成人教育中的学生档案管理研究

夏定举

摘 要 在成人教育中，学生档案管理是学校档案管理的重要内容，是衡量学校教学质量和水平的重要标志之一，也是成人学生终生证明材料。要强化思想认识；建立完善成人学生档案管理规章制度；强化成人学生档案管理投入是完善成人教育学生档案管理工作的必要改进措施。

关键词 成人教育 学档案生 档案管理

中图分类号：G472.4 文献标识码：A

1 加强成人学生档案管理的必要性

成人学生档案管理的内容主要有学生个人基本情况表、学籍变动情况、教学计划表、入学注册登记表、学习期间注册表、学籍卡片、各科成绩、考试试卷、教学计划表、毕业资格审核、毕业生鉴定等，基本上囊括了学生从入学到毕业离校期间的所有第一手资料。加强成人学生档案管理，主要是由成人教育的特征所决定的。

1.1 成人教育的特征

第一，成人教育对象的广泛性。我国当前成人教育对象十分广泛，不论其受教育程度、职业、年龄和性别，只要愿意和有学习能力，都可以接受教育。因此，从某种意义来讲，只要有愿意学习的人，就必定会存在成人教育。

第二，成人教育领域的开放性。作为我国教育体系的重要组成部分，成人教育依附于社会而存在，具有很强的社会性。特别每一种生产活动，都存在成人教育，每一个社会组织中，都存在一些成人学习者，每一种公共文化教育设施和传播媒介，都可以成为成人教育的地方。成人教育具有很强的开放性，面对全社会，服务全社会，依附全社会。

第三，成人教育内容的丰富性。成人教育对象较为复杂，往往是带有一定目的而进行的学习。因此，成人教育不仅有一些包含听说读写等基本课程，而且还包括心理调适、休闲娱乐、职业礼仪、政治法律等扩展课程。

第四，成人教育过程的终身性。与阶段性的在校教育不同的是，我国成人教育时间不限、周期不限，是终身的，只要还有学习能力，都可以接受成人教育。在其从学校毕业，走上工作岗位以后，可能会弥补“本领恐慌”、“知识恐慌”，就可以继续接受成人教育。

1.2 加强成人学生档案管理的必要性

第一，基于学生的角度来看，学生档案管理是学校的重要资源，也会加强对学生管理的重要手段。学生在接受一定阶段的成人教育以后，可以通过档案对比，分析其能力提升和知识增加的重要依据，是评价学校教育质量的重要方式。

第二，基于学校的角度来看，加强对成人学生档案的管理，是不断提升学校教学质量的重要基础。通过加强对成人学生档案的管理，可以有效检验出学校在教学管理中是否还有漏洞，这对成人教育的发展具有重要作用。

第三，基于档案管理自身角度来看，我国当前成人学生档案管理中，还存在档案意识不强、管理不到位等问题，直接导致成人学生档案管理中存在诸多问题，加强对成人学生档案管理，一方面对于推进成人学校学生管理的科学化、制度化和规范化具有重要意义，同时还可以将成人教学方法和教学水平放在一个更加全面的角度进行比较，形成良性竞争氛围。学校领导和教师在这种竞争氛围中，将会投入更多精力转变教学理念、教学模式、教学方法，促进成人教育教学水平和管理水平。

2 我国当前成人学生档案管理中存在的问题

2.1 成人学生档案管理制度不健全

在市场经济条件下，我国各个成人院校更加注重教育的经济效益和社会效益，但是对于成人学生档案管理存在重视程度不够、认识模糊等问题，在硬件档案管理办公条件和设施硬件投入不够，档案管理手段落后、管理方法混乱等问题。甚至一些成人院校中，至今还在沿用着传统手工档案管理方式，还没有上升到信息化管理的高度。档案管理手段的落后，直接导致成人学生档案管理效率较低，难以及时促进成人教育事业发展。也有的部分成人院校中，缺乏完善的档案管理制度，在建章立制过程中，未能根据成人教育特点，导致成人学生档案管理规范性较差、材料杂乱无章，在学生档案资料搜集中浪费大量人力物力和财力。近年来，一些成人院校采取多样化教学手段，学生档案管理内容和种类更加多元化、复杂化，而且在具体学生档案管理过程中，可能涉及到多头管理，不同部门掌握等问题，学生的鉴定材料和在校表现情况由班主任掌握，学生管理部门负责学生的注册和毕业离校手续办理、学籍变动、信息更改等，教务部门负责学生考试试卷和成绩等，在沟通不畅、职责不清、协调不统一等情况下，成人学生档案容易出现失真和不完整等问题。

2.2 成人学生档案管理意识淡薄

我国成人教育特征，直接决定了成人院校和普通高等院校学生档案管理的不同，也绝对了与普通高等教育相比，成人学生档案管理的重要性并非特别明显，也造成了成人院校对于学生档案管理管理人员队伍建设和人员培训的忽视。学生档案管理具有很强的原则性、准确性和计划性，但是许多成人院校领导却忽视了对档案管理人员队伍建设，其学生档案管理意识的淡薄，重视的不到位，重要性认识的不足，很难将那些高效、先进、科学的档案管理理念引入到成人学生档案管理领域，档案管理人员队伍建设滞后，档案管理人员素质和能力参差不齐。

2.3 成人学生档案材料搜集不及时

目前，我国成人学生档案内容主要有毕业证、学位证、毕业证明和学生证书，学生学籍考试试卷和成绩，学生学籍证明和学籍变动等材料，其档案主要是由招生部门、教学管理部门、学生管理部门和各个院系产生的。档案的根本原则是真实性、完整性和原始性，原始材料的收集是学生档案管理的基础，只有将这些文件资料全部搜集完整，才能够对学生档案进行有效管理。在一些成人院校的学生档案管理实践中，由于没有及时搜集整理相关资料，导致档案资料不完整现象较为普遍。首先是招生资料搜集整理的不及时。伴随成人院校办学招生规模的扩大，补录周期的延长，客观上为学生档案的搜集整理工作带来较大难度。其次是学生成绩资料搜集整理不及时。在学校学生人数不断增加的同时，教师和学生管理人员队伍没有相应增加，导致教师工作量在不断增加，再加上现阶段学生考试形式更加多样化，为学校教务管理带来较大难度，难以对学生成绩记录册进行及时收集，甚至因为长期没有搜集和整理，出现成绩单和考试试卷丢失等。第三是学生学籍变动情况搜集整理不及时。伴随我国普通高等教育的发展，成人院校面临生源枯竭问题十分明显，生源质量不断下降。学生在学习过程中，经常会出现转学、退学、休学、复学、降级等，学籍变动较为频繁。如果对学生学籍变动情况没有及时搜集整理的话，将会导致学生管理部门、教学部门、教学院系在对学生人数统计时候，数据不符等问题，直接影响学生档案管理质量。endprint

3 成人教育中学生档案管理改进措施

3.1 要强化思想认识

成人学生档案管理存在问题，首先在于思想没有重视起来，责任没有落实到位，因此要加大对成人学生档案管理的思想重视程度，从根本上解决认识不足、重视程度不够的问题。第一，要尽量争取学校领导对学生档案管理的重视，尽可能在人力、物力和财力分配中给予倾斜，尽可能多的配备那些具有一定档案管理知识和技能、责任心较强的档案管理人员，专职从事成人学生档案管理工作。第二，要加大对成人学生档案管理人员的技能培训，要能够将此项工作与招生、教学放在同等位置，加强教学部门与学生之间的沟通交流，提高学生对档案管理工作的认识、理解、支持，形成人人关心档案管理工作、人人支持档案管理工作、人人参与档案管理工作的良好氛围。

3.2 要建立完善成人学生档案管理规章制度

加强成人学生档案管理工作，前提是要有一个科学的、规范的学生档案管理规章制度。第一，要坚持以人为本的原则和要求，探索建立健全适合成人院校的学生档案管理制度，要在学生档案管理实践中做到有章可循。要紧随档案管理形式发展要求，不断修订完善学生档案管理制度。例如，在充分考虑成人院校学生大多数是在职，工学矛盾较为突出，可以在修订学籍管理过程中，制定出免修不免考、倒班听课制度等。第二，要坚持与时俱进的原则和要求，建立健全成人学生电子档案管理制度。例如，可以制定学籍电子档案保密制度、学籍档案电子存储介质管理制度、学籍电子档案备份制度。第三，强化制度执行落实。“一打纲领不如一个计划”。各类成人学生档案管理制度制定以后，就要抓落实，要不断规范成人学生档案管理制度运行程序，做到制度有部署、有审查、有结果。要及时发现制度实施中存在的问题，堵塞档案管理工作中存在的漏洞。第四，要制定相应的奖惩机制。加强对成人学生档案管理工作的定期考核，做到有误必罚、有好必奖，不断提高档案管理人员的工作积极性。

3.3 要强化成人学生档案管理投入

第一，要强化对成人学生档案管理的硬件资金投入。在办公条件和办公设备配置上，给予更多资金投入。随着档案管理信息化的发展和要求，成人院校必须要投入更多的资金，改善其硬件办公设备，增添路由器、网络服务器、复印件、打印机、电脑等办公设备，提高信息化管理水平。第二，要强化成人学生档案管理的库房资金投入。档案管理对于库房内的温度、湿度等方面都有较高要求，必须要有专业的防灰尘、防潮除湿设施，专门的档案柜和档案架，而且电子档案还要有专业的防震动、防磁防电设备。第三，要强化成人学生档案管理的软件资金投入。学生档案管理信息化，不仅是要配置专业的办公设备和仪器，同时还要有相应配套的学籍档案管理软件，这也是提高成人学生档案管理的关键所在。成人院校必须要加大对学生档案管理软件的资金投入，强化软件开发，提高档案管理效率和信息化水平。

参考文献

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