人事档案管理存在的问题及解决对策

李晓凤

摘要：人事档案作为我国人事管理制度的一项特色，其包含个人身份、学历以及相关简历，与个人的工资待遇、社会劳动保障和组织关系紧密相连，是记录一个人的人生轨迹的重要依据，对于人才资源的开发和利用也起着重要的参考作用。随着目前科学技术的发展进步以及相关人事制度的变革，事业单位的人事档案管理中存在的问题逐渐凸显起来。本文主要从目前事业单位人事档案管理中存在的问题出发，提出相应对策，从而提高事业单位的人事档案管理水平。

关键词：人事档案管理；问题；管理措施

中图分类号： G271 文献标识码： A

认识档案是个人的主要经历、政治面貌、工作表现以及实践能力等情况的总结，其带人事任用的过程中起到了重要的参考作用，而人事档案管理则是进行人事管理的重要环节，需要格外的重视。但是在目前档案管理过程中还存在着一定的问题，本文就从存在的问题和解决措施两个方面进行详细的论述。

一、事业单位人事档案管理概述

人事档案作为我国人事管理制度的一项特色，其主要是国家机关和社会组织在人事管理活动中所直接产生的，记载个人成长经历、思想品德、工作能力和晋升情况等内容的文件资料，是以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录，在一定程度上是人事部门、用人单位以及相关单位对个人进行了解和考察的重要依据。而人事档案管理就是指将人事档案进行统一收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用的一项活动。当下，随着科学技术的发展进步以及我国相关人事制度的变革，人才流动性不断加大，其人事档案的变动也逐渐增多，在人事档案的管理方面存在的问题也逐渐凸显，需要相关管理人员采取一定措施加以解决。

二、人事档案的特点

1、真实性

人事档案是干部选拔、人才录用的重要依据。人事档案的内容在当事人的职业生涯中起着重要的作用。因此人事档案要适应社会对人才的需求，要真实、全面地记录个人的经历和实践，为用人单位了解人、使用人提供真实可靠的依据。但是现在人事档案造假现象缺屡见不鲜，把假材料、假信息放进档案里，甚至修改原始的档案信息，导致个别人 “参加工作的年龄越来越小，学历越来越高，工龄越来越长”，人事档案的真实性受到严峻的质疑。

2、全面性

人事档案一般都记录着个人的履历，既包括个人的成长经历、学习经历、政治面貌，又包括个人的思想表现、个人的家庭情况等等信息，还包括单位对个人的考评或鉴定。因此，人事档案能够记载个人的成长史、思想发展史，能够展现个人的基本情况。因此，人事档案是个人信息的存储库，它概括地反映了一个人的全貌。

3、变动性

人事档案立卷后，其内容不是一成不变的。随着当事人人生道路的延伸，将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

三、人事档案管理存在的问题

１、人事档案管理的重要性认识不足

随着人事制度的不断变革，众多事业单位对于人事方面的工作逐渐加以重视，但在人事档案管理方面仍然存在一定欠缺，缺乏足够的重视。部分事业单位的人事档案管理工作严重浮于表面，长期处于一种被动应付的状态。同时，部分事业单位工作人员包括相关领导干部都对人事档案管理这一工作存在一定认识误区，认为其单纯只是保管资料的事务性工作，以不丢失不泄密且应付相关查档和调转为工作职责，且由于其无法创造相应的经济利益，从而难以引起足够重视。因此，目前事业单位对于人事档案的管理的重要性依然认识不足。

2、人事档案管理人员的业务素质偏低

就目前而言，我国各大事业单位的人事档案管理人员普遍存在专业水平、文化程度以及专业素养等相对较为低下的现象。其中较多的资历较老的档案管理人员的的管理方式仍然处于较为老旧的阶段，其相应管理水平和思维观念在一定程度上已经无法赶上当下事业单位的发展要求。同时，由于缺乏较为年轻的成员的融入，其人事档案管理工作相对缺乏创新和活力，难以与当代迅速发展的社会相适应。且由于早些前事业单位的工作分配存在一定问题，较多的事业单位的人事部门的管理人员都非专业出生，从而缺乏相关的专业意识，致使某些人事档案管理工作没有及时到位，因而造成部分重要档案的缺失。因此，提高相关人事档案管理人员的素质已成为当务之急。

3、人事档案管理人员的创新性不强

随着社会进步与技术发展，知识经济不断发展，科学技术在各大行业之中不断发挥着重要的作用。而当下的事业单位的人事档案管理工作也需要不断发展变化以应对时代发展的需要。其中不断出现的新事物和新问题，都需要应用全新的技术加以解决。然而，当下事业单位的人事档案管理人员相对较为守旧，缺乏足够的创新性和主动性，仍然重保管轻服务，处于被动低调的状态，在一定程度上与迅速发展的技术难以配合，亟需改变。

4、人事档案管理的科学化较滞后

虽然当下科学技术已经不断更新换代，我国各大事业单位已经逐渐开始采用人事档案信息管理系统，其计算机信息管理的水平在一定程度上开始提高。然后，就总体而言，部分较为先进的手段仍然没有被事业单位的人事档案管理人员所完全采用，部分单位仍然习惯于手工操作，且当下普遍采用的无纸化阅档也基本没有实施。这些现象在一定程度上都不利于档案的保管，也降低了工作效率，科学化程度极为滞后。

四、人事档案管理的对策

1、加强人事档案管理的信息化建设

实现人事档案管理现代化, 是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的迫切需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存。

2、严格制度，推行责任追究制

为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。a、在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。b、部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。c、转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入，各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

3、加强人事档案资料归档

事业单位的人事档案管理人员在进行人事档案资料的整理时，可以根据相关人员和单位的实际情况，进行档案整理归纳，从而体现档案管理的特性。其中，相关档案管理人员通过平时对于人事档案资料的定时和及时地收集整理，不但能够形成个人的独特经历整合，而且还能够避免造成相关人事档案的遗失或缺漏，从而更好地健全人事管理制度，为人事部门选择合理的人才资源提供更好的依据，更好地为社会主义人才管理和使用提供更好的服务。

四、结语

人事档案记录并反映了人员的工作经历和现实表现，能够更加真实和准确的反映出个人的综合能力，人事档案具有现实性、动态性、认可性，这就需要加强对其管理，保证人事档案的作用能够充分的发挥。现代的人事档案管理工作需要与时俱进，有创新意识，要注重档案管理工作的科学性和透明性并实现管理的信息化，这样才能够更有效的解决好管理过程中存在的问题。

参考文献：

[1]．周湘梅．浅析如何加强人事档案管理．黑龙江史志，2012年第15期

[2]．林红．如何加强人事档案管理措施浅析．价值工程，2010年第33期

[3]．李维红，刘德玉．新形势下人事档案管理策略浅析．黑龙江科技信息，2011年第15期