案管理工作，使档案管理工作中的归档调档、保存保密、库存管理与销毁等各项工作均能有法可依、有章可循，避免档案管理工作中存在的放任与随意性，确保医院档案管理工作的健康、良性发展。同时档案管理人员还应加强相互间的交流与学习，提高自身综合素质。

医院领导应将档案管理人员的职业道德与业务水平培训纳入培养人才的计划之中，通过各种培训与教育手段提高档案管理队伍的整体水平。应定期举办各种档案技能与计算机网络技术的培训，定期聘请档案管理方面相关专家与经验丰富的技术人才亲临医院指导档案管理工作，对档案管理中取得的成绩应充分肯定，对出现的问题应及时纠正，使医院档案管理工作更为规范化、科学化与现代化。档案管理人员自身也应培养大局、全局与责任意识，爱岗敬业，加强自身学习，尤其是当今的信息化时代计算机管理模式的推广与普及，档案管理人员更应加强学习并能熟练操作计算机，实现档案管理的电子化，努力提高医院档案管理水平。同时还应注意对被借阅与调出的档案高度负责，跟踪其流向并给予详细记录，限制档案的借阅与归档时间，避免应用过程中的损坏与流失。档案管理人员应由过去的被动进行档案管理转向积极主动管理，自觉贯彻医院管理政策，树立正确的档案管理观，用实际行动与工作成效实现自身在档案管理工作中的价值。

2.4 加快硬件建设步伐，实现档案管理的现代化 传统档案管理存在手工操作繁琐、信息储备少、检索速度慢等缺点，已不能适应当前档案管理追求准确、高效的目标。医院在档案管理方面应适应时代发展的要求，加大档案管理中必要的基础设施与办公设备的投入，为医院档案管理配置计算机、照相机、摄像机、打印机及扫描仪等现代化设备，并通过档案管理系统专用软件对相关档案进行电子立卷、编排、检索、统计与借阅等管理工作，促进档案管理走向电子化、信息化、自动化，充分发挥现代科技优势，提高档案管理工作效能。同时依据档案管理标准建设，为医院档案管理配置专门的办公室、阅档室与库房，添置保护档案所必需的一些硬件设施，如空调、消防器材、监控器材等，努力为档案管理工作创造物质条件。

医院档案科学化管理，是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新课题［6］。档案管理的现代化要求，是时代发展的需要，可以促使档案管理工作人员采用系统工程、电子网络以及目标管理等科学管理手段进行创新工作，因此，医院档案部门应采用现代化技术手段、多渠道、多途径地开发档案信息资源，建立档案信息网络，通过网络信息进行档案服务与管理。但应注意在档案管理由传统模式转型为现代化模式期间，不能对传统档案管理模式进行全盘否定，应将其与现代化档案管理相结合互为补充，一方面不断优化传统档案管理，另一方面选择适宜本院档案管理的系统软件并建立档案管理体系，促进档案管理的改革与进步。

医院档案管理质量高低是衡量医院管理水平高低的重要标志，其在医院管理中有着举足轻重的地位。医院领导及其档案管理人员必须认真分析本院档案管理现状，更新档案管理意识与提高档案管理水平，并依据医院实际情况制定一套行之有效地提升档案管理质量的措施，努力实现医院档案管理的科学化、规范化、电子化与现代化。

［1］ 张浩，鲁先群.浅谈医院档案管理存在的问题及对策〔J〕.安徽卫生职业技术学院学报，2013，12（5）：13－14.

［2］ 赵玉玲.浅析医院档案管理现状及对策〔J〕.中国医药指南，2013，11（34）：578－579.

［3］ 张曦.浅谈如何做好三级甲等综合性医院档案管理工作〔J〕.北方药学，2012，9（10）：77.

［4］ 冯东晋.医院档案管理的现状与发展对策〔J〕.中国新技术新产品，2011，（13）：234.

［5］ 李江峰，张慧，陈霞.综合性医院档案管理运行机制研究〔J〕.中国医药指南，2012，10（9）：615－617.

［6］ 孙希文.谈现代医院档案管理的三要素〔J〕.江苏卫生事业管理，2013，24（6）：173－174.