图书馆新生注册工作方法探究

张玉红

摘要：面对高等院校招生数量不断扩充的现状，高校图书馆如何将新生资料及时、准确地注册到图书馆管理系统，成为开学这一个时段图书馆管理员的重点工作，也是高校图书馆为广大学子提供信息服务最基础的前提条件。本文以汇文系统为例，介绍了如何采集、整理新生信息，将新生照片的文件名与读者的条码号或证件号相统一，批量地将读者信息导入到图书馆管理系统并加强核对，不断完善相关信息，作好个别调整工作。并对新生注册方法进行了初步分析和探讨。

关键词：图书馆；新生注册；方法

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）04-0019-02

随着我国教育事业的发展，高等院校招生数量不断扩充。这种现状不仅使各类高等院校迎来了空前的发展机遇，同时也给学校的教学、管理诸方面带来了新的考验和挑战。对于高等学校学生第二课堂的图书馆来说，如何将新生资料及时、准确地注册到图书馆管理系统，成为开学这一个时段图书馆管理员的重点工作，也是高校图书馆为广大学子提供信息服务最基础的前提条件。在这方面，各高等院校在图书馆的新生注册工作方面已经积累了很多的经验。图书馆管理系统的应用普及，使得图书馆工作人员从琐碎繁杂的手工办证中解脱出来。事实上，许多图书馆的管理系统已经提供了批量处理读者信息的功能，但是由于新生相片通常都是从本校招生办公室或其他途径获取的电子图像资料，其文件名通常是由考生号或是身份证号来命名的，图书馆管理系统往往要求新生照片的文件名要以借书证条码号或证件号来命名，这就为批量注册造成了一点难度。本文将以汇文系统为例，介绍如何将新生照片的文件名与读者的条码号或证件号相统一，批量地将读者信息导入到图书馆管理系统并加强核对，不断完善相关信息，作好个别调整工作。

一、新生图像信息的采集

采集方式大致有三种：第一种采用分批次现场为新生拍照的方式进行图像采集；第二种请新生以班级为单位上交照片，背面注明姓名、学号，然后由图书馆统一进行扫描处理；第三种向本校招生办公室或学籍管理部门索取新生电子档案获取图像资料。由于第三种方式相对便捷、准确，推荐作为首选，如果遇到存在不清晰等问题的图像照片，可再采用另外两种方式进行补充。注意：如果采用第一种方式，拍照的时候就要注意照片的大小，单张照片太大是无法导入到图书管理系统的，一般从校招生办公室获取的照片基本上都符合要求。

二、新生详细的信息登记表的来源及整理

采集方式大致有二种：第一种向本校的教务部门获取；第二种由学生所在系、院提供。第一种方式比较全面、快捷；第二种方式比较准确。如果采用第一种方式可能存在一人两个学号的情况，这时可向新生所在系、院询问核实。以上两种方式获得的文件都是Excel表格的方式。接下来将新生资料信息根据需要稍做修改，即：将新生的姓名、性别、学号、考生号、所在班级、系院等重要信息整合保存，将家庭住址、准考证号、高考分数等与办证无关的信息删除。值得注意的是，不管是从教务部门还是从系院获取的新生信息登记表基本上都是以班级为单位，也就是一个班级一个文件，汇文系统要求导入信息登记表的时候每次只能导入一个文件，如果以这样的方式导入，会浪费不少时间。这里可以将一个系及至整个一届的新生的登记表做成一个文件，这样就会节省时间，还不会在管理系统里产生过多的文件名。

三、将以身份证号或考生号命名的新生图像文件改为以证件号或条码号命名的文件

汇文系统要求读者的图像文件名必须与该读者的条码号或条码号一致，这就要求把以身份证号或考生号命名的读者照片改为以该读者的证件号或条码号为命名的文件。如：某新生的考号是13320102490xxx，那么照片文件的文件名为13320102490xxx.JPG，如果该新生的证件号是1301010101，那么就需要把该生的照片文件改名为1301010101.JPG。具体修改方法为：这里以原始“身份证号”和修改后的“证件号”为例，先打开要重新命名的系院的信息登记表和新生照片文件，在新生信息登记表中复制要修改的新生的身份证号，然后在打开的新生照片的文件里用“搜索”，将复制的身份证号粘贴点击搜索按钮，就可以找到需要修改的照片，然后再回到新生信息登记表中复制与身份证号相对应的新生的证件号，最后用重新命名的方式将找到的那个照片的证件号命名为图像文件名，至此该生的图像文件名就已完成（以考号命名的文件也是同样的方法）。

四、将重新命名的新生照片重新排列，并查漏补缺

把所有新生的照片按照上述的方法重新命名结束后，将全部重新命名的新生照片放在一个文件夹下，打开文件夹，可在“查看”下拉菜单下找到排列图标，以“名称”为标准重新排列照片，这样就可以对照新生的信息登记表检查一下每个班级的新生照片是否都已齐全，查漏补缺。

五、数据导入

先将修改成一个文件的新生信息表导入到图书馆管理系统，然后再将修改后的图像文件导入到管理系统，这里要注意的是导入图像文件时首先要设置文件名的匹配方式，即是与证件号相一致还是与条码号相一致，也就是与修改后图像文件名相一致，设置好后在注册时管理系统会自动查找与新生信息相对应的图像文件，这样才能确保新生注册顺利进行。至此整个新生批量注册的前期工作基本完成，接下来的注册工作可以在管理系统注册模块的提示下很快就能够完成。

六、加强核对，不断完善相关信息，作好个别调整工作

1.注册工作结束后，需要加强核对工作。按照教务部门提供的新生名册逐一进行核对，查漏补缺。发现重学号或照片和姓名不符时，应及时与教务部门核实，必要时和招办及新生所在系院联系.，及时予以修改更正，尽量将问题解决在读者使用之前。

2.流通部工作人员在日常服务中，应加强工作责任心，发现证件信息和读者信息不符、照片和本人不符的情况应及时询问、汇报和处理，尽量避免差错出现，以免发生冒借、代借而工作人员无法分清的现象，否则无形中会增加流通管理难度，也易激化读者与工作人员之间的矛盾，引起新生对图书馆的整体印象不佳。

新生注册工作的展开，缩短了办证周期，方便了读者，也体现了图书馆“以人为本”的服务理念，使得图书馆管理向现代化又前进了一步。我们学院几年来的实践工作证明，用以上方法在汇文管理系统中进行新生注册工作，能达到及时、准确，提高工作效率之作用。以我院为例，2000余新生的注册工作，一天时间就能轻松搞定。应当注意的是，注册工作是一项很细致的工作，除了要求图书馆注册人员耐心、细心的工作态度、熟练的信息操作技能外，还要加强和学校招办、教务、各系院的配合协调，因为前期数据采集的准确性非常重要，这是做好注册工作最重要的基础和前提。偶而遇到采集的学生照片和本人不符，准考证号有误、学号重复等现象，我们工作人员要认真耐心地做好核对工作，同时尽量减少数据输入时的手误现象，发现问题及时与相关部门进行查询更正，共同为学生们利用图书馆的丰富资源创造有利条件。endprint